Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь




НазваниеСтремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь
страница1/6
Дата публикации29.06.2013
Размер1.02 Mb.
ТипРуководство
zadocs.ru > Информатика > Руководство
  1   2   3   4   5   6
Делопроизводство

  1. Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь установление единых или весьма схожих правил работы с документами вытекает из самой сути производства дел, т.е. письменно зафиксировать решение управленческих задач, придать этим решениям и их обоснованиям официальный характер (юридическую силу) и передать эту официальную информацию, зафиксированную в документах, как внутри своей локальной системы управления, так и в другие организации.
    Подавляющая часть управленческой работы нуждается в фиксации своих действий, поэтому каждому предприятию необходима эффективная система ДОУ – документационного обеспечения управления. 
    Состав практически применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации. Этим можно объяснить то, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии. Значительно отличаются в различных организациях количественно и качественно службы ДОУ. С точки зрения документирования можно выделить три основные функции современной организации: 
    1. документационное обеспечение, т.е. документирование процедур управления; 
    2. коммуникации, или технологии документационного обеспечения; 
    3. организация учета и хранения документируемой информации в оперативных и перспективных целях. 
    Современные исследователи аппарата управления сравнивают его с нервным центром предприятия – здесь формулируется долговременная политика, здесь накапливаются, хранятся и поддерживаются в рабочем состоянии информационные массивы, составляющие «память» организации, отсюда осуществляется ежедневное руководство. Исходя из этого можно сделать вывод, что реализация функций управления невозможна без хорошо поставленной службы документационного обеспечения управления. 
    В настоящее время существует множество предприятий, учреждений и фирм с развитой системой документационного обеспечения и специальной структурой службы ДОУ. Успех принимаемых решений во многом уже зависит от состояния и качества информационной деятельности, и, чтобы справиться с мощным потоком подлежащих обработке данных, осознается необходимость приспособить к меняющимся требованиям и организацию своих делопроизводственных служб.

1.Шпора

Подавляющая часть управленческой работы нуждается в фиксации своих действий, поэтому каждому предприятию необходима эффективная система ДОУ – документационного обеспечения управления. Современные исследователи аппарата управления сравнивают его с нервным центром предприятия – здесь формулируется долговременная политика, здесь накапливаются, хранятся и поддерживаются в рабочем состоянии информационные массивы, составляющие «память» организации, отсюда осуществляется ежедневное руководство. Исходя из этого можно сделать вывод, что реализация функций управления невозможна без хорошо поставленной службы документационного обеспечения управления. 
^ 2.Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

^ По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

  • письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

  • письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

Письма можно классифицировать по аспектам:

  • письмо-напоминание - факт напоминания;

  • письмо гарантийное - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;

  • письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;

  • письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы;

  • информационное письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;

  • письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

  • инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;

  • сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;

  • письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах и т. д.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем:

  • письмо-запрос;

  • ответ на запрос;

  • письмо-извещение;

  • письмо-предложение (оферта);

  • письмо-ответ на предложение;

  • письмо-подтверждение заказа;

  • письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.;

  • письмо-рекламация;

  • письмо-ответ на рекламацию и др. 

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.


2.Шпора. ^ .Деловые (служебные) письм представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. По функциональному признаку : требующие ответа и не требующие ответа. Письма можно классифицировать по аспектам: письмо-напоминание ,письмо гарантийное, письмо-подтверждение, письмо, информационное письмо,

письмо-приглашение, инициативное письмо сопроводительное письмо, письмо-предупреждение - По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем: письмо-запрос; ответ на запрос; письмо-извещение; письмо-предложение (оферта);письмо-ответ на предложение; письмо-подтверждение заказа; письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.; письмо-рекламация; письмо-ответ на рекламацию и др. 

3. Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

^ Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

^ Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

С 01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97 [3], внесший существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.

Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торговой, снабженческо-сбытовой и др.).


3.Шпора

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

С 01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97 [3], внесший существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.
  1   2   3   4   5   6

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь iconПроисхождение пива и его история
Спустя такую бездну времени можно только предполагать, как появилось пиво. Однако очевидно, что культура пивоварения тесно связана...

Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь iconОливейра, нам платят не за то, чтобы мы задавали вопросы. Ты знаешь...
С тех пор как он переехал в этот город, у него никак не хватало времени поставить автоответчик. Звонить ему могли только несколько...

Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь iconЭтапы юридического оформления экопоселения "Ковчег" как населённого пункта Предисловие
Экопоселение Ковчег расположено в Малоярославецком районе Калужской области. Восемь лет прошло с тех пор, как у нескольких человек...

Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь iconЛекция 13 Менеджмент: понятие, функции и виды
Менеджмент определяется как вид деятельности, процесс управления; орган или аппарат управления; категория людей; наука и искусство...

Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь icon1. Персонал предприятия как объект управления
Организационная структура – это состав и соподчиненность взаимосвязанных звеньев в управлении, которые включают аппарат управления...

Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь iconПробуждение! или как нас обманывают «свидетели иеговы»
«Свидетели Иеговы» прославилась, как одна из самых скандальных религиозных организаций. Судебные тяжбы начались еще при отце-основателе...

Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь icon-
Потому, что этот вопрос существует и появление его в Америке должно повести к его разрешению, а не способствовать продолжению тех...

Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь iconУроки современного танца, джаза, хип-хопа, стрит денс и классики...
Нью-Йорк стал для каждого почти родным. Штаб-квартира оон, Всемирный финансовый центр, Таймс-сквер, знаменитая Уолл-Стрит – вам это...

Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь iconВот с тех пор мир и "ищет энергию"
Когда в 1898 году с их работой познакомился Морган, то он распорядился все установки и полигон уничтожить, ибо понял, что если им...

Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь iconСэм Уолтон Сделано в Америке (Как я создал Wal-Mart)
Арканзаса. Эти места я и моя фирма до сих пор считаем своей родиной. Иногда трудно поверить, что, начав с одной небольшой лавочки,...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
zadocs.ru
Главная страница

Разработка сайта — Веб студия Адаманов