Курс лекций «информационные технологии в управлении» Учебное пособие
Скачать 3.4 Mb.
|
| ^ При развитии ИТ проявляются пять современных и усиливающих друг друга, доминирующих информационных тенденций:
4.1 Общая структура документационного обеспечения управленияУправление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (Рисунок 4.1).  Рисунок 4.1 - Схема документационного обеспечения управления Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством. Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале1). После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека2), внутри которой документы расположены в определенном порядке). По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив. Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними. Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций. Схема документооборота показана на Рисунок 4.2.  Рисунок 4.2 - Схема документооборота Различают внешний и внутренний контуры документооборота. Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п. Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа. Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз. Существует целый ряд вариантов классификации документов. Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся:
|
Похожие:
 | Шатунова, О. В. Информационные технологии: Учебное пособие / О. В. Шатунова. – Елабуга: Изд-во егпу, 2007. – 77 с | | Божко В. П., Власов Д. В., Гаспариан М. С. Информационные технологии в экономике и управлении: учебное пособие. – М.: Изд центр еаои.... |
| Компьютерные информационные технологии. Краткий курс лекций: Ж. М. Анисимова, Л. И. Крошинская, Л. C. Черепица. – Минск: «бип – Институт... | | Л. А. Каминская. Курс лекций по биоорганической химии: Учебное пособие для студентов 1 курса очного обучения. Специальности: 060101... |
| | Определение информационной технологии. Особенности современных ит; Базовые информационные технологии, их характеристики | |
| К 55 Экономическая теория: (Курс лекций): учебное пособие /Юж. Рос гос техн ун-т. – Новочеркасск: юргту (нпи), 2009. – с | | Основные понятия курса «Информационные технологии в лингвистике»: информационные технологии, лингвистика. Понятие теоретической и... |
| Цель занятия: изучить основные информационные процессы, методы кодирования информации | | ... |