Лекция № Тема: создание базы данных




Скачать 152.24 Kb.
НазваниеЛекция № Тема: создание базы данных
Дата публикации16.07.2013
Размер152.24 Kb.
ТипЛекция
zadocs.ru > Информатика > Лекция
Лекция № 6.

Тема: создание базы данных.

Цели: дать понятие о создании базы данных в Microsoft Access

Развивать внимательность, умение работать с дополнительной литературой;

Воспитывать самостоятельность, усидчивость.

План:

1. Элементы базы данных.

2. Типы данных и их представление

3. Основы проектирования баз данных

4. Выбор способа создания и типа файла БД

5. Создание базы данных с помощью шаблона
1. Элементы базы данных.

Рассмотрим основные элементы, из которых состоит база данных:

1. Таблица Любая таблица реляционной БД состоит из привычных нам строк и столбцов.

Как правило, каждая таблица посвящена определенной "теме", а точнее определенному классу объектов, о которых вы храните информацию в базе данных. Так, на­пример, если база данных обслуживает торговые операции вашей фирмы, такими классами могут быть клиенты, заказы, поставщики, сотрудники. А вот база данных "личного" пользования, куда вы хотели бы внести сведения о коллекционируемых предметах, могла бы включать таблицы с данными о дорогих вашему сердцу книгах, рецептах, видео- и аудиоальбомах.

Важной особенностью таблиц является то, что представленная в них информация описывает, как правило, однотипные предметы, операции или их характеристики. По сути, это список, в котором перечислены аналогичные по своим признакам объекты. Далее в этой главе вы узнаете о том, какими принципами следует руководствоваться, чтобы правильно спроектировать таблицы для той информации, которой вы владеете.

2 Поле – составляет отдельный столбец в таблице. Чтобы в дальнейшем не возникало путаницы, здесь важно уяснить, что поле — это совокупность всех тех данных, которые расположёны в таком "столбце". Каждое поле имеет свое уникальное (в пределах таблицы) имя и содержит данные определенного типа (текстовая информация, числовые значения, даты и т.п.) и определенной длины. В каждое из полей таблицы вносится некоторая атомарная часть информации об объекте, которая называется значением поля. Множества значений в одном поле быть не должно, хотя само по себе значение поля может быть достаточно большой длины (например, аннотация к книге) или объема.

3 Запись Полные сведения об одном объекте (например, конкретном товаре или сотруднике) содержатся в одной записи таблицы. Запись — это совокупность значений всех полей для одного объекта. Количество записей в таблице соответствует количеству ваших объектов: если в штате компании Борей числится 9 сотрудников, в таблице Сотрудники будет 9 записей.

4 Ключ – уникальный идентификатор — первичный ключ. Первичный ключ — это уникальная характеристика для каждой записи в пределах таблицы. В качестве такого ключа выбирается одно или несколько полей записи. В качестве примера простого первичного ключа можно привести поле Код клиента в таблице Клиенты, если в данном поле нет повторяющихся значений и значений Null. Другой пример: теоретически можно использовать в качестве первичного ключа комбинацию двух полей, Фамилия и Имя, из таблицы Сотрудники, однако вполне возможно, что в компании появится еще один сотрудник с таким же именем и фамилией, как у кого-либо из уже работающих.

5 Понятие связей между таблицами

Такой механизм, как первичный ключ таблицы, помимо однозначной идентификаций записей, позволяет реализовать и связи между таблицами. Благодаря связям информация из одной таблицы становится доступной для другой. Когда база данных включает несколько таблиц, работа в такой системе становится более эффективной, упрощается ввод данных в таблицы, снижается вероятность ошибок, а кроме того, проектировать и поддерживать подобные системы значительно проще.

Связи устанавливаются за счет того, что разные таблицы имеют поля с одинаковыми значениями. При этом не обязательно, чтобы эти поля имели одинаковые имена, достаточно соблюдать однозначное соответствие значений. Для одной из таблиц таким полем является первичный ключ, а поле второй таблицы в этом случае играет роль внешнего ключа.

При проектировании таблиц и определении связей следуют формализованной процедуре, которая называется нормализацией и опирается на аппарат теории множеств и реляционной алгебры. Нормализация — это пошаговый процесс замены одной таблицы (или набора таблиц) другими, имеющими более простую структуру. На каждом этапе нормализации таблицы приводятся к некоторому определенному виду, который называется нормальной формой.

^ 2. Типы данных и их представление

Всего поддерживается 10 основных типов данных:

■ Текстовый. Этот тип поля используется наиболее часто и принят в СУБД Access по умолчанию для новых полей. Сюда можно поместить любые алфавитно-цифровые символы, включая числа. Однако данные, хранимые в таких полях, не участвуют в арифметических вычислениях. Как правило, в эти поля заносятся имена, адреса, номера телефонов, почтовые индексы.

При выборе такого поля необходимо определить его размер. Программа Access использует то значение длины поля, которое задано в свойствах поля, а все незначащие позиции заполняет пробелами. Если известно, что значения текстовых полей варьируются в широких пределах (например, у части полей их длина превышает 100 символов, а некоторые поля будут насчитывать до 20 знаков), используйте тип Поле MEMO, поскольку в этом случае для данных будет отведено ровно столько места, сколько они реально занимают.

Сохраняет до 255 знаков. По умолчанию задается размер 50 знаков.

■ Поле MEMO. Текстовое поле очень большой длины. Как правило, сюда заносятся примечания, комментарии к данным, пояснения и т.п. В отличие от полей текстового типа, для данных в полях МЕМО-типа выделяется столько места, сколько потребуется, т.е. если в одной записи в этом поле используется 2000 символов, а в другой — всего 50, именно столько и будет выделено под них в системе.

Сохраняет до 65536 знаков.

■ Числовой. СУБД Access позволяет выполнять над полями такого типа вычисления. Чтобы указать конкретный способ хранения данных в полях числового типа, предусмотрено несколько подтипов. Если речь идет о финансовых операциях, то используется тип Денежный.

Сохраняет 1, 2, 4 или 8 байт; 16 байт для кодов репликации.

■ Денежный. В таком поле хранится информация о ценах, суммах счетов и т.п. Тип денежный отличается от числового, в частности тем, что предотвращает округление во время вычислений.

Сохраняет 8 байт.

■ Дата/время. Специальное поле, в котором хранятся значения даты или времени, или обе эти величины одновременно. В Access 2003 предусмотрено несколько форматов для полей такого типа.

Сохраняет 8 байт.

■ Счетчик. Уникальный идентификатор, основная функция которого— нумеровать каждую новую запись. Последовательность номеров записей может быть как с шагом 1 (при вводе каждой новой записи к уже имеющемуся максимальному значению этого поля добавляется 1) либо такой номер генерируется случайным образом. Счетчик — это целое числовое значение в диапазоне от 1 до двух с лишним миллиардов. Тип "счетчик" может быть только у одного поляв таблице, и это поле обычно используется в качестве ключевого.

Сохраняет 4 байта.

■ Логический, Такие поля содержат значения логического типа: да/нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл и т.п. Значение Null (данные не введены) в этом поле не допускается. Значение -1 интерпретируется здесь как Да, а о — как Нет.

Сохраняет 1 бит.

■ Поле объекта OLE (Object Linking and Embedding — технология связывания и внедрения объектов). В полях этого типа могут быть размещены рисунки, электронные таблицы, диаграммы, аудио- и видеофрагменты, а также другие данные в двоичном формате из другого приложения, также поддерживающего технологию OLE.

Сохраняет до 1 Гбайт; на практике ограничения диктуются объемом жесткого диска.

■ Гиперссылка. Обеспечивает связь с Web-страницей, которая может быть расположена в Internet, внутренней сети (intranet) или на локальном компьютере. Позволяет переходить из текущего поля к информации в другом файле. При выборе этого поля приложение Access автоматически запускает Web-браузер и отображает указанную страницу.

■ Мастер подстановок. Это свойство поля, а не настоящий тип данных. Используется в программе Access для более эффективного и корректного ввода данных. При выборе этого типа данных запускается мастер подстановок, который создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или списка. Как правило, в ходе операции подстановки выполняется запрос к другой таблице для получения подстановочных данных.

Для сохранения требуется тот же размер, что и у первичного ключа другой таблицы, соответствующего полю подстановок, — обычно 4 байта.

^ 3. Основы проектирования баз данных

Для проектирования базы данных в СУБД Access достаточно одной таблицы, одна­ко и ее создание начинается задолго до того, как вы запустите программу, даже если для организации новых таблиц вы пользуетесь такими замечательными инструментами, как мастера. Любую базу данных, даже самую "скромную" по своим размерам, необходимо правильно спроектировать.

Тщательно продуманная и удачно разработанная база данных станет гарантом вашего спокойствия в будущем, поскольку гораздо лучше изначально уделить достаточно времени и создать оптимальный для конкретных целей проект, чем впоследствии заниматься реструктуризацией неудачно спланированной базы данных, в которой уже хранится не одна сотня (а возможно, и тысяча) записей.

Рассмотрим основные этапы проектирования приложения баз данных.

Этап 1. Общее проектирование и цель создания базы данных

На этом этапе определяется общая концепция создаваемого проекта. В первую очередь разработчику необходимо выполнить следующее.

  • Посоветоваться с будущими пользователями этой системы и выяснить назначение проектируемой базы данных.

  • В ходе опроса непосредственных пользователей БД следует выявить и по возможности формализовать обычную последовательность их действий при работе с той информацией, которая должна будет вноситься в базу данных.

  • Внимательно ознакомиться с уже используемыми формами регистрации данных (например, бланками, справками, журналами и т.п.).

  • Обсудить с заказчиком эскизы будущих отчетов. Если заранее известно, как будут выглядеть отчеты новой базы данных, можно выбрать для таблиц структуру, оптимально отвечающую требованиям отчета.

По мере того как будет определяться назначение БД, будут конкретизироваться и те фактические данные, которые должны храниться и обрабатываться в этой базе. На данном этапе уже выделяются отдельные предметы или объекты, которым будут соответствовать таблицы, и в первом приближении намечаются обязательные поля этих таблиц, куда будут вноситься данные об основных характеристиках объектов.

Итак, о целях создания БД можно сказать следующее: основные функции базы данных будут заключаться в создании, удалении и обновлении записей; поиске записей по идентификатору или условию; подсчете числа записей, удовлетворяющих за­данному условию, формировании текущих отчетов.

Этап 2. Определение необходимых таблиц и полей базы данных

Вот краткий список тех действий, которые необходимо выполнить на данном этапе.

  • Напишите список таблиц, из которых будет состоять база данных, определитесь
    с именами таблиц.

  • Для каждой таблицы определите требуемый набор полей и их положение в таблице.

  • Для каждого поля выберите имя и тип данных, которые будут в нем храниться. Определите размер текстовых полей и подтип числовых.

  • Подумайте и сформулируйте для полей правила проверки допустимости вводимых данных. Правила и рекомендации, которых необходимо придерживаться

  • Постарайтесь включить в базу данных всю информацию, с которой необходимо работать.

  • Создавайте простые таблицы, использовать которые всегда удобнее. Помните, что приложение Access обладает мощными возможностями связывания таблиц.

  • Иногда хорошей основой для создания таблиц служат уже знакомые вам
    и используемые в вашей работе бумажные носители информации — формы, бланки и т.п. Как правило, в дальнейшем на базе таблиц создаются электронные эквиваленты этих же форм.

  • Избегайте давать таблицам и полям базы данных имена, которые могут совпасть с зарезервированными словами самой системы Access (например, select, date), чтобы исключить конфликты и появление ошибок при выполнении запросов.

  • Формируя список полей таблицы, разбивайте информацию об объекте на минимальные логические компоненты.

  • Если данные содержат перечисления (например, типы товаров), присмотритесь к ним внимательнее. Возможно, такие поля придется выделить в отдельную таблицу.

  • Не рекомендуется помещать в таблицу поля, значения которых являются результатом выражения (т.е. могут быть вычислены на основании данных из других полей таблицы, как в случае с известными значениями количества и стоимости заказанного товара). Сумма заказа является простым произведением этих значений.

  • Назначение поля, в общем случае, должно быть понятно из его названия. Например, Пользователи — таблица со сведениями о пользователях Товары — каталог товаров.

  • Хорошим стилем считается использование составных названий таблиц и полей. При этом первое слово должно означать сущность информационного объекта, а второе слово (или остальные слова) — уточнение; например КодТовара, ДатаРождения. И хотя Access допускает использование пробелов в названиях полей, предпочтительнее все-таки оставлять такие имена без пробелов.

Ограничения Access на имена полей и объектов:

■ Имя не может начинаться с пробела.

■ Согласно спецификациям СУБД Access, в имени поля или таблицы может быть до 64 символов. Однако на практике подобная многословность будет мешать. Не следует впадать и в другую крайность, придумывая для полей или таблиц маловразумительные, скорее напоминающие шифр, названия.

■ Имя не должно включать управляющие знаки (с кодами ASCII от 0 до 31).

■ Имя может включать любую комбинацию букв, цифр; пробелов и специальных знаков, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного знака (ч) и квадратных скобок ([]).

Этап 3. Определение полей с уникальными значениями в каждой записи

При проектировании таблиц обязательным условием является использование первого поля таблицы (или набора полей) для однозначной идентификации записей таблицы. Такое поле служит первичным ключом таблицы, и на следующем этапе будет принимать непосредственное участие в организации связей между таблицами.

Этап 4. Определение связей между таблицами

Этап 5. Усовершенствование структуры БД

На этом этапе по разработанным ранее схемам создаются таблицы с необходимыми типами полей, выбираются первичные ключи и формируются связи между таблицами. Теперь, когда структурная основа базы данных готова, следует внимательно проанализировать ее, чтобы еще до заполнения таблиц данными устранить возможные недоработки.

При разработке крупных проектов со сложной организацией базы данных на данном этапе обязательно проводится заполнение таблиц специально подготовленными тестовыми данными. В качестве таких данных могут использоваться как заведомо правильные данные, с помощью которых проверяется сама структура таблиц и корректность генерируемых отчетов, так и "ошибочные" данные, позволяющие отработать допустимые пределы значений для полей таблиц и выявить все возможные типы ошибок.

На данном этапе целесообразно также создать в первом приближении будущие формы и отчеты, чтобы удостовериться в том, что в них будут заноситься именно те данные, которые необходимы. На тестовых наборах данных с помощью запросов проверяются связи, установленные для различных таблиц.

Этап 6. Ввод данных и создание других объектов БД

После создания и успешного тестирования структуры таблиц можно заполнять их реальными данными. На этом этапе разрабатываются и создаются также все осталь­ные необходимые объекты базы данных — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

^ 4. Выбор способа создания и типа файла БД

Базу данных в СУБД Access можно создать двумя способами.

  • Создать пустую базу данных.

  • Создать новую базу данных на основе одного из шаблонов Access.

Принимая решение о том, к какому из этих способов обратиться, ознакомьтесь с предлагаемыми системой Access шаблонами. Если готовый шаблон устраивает вас — в нем есть требуемые вам типы таблиц и других объектов БД, — воспользуйтесь услугами мастера создания баз данных. Это самый простой способ создать свою базу данных, причем сразу с таблицами, формами и отчетами.

Чтобы создать файл новой базы данных, выполните следующее:

1. Если в окне программы Access у вас уже открыта область задач (в рамках этой главы речь идет о вкладке Создание файла), выберите пункт Новая база данных. Если область задач не отображена, открыть ее можно, щелкнув на кнопке Создать панели инструментов База данных. Появится диалоговое окно Файл новой базы данных.

2. В текстовом поле Имя файла укажите имя нового файла базы данных (расширение .mdb система Access добавит автоматически) и выберите место его хранения. Для этого щелкните на стрелке раскрывающегося списка Папка в верхней части окна и выберите в дереве каталогов нужную папку. По умолчанию программа Access помещает файлы в папку Мои документы и предлагает для базы данных имя dbl (db2, если файл dbl .mdb уже существует, и т.д.), которое можно изменить, введя, например, Интернет-аптека. При создании базы данных на основе шаблона (эта процедура будет описана ниже в этой главе) мастер создания БД присваивает ей имя, добавляя "1" к имени выбранного шаблона, например Склад1.

3. Указав все необходимые параметры для файла базы данных, щелкните на кнопке Создать. В рабочем пространстве программы Access открывается окно новой базы данных Может случиться так, что на диске уже существует файл базы данных с таким же именем, как вы пытаетесь ввести при создании новой базы данных, В этом случае программа Access поинтересуется, заменить ли прежнюю базу данных новой. Щелкнув на кнопке Нет, вы получаете возможность найти для базы данных новое имя. Ответ Да следует выбирать, только если вы действительно готовы расстаться с уже существующей БД.

^ 5. Создание базы данных с помощью шаблона

Ну а теперь с помощью мастера можно создать уже не просто файл пустой базы данных, а попробовать построить приложение для решения определенной задачи. Итак, последовательность действий будет следующей.

  1. В области задач (панель Создание файла) щелкните на пункте Создать. На моем компьютере группы Шаблоны. Если в окне Access область задач не отображена, для ее открытия воспользуйтесь командой Файл=>Создать (эта же функция продублирована на панели инструментов кнопкой Создать).

  2. В появившемся диалоговом окне Шаблоны щелкните на вкладке Базы данных. Здесь представлен список из 10 предлагаемых СУБД Access шаблонов баз данных. Памятуя о том, какие задачи должно решать учебное приложение Интернет-аптека, можно предположить, что удачным выбором окажется шаблон Прием заказов. Попробуйте создать базу данных по этому шаблону и оцените полученный результат.

  3. Дважды щелкните на пиктограмме выбранного вами шаблона (например, Прием заказов). Появится диалоговое окно Файл новой базы данных.

  4. В этом окне вы должны указать имя (в поле Имя файла) и путь (с помощью раскрывающегося списка Папка) к создаваемому файлу базы данных, а затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится окно новой базы данных, где в строке заголовка указано ее имя (в нашем случае это Прием заказов ТестоваяБД), а затем запустится мастер создания баз данных, соответствующий выбранному шаблону.

Когда вы работаете с базой данных, открыть на экране область задач можно, щелкнув правой кнопкой мыши на фоновой поверхности панели инструментов или меню и выбрав из появившегося контекстного меню пункт Область задач. К такому же результату приведет выбор команды Вид Панели инструментов Область задач (или Вид Область задач).

  1. В открывшемся окне Создание баз данных мастер кратко сообщает о том, какая информация будет храниться в будущей базе данных. Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к следующему окну мастера.

  2. И вот теперь мастер предоставляет вам возможность внести свою (правда, весьма небольшую) лепту в создание таблиц базы данных. Внимательно проанализируйте предложенные в новом окне мастера таблицы. Список будущих таблиц представлен в этом окне слева, а справа перечислены обязательные и дополнительные (выделенные курсивом) поля для таблицы, выбранной в левом списке. Просматривая одну за другой таблицы, вы можете установить флажки возле необходимых, на ваш взгляд, дополнительных полей каждой таблицы.

Закончив процесс выбора полей, щелкните на кнопке Далее.

В процессе создания базы данных на основе шаблона нельзя исключить из таблицы обязательные поля. При попытке исключить такое поле появится сообщение об ошибке. Удалить обязательные поля вы сможете только после завершения работы мастера.

7. Следующее окно мастера предлагает вам выбрать вид оформления экрана, точнее то, как будут выглядеть формы на экране. Список всех доступных стилей оформления отображается в правой части окна. Щелкнув на одном из них, в расположенной слева области предварительного просмотра можно увидеть визуальную "подсказку". Ознакомившись с Доступными стилями, щелкните на наиболее подходящем (например, Официальный), а затем — на кнопке Далее.

8. Новое окно мастера создания баз данных позволяет вам выбрать вид оформления отчетов при печати, Последовательность действий здесь такая же, как и на предыдущем этапе. Получив представление о предлагаемых стилях, выберите тот, который более всего вас устраивает (например, Полужирный), и щелкните на кнопке. Далее.

9. На этом этапе мастер предлагает вам указать заголовок для базы данных. Это имя будет отображаться во всех отчетах и может не совпадать с именем самой базы данных. Введите нужный вам заголовок или оставьте имя базы данных без изменений.

10. Если вы хотите украсить свои отчеты логотипом компании или каким-либо другим графическим элементом, в этом же окне установите флажок для опции Добавить рисунок во все отчеты. (Список поддерживаемых форматов изображений включает, например, следующие: .trap, .gif, .eps, .cdr, .dib, -wmf и .emf.) Теперь щелкните на кнопке Рисунок и в окне Выбор рисунка найдите требуемый графический файл. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно мастера.

11. Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти к последнему окну мастера создания баз данных, в котором система сообщает, что указаны все сведения, необходимые для создания базы данных. Вам остается только установить опцию Да, щелкнуть на кнопке Готово, и мастер приступит к созданию базы данных и ее объектов. О ходе выполнения работ мастер будет информировать вас с помощью специального окна.

Когда база данных будет создана, на экране откроется окно Главная кнопочная форма. В дальнейшем кнопочная форма будет автоматически появляться при открытии этой базы данных.

По окончании работы мастера окно новой базы данных (Прием заказов ТестоваяБД) минимизировано в левом нижнем углу окна программы Access. Разверните его, дважды щелкнув на заголовке окна, и ознакомьтесь с теми объектами базы данных, которые создал мастер. Чтобы сделать это, выберите на панели Объекты в левой части окна интересующий вас тип объектов и щелкните на соответствующей кнопке, например Таблицы. Теперь можно приступить непосредственно к работе с данными. Таблицы, созданные мастером, пусты. Заполнить их можно либо в режиме таблицы, либо воспользовавшись формами. Когда в таблицах появятся данные, можно выполнять запросы и генерировать отчеты. О том, как это сделать, речь пойдет в следующих главах.
Вопросы для самопроверки:

  1. Назовите основные элементы БД.

  2. Назовите известные вам типы данных и их отличия.

  3. Опишите этапы проектирования БД.

  4. Назовите известные вам способы создания БД, и их отличия.

  5. Назовите этапы создания базы данных при помощи шаблона.

Литература:

Тимошок Т.В. Microsoft Access 2003. Самоучитель.

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Лекция № Тема: создание базы данных iconЛекция №11. Тема: «проектирование базы данных»
Разработка базы данных должна начинаться с определения состава данных, подлежащих хранению в базе для обеспечения выполнения запросов...

Лекция № Тема: создание базы данных iconЛабораторная работа 1 Создание базы данных в среде субд interBase 5
...

Лекция № Тема: создание базы данных iconБаза Данных Содержани е База Данных 1 Тема 1 5 Создание базы данных 5

Лекция № Тема: создание базы данных iconТема: Общее понятие о базах данных. Основные понятия систем управления...
В таблицу базы данных «База канцтоваров», содержащую 4 столбца информации о товаре (наименование, поставщик, количество, цена), внесена...

Лекция № Тема: создание базы данных iconЛабораторно-практическая работа №1 «Создание простейшей базы данных...
Запустите программу субд microsoft Access. Для этого выполните: Пуск Все программы Microsoft office Microsoft office Access 2007

Лекция № Тема: создание базы данных iconУстановка программы 8 1 Установка Базы Данных 8 2 Установка Однопользовательской...

Лекция № Тема: создание базы данных iconЛабораторная работа Создание базы данных, операции с таблицами
Задание. Создать базу данных Автомагазин, состоящую из одной таблицы Склад, которая имеет следующую структуру

Лекция № Тема: создание базы данных iconЭкзаменационные вопросы по дисциплине «Базы данных»
Что такое базы данных и субд (данные и эвм, концепция баз данных, обзор современных субд)

Лекция № Тема: создание базы данных iconВопросы к экзамену по курсу: «Разработка и эксплуатация удаленных баз данных»
Понятие удаленной базы данных. Отличие удаленной базы данных от обычной. Архитектуры информационных систем (назвать виды)

Лекция № Тема: создание базы данных iconКурсовая работа по дисциплине “Компьютерный практикум” на тему “Создание...
Новичков М. В. Курсовая работа по дисциплине «Компьютерный практикум: Составление Базы Данных производства покрышек «ШинПродакшн»...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
zadocs.ru
Главная страница

Разработка сайта — Веб студия Адаманов