Курс лекций «информационные технологии в управлении» Учебное пособие

^ 4.2 Нормативная база делопроизводства Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства. Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на Рисунок 4.3. Рисунок 4.3 -  Нормативная база делопроизводства К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти. Например, Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых для фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и др. Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими. Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает порядок стандартизации, осуществление государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение. Как уже говорилось, для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в  ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов. Стандартизация документов снижает затраты на их создание, учет и хранение. ^ 4.3 Автоматизация документооборота В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии (Рисунок 4.4.): бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот. Рисунок 4.4 -  Эволюция форм документооборота Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив. Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК. Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде. Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Типичная схема такого документооборота показана на Рисунок 4.5. Рисунок 4.5 -  Смешанный документооборот Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4). Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

Похожие:

	О. В. Шатунова информационные технологии учебное пособие для студентов... Шатунова, О. В. Информационные технологии: Учебное пособие / О. В. Шатунова. – Елабуга: Изд-во егпу, 2007. – 77 с		Статистики и информатики Евразийский открытый институт Божко В. П., Власов Д. В., Гаспариан М. С. Информационные технологии в экономике и управлении: учебное пособие. – М.: Изд центр еаои....
	Краткий курс лекций Часть 1 2012 Рекомендовано к изданию в качестве... Компьютерные информационные технологии. Краткий курс лекций: Ж. М. Анисимова, Л. И. Крошинская, Л. C. Черепица. – Минск: «бип – Институт...		Курс лекций по биоорганической химии учебное пособие для студентов 1 курса очного обучения Л. А. Каминская. Курс лекций по биоорганической химии: Учебное пособие для студентов 1 курса очного обучения. Специальности: 060101...
	Компьютерные информационные технологии в управлении. Классификация систем управления		Вопросы к экзамену по дисциплине «Информационные технологии» Определение информационной технологии. Особенности современных ит; Базовые информационные технологии, их характеристики
	Российской федерации К 55 Экономическая теория: (Курс лекций): учебное пособие /Юж. Рос гос техн ун-т. – Новочеркасск: юргту (нпи), 2009. – с		Вопросы к экзамену «Информационные технологии в лингвистике» Основные понятия курса «Информационные технологии в лингвистике»: информационные технологии, лингвистика. Понятие теоретической и...
	Попов В. Б. Основы информационных и телекоммуникационных технологий.... Цель занятия: изучить основные информационные процессы, методы кодирования информации		Информационные технологии учебное пособие для студентов вузов ...