Лабораторная работа 14




Скачать 82.66 Kb.
НазваниеЛабораторная работа 14
Дата публикации10.08.2013
Размер82.66 Kb.
ТипЛабораторная работа
zadocs.ru > Информатика > Лабораторная работа

Лабораторная работа 14


Упражнение 1

Создание шаблона. Работа с шаблонами документов. Совместное использование Word и Excel.

Представьте себя работником Отдела кадров, которому ежемесячно предстоит заполнять Табель учета рабочего времени на сотрудников предприятия. Разумеется, хотелось бы максимально автоматизировать эту операцию. Удобно создать шаблон заготовки бланка и применить специальные функции.

Создание бланка-шаблона


1. Оставьте в рабочей книге только один лист.

2. Сформатируйте заголовок табеля учета рабочего времени за текущий месяц и подготовьте таблицу-бланк по образцу, приведенному на рис. 1

Воспользуйтесь всеми известными вам приемами форматирования. Сформатируйте заголовок, применив различные способы выравнивания текста.

Введите числа месяца с 1-го по 31-е. Для столбцов, содержащих даты, установите ширину столбца, равную 2.

Если на вашем предприятии постоянный состав сотрудников, внесите в шаблон фамилии и профессии.

3. Для сохранения подготовленного файла в качестве шаблона:

• выполните команду^ Сохранить как... меню Файл;

• введите имя сохраняемого файла в поле ввода Имя файла: Табель;

• в списке типов файлов выберите Шаблон, расширение файла сменится на .xlt;

• нажмите ОК;

• закройте файл.

^

Применение шаблона


Для создания нового файла с применением шаблона выполните следующие действия:

• В меню Файл выберите Создать.

• В списке Общие диалогового окна <Создание документа> выделите шаблон, на основе которого хотите создать новую рабочую книгу (рис.2).

Выберите кнопку ОК.

Таким образом, вы получите рабочую копию шаблона.

1. Введите название текущего месяца в заголовок табеля.

2. Сразу же выделите цветом столбцы, соответствующие нерабочим дням недели (чтобы случайно не ошибиться при заполнении табеля).

3. Проставьте для каждого сотрудника:

• количество часов, отработанных за день, или

о, если он находится в отпуске, или

б, если в этот день сотрудник болеет, или

п, если прогуливает.

о, б, п — русские буквы, проставляются без кавычек.

Имея такую широкую таблицу, как ваша, можно столкнуться с неудобствами при заполнений. Дело в том, что, перемещаясь вправо для заполнения таблицы, вы теряете из вида столбец с фамилиями и становится трудно определить, кому из сотрудни­ков проставляете рабочие часы.

Помните, в Microsoft Word существовала возможность зафик­сировать заголовок таблицы, чтобы он автоматически появлялся на каждой новой странице?

Microsoft Excel позволяет зафиксировать заголовок на странице, чтобы при перемещении нужные вам столбцы (или строки) оставались на своем месте. Для того, чтобы зафиксировать столбец "Фамилия":

• выделите столбец справа от столбца "Фамилия" ("Профессия");

• в меню^ Окно выберите команду Закрепить области;

• далее свободно пользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки, фамилии ваших сотрудников не исчезнут с экрана.

Работая с большими таблицами, можете пользоваться следующими возможностями фиксации заголовков.

• Чтобы зафиксировать горизонтальные заголовки, выделите строку ниже заголовков.

• Чтобы зафиксировать вертикальные заголовки, выделите столбец справа от заголовков.

Чтобы зафиксировать и вертикальные, и горизонтальные заголовки выделите ячейку, по которой хотите зафиксировать заголовки.

В меню^ Окно выберите команду Закрепить области. Все строки выше выделенной строки (ячейки) будут зафиксированы и все столбцы слева от выделенного столбца (ячейки) будут зафиксированы.

Чтобы отменить фиксацию заголовков в меню^ Окно выберите команду Снять закрепление областей.

Хотелось бы ввести формулы для подсчета дней явок, неявок и отработанных часов.

4. Самостоятельно вставьте формулу суммирования соответствующих ячеек строки для подсчета отработанных часов. Заполните формулу вниз.

5. Для подсчета дней явок необходимо в каждой строке (для каждого сотрудника) подсчитать количество ячеек, содержащих числа (не суммируя эти числа). Для этого:

• выделите ячейку таблицы, в которую нужно разместить формулу (для первого сотрудника);

• выполните команду^ Вставка Функция...;

• в списке Имя функции окна диалога <Мастер функций> выберите функцию СЧЕТ (рис. 3). Если вы не знаете, к какой категории относится искомая функция, выберите категорию Полный алфавитный перечень и дальше ищите по алфавиту. Нажмите кнопку Ок.

• В следующем окне нужно указать диапазон значений.

Нет необходимости вводить адреса ячеек с клавиатуры.

Отодвиньте окно диалога, чтобы оно не загораживало таблицу, и выделите мышью интервал ячеек, в которых размещена информация о первом сотруднике.

Нажмите кнопку Ок.

• Заполните формулу вниз.

б. Для подсчета количества дней, проведенных в отпуске, вставьте функцию СЧЕТЕСЛИ и, в качестве критерия введите образец (что нужно подсчитывать) русскую букву о, т. е. тот символ, который вы вносили в таблицу, отмечая отпуск.

Заполните формулу вниз по столбцу.

В результате вы получите приблизительно следующее.


Упражнение 2

Совместное использование Word и Excel.

Microsoft Excel — это мощный инструмент анализа данных, позволяющий создавать электронные таблицы, диаграммы и другие формы представления информации. В свою очередь, Microsoft Word, как вы уже знаете, — это мощный инструмент для создания профессионально выглядящих документов. В этой работе вы узнаете, как Word и Excel могут работать вместе и какие возможности предоставляет это сотрудничество.

^

Использование кнопок Excel


Панели инструментов Word содержат две кнопки для работы с Excel: одна на стандартной панели инструментов и другая — на панели инструментов Microsoft, как показано ниже. Чтобы вывести на экран панель инструментов Microsoft, выберите команду ВидПанели инструментов и установите флажок Microsoft, после чего щелкните по ОК.






Обратите внимание, что кнопка Microsoft Excel на стандартной панели инстру­ментов содержит изображение электронной таблицы, на фоне которой расположен значок Excel, в то время как изображение на кнопке панели инструментов Microsoft состоит только из значка Excel. Кроме того, обратите внимание, что всплывающие подсказки для этих двух кнопок также различаются, как отлича­ются и пояснения, выдаваемые в строке состояния при выборе одной из этих двух кнопок.

Функции этих двух кнопок кратко можно описать следующим образом:

• Кнопка Добавить таблицу Excel на стандартной панели инструментов приводит к внедрению в документ Word электронной таблицы — то есть при этом вы сможете редактировать электронную таблицу Excel прямо в доку­менте Word.

• Кнопка Microsoft Excel на панели инструментов Microsoft приводит к связыванию электронной таблицы или вставке базы данных из Excel; щелчок по этой кнопке приводит к запуску Excel или (если он уже запущен) переключению в окно Excel.

^

Обмен информацией с Excel


Информация из книги Microsoft Excel может копироваться, внедряться, связываться или извлекаться в зависимости от ваших потребностей и того, какова будет дальнейшая судьба документа Word и информации из Excel. Выбирая один из этих четырех способов использования информации Excel, имейте в виду следующее:

• Копировать информацию из существующей книги Excel и вставлять ее в документ Word имеет смысл в том случае, если вы не собираетесь изменять информацию в этой книге или если вы не хотите, чтобы информация в документе Word отражала будущие изменения в документе Excel. При этом информация копируется в документ Word в виде таблицы Word или графического изображения Word.

• Внедрение информации допустимо в том случае, если используемый документ Excel относится только к данному документу Word и никогда не понадобится ни в других документах Word, ни для каких-либо иных нужд, и если при этом информация, скорее всего, будет в будущем меняться. Внедрять в документ Word можно как существующую электронную таблицу, так и заново созданную. При этом информация электронной таблицы хранится в документе Word.

• Связывание информации удобно в тех случаях, когда используемый документ Excel будет нужен либо в самом Excel, либо в других документах и приложениях (в частности, в других документах Word). Все изменения, которые вносятся при этом в исходную электронную таблицу, будут отобра­жаться во всех документах, связанных с этой таблицей (в том числе и в документах Word). Прежде чем вы сможете связать документ Word с электронной таблицей, эта таблица должна существовать, то есть ей должно быть присвоено имя и она должна быть сохранена в файле. При этом информация электронной таблицы хранится в файле Excel.

• Извлечение информации применяется в тех случаях, когда вам нужна только часть информации из существующей книги Excel, выбранная по каким-либо критериям. При этом, если извлеченная информации вставлена в документ Word в виде поля, то любые изменения в книге Excel, относящиеся к извлеченным данным, будут отображаться в документе Word. Извлеченная информация хранится в документе Word, а исходная информация книги Excel хранится в файле Excel.

^

Использование ячеек таблицы Excel


Любое количество ячеек из электронной таблицы Excel можно скопировать в документ Word с помощью операций вставки, внедрения или связывания.

^

Вставка ячеек


Чтобы вставить в документ Word ячейки электронной таблицы Excel, поступайте следующим образом:

1. Щелкните по кнопке Microsoft Excel на панели инструментов Microsoft, чтобы запустить Excel.

2. Либо откройте одну из существующих книг, либо введите нужное содержимое в новую таблицу.

3. Выделите ячейки, которые вы хотите скопировать в документ Word, и выберите команду Правка Копировать.

4. Переключитесь в документ Word, поместите курсор вставки в том месте, где вы хотите вставить ячейки, и выберите команду ПравкаВставить. С помощью команды ПравкаСпециальная вставка вы можете также вставить форматированное содержимое ячеек в документ Word.

После вставки содержимое ячеек будет оформлено в виде таблицы Word и не будет иметь никакой связи с Excel или файлом, созданным в Excel.

^

Внедрение ячеек


Чтобы внедрить ячейки таблицы Excel в документ Word, поступайте следующим образом:

1. Щелкните по кнопке Добавить таблицу Excel на стандартной панели инструментов и протаскиванием в появившейся сетке укажите число строк и столбцов, которые вы хотите вставить в документ Word (точно так же, как при использовании кнопки Вставить таблицу). После этого вы увидите в своем документе объект Excel, который выглядит так:

2. В ячейках созданной таблицы вводите текст, числа и формулы, которые вы хотите использовать.

3. Щелкните в документе Word за пределами таблицы, чтобы вернуться к работе с документом. Тех же самых результатов можно добиться, выбрав команду ВставкаОбъект, указав вкладку Создание, выбрав из списка Тип объекта пункт Лист Microsoft Excel и щелкнув по ОК.
^

Связывание ячеек


Чтобы связать ячейки книги Excel с документом Word, поступайте так:

1. Щелкните по кнопке Microsoft Excel на панели инструментов Microsoft, чтобы запустить Excel.

2. Либо откройте одну из существующих книг, либо введите нужное содержимое в новую таблицу. Если вы создаете новую таблицу, не забудьте потом сохранить ее.

3. Выделите ячейки, которые вы хотите связать с документом Word, и выберите команду ПравкаКопировать.

4. Переключитесь в документ Word и поместите курсор вставки в том месте, где вы хотите расположить связываемые ячейки.

5. Выберите команду ПравкаСпециальная вставка.

6. В диалоговом окне Специальная вставка установите опцию Форматированный текст (RTF). Установите флажок Связать и щелкните по ОК.

После этого вставленные ячейки сохранят связь с Excel. Содержимое этих ячеек будет храниться в файле Excel.

Использование диаграмм Excel


Вставка диаграммы Excel в документ Word осуществляется теми же методами, что и вставка ячеек таблицы. Для этого вы можете использовать как обычную вставку через буфер, так и связывание или внедрение диаграммы Microsoft Excel.

Самостоятельно создайте в Excel диаграмму и выполните вставку и внедрение диаграммы в Word.

Предъявите преподавателю результаты упражнений





Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Лабораторная работа 14 iconЛабораторная работа № Лабораторная работа №3 Тема: «Работа с панелью...
Основные приемы работы(контекстное меню, выделение, группирование объектов, перетаскивание мышью, получение справки)

Лабораторная работа 14 iconЛабораторная работа №5. Генерация отчетов в субд access лабораторная...
Лабораторная работа №3. Изменения экранного образа таблицы в субд access лабораторная работа №4. Простые и сложные запросы к базе...

Лабораторная работа 14 iconЛабораторная работа выполняется по темам: «Оптимизационные экономико-математические...
Лабораторная работа выполняется и защищается в соответствии с утвержденным расписанием занятий

Лабораторная работа 14 iconЛабораторная работа по теме «Тема 10. Лабораторная работа «Текстовые файлы»
Цель лабораторной работы состоит в изучении средств vb и средств vs для работы с текстовыми файлами

Лабораторная работа 14 iconЗакон Ома для участка цепи без эдс. Сопротивление проводника. Падение...
Лабораторная работа: «Измерение длины световой волны с помощью дифракционной решётки»

Лабораторная работа 14 iconЛабораторная работа №4. Информатика в старшей школе. Цели и содержание...
Лабораторная работа № Назначение и функции общеобразовательного стандарта в школе. Стандарт школьного образования по информатике...

Лабораторная работа 14 iconЛабораторная работа №. Б-206
Цель работа: используя закон сохранения механической энергии и уравнение гармонических колебаний /незатухающих/, определить момент...

Лабораторная работа 14 iconЛабораторная работа № Работа с массивами и записями
Получить представление о том, что такое массив и научиться разрабатывать алгоритмы решения задач с использованием массивов в среде...

Лабораторная работа 14 iconЛабораторная работа «Типы тканей и их функции»
Занятие № Практическая работа «Строение и функции опорно-двигательного аппарата: Скелет»

Лабораторная работа 14 iconЛабораторная работа №2 Тема: «Работа с таблицами и формулами» Тема:...
Способы создания простой и сложной таблиц( разбиение, объединение ячеек, добавление и удаление ячеек, строк, столбцов)

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
zadocs.ru
Главная страница

Разработка сайта — Веб студия Адаманов