Магической




НазваниеМагической
страница5/18
Дата публикации27.06.2013
Размер8.06 Mb.
ТипКнига
zadocs.ru > Литература > Книга
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   18
Глава 4

^ Достоинства хорошего Введения

В главе «Начинаем строить пирамиду» мы увидели, насколько важен обду­манный подход к Введению. Именно он позволяет обозначить ту тематику, ко­торой посвящен документ в целом. Кратко сообщая читателю то, что он уже знает, Введение подчеркивает значимость наиглавнейшего вопроса, ответ на кото­рый и содержит документ. Сделав эти усилия, вы, казалось бы, сразу можете направить всю энергию на сам процесс ответа.

Однако не стоит забывать, что структура Введения сама по себе требует тща­тельной проработки, потому что зачастую является достаточно сложной и целост­ной. Вероятно, вы хотели бы составить более полное представление о приемах составления эффективного Введения, и о теории, которая его описывает. Не менее важным для вас может оказаться и представление о связующих коммен­тариях, потребность в которых возникает всякий раз при переходе от одного ключевого суждения к другому.

^ Интрига во Введении

Собственно, Введение в документ можно представить себе как некий круг, очер­ченный вокруг вершины пирамиды и выходящий за пределы основной струк­туры идей (рис. 10). Во Введении вы всегда рассказываете читателю то, что он уже знает: ситуацию, проблему, которая ведет к вопросу, ответу на который и посвящен ваш документ. Почему это всегда будет история и почему читатель уже должен знать о ней?

^ Почему история?

Если вы на секунду задумаетесь, то, конечно же, поймете, что никто не хо­чет, чтобы написанное вами читалось так же, как читаются романы, где главней всего красочно описать переживания, страсти и, например, секс. Читатель уже имеет в сознании множество разнообразных и не связанных между собой мыс­лей, большая часть которых посвящена более дорогим и интересным ему забо­там, нежели предмет, обсуждаемый в вашем документе. Чтобы справиться с эти­ми посторонними мыслями и привлечь его внимание к тому, о чем пишете или говорите вы, требуется приложить определенные усилия.

Читателю будет приятно приложить мысленные усилия, только если вы соб­лазните его.

Даже когда читатель заведомо заинтересован в том, чтобы ознакомиться с содержанием вашего документа, и это содержание вызывает у него интерес, ему все-таки приходится прилагать определенные усилия, чтобы избавиться от



посторонних мыслей и сконцентрироваться на том, что говорите вы. У каж­дого из нас бывало так, что, прочитав страницу-полторы, мы вдруг обнару­живали, что не запомнили ни слова. Это происходило потому, что мы не смогли избавиться от каких-то переживаний, которые крепко сидели в на­шей голове.

Разумеется, вы бы хотели помочь читателю избавиться от всего лишнего, сделать этот процесс более легким для него. И, конечно же, полностью захва­тить его внимание. Отчасти дурацкий приемчик такого сорта мы можем найти в так называемых «парадоксально бесконечных» историях. Положим, я гово­рю вам:

«Два ирландца встретились на мосту в полночь в странном городе...»

Я на какое-то мгновение активно привлекаю ваше внимание вне зависи­мости от того, что вы, вероятно, обдумывали прежде, чем прочитали эти слова. Я как бы воздействую на ваше сознание, указывая на необычное время и место. Я могу эффективно контролировать ваше внимание, «до посинения» описывая, что сделали и сказали два ирландца. Мне необходимо удерживать вашу мысль до тех пор, пока я не сообщу вам соль истории.

Примерно то же самое желательно сотворить во Введении, если вы хоти­те привлечь читательский интерес к предмету документа при помощи исто­рии, рассказанной о нем. Но каждая хорошая история имеет начало, сере­дину и конец. Так и во Введении ситуация предполагает определенную проблему и предлагает определенное решение. Решение всегда будет глав­ным пунктом, так как вы всегда пишете либо для того, чтобы разрешить про­блему, либо для того, чтобы ответить на вопрос, который сидит в сознании читателя.

Вы не забыли, что история должна быть «хорошей» историей для читателя? Если вы когда-нибудь рассказывали истории детям, то вы знаете, что лучшая история для них - это та, которую они уже знают. Следовательно, если вы хоти­те рассказать читателю хорошую настоящую историю, вы расскажете ему ту, кото­рую он уже знает, или ту, которую он мог бы знать.

Акцентируя психологический аспект, подскажем, что вам следует рассказы­вать ему о тех вещах, с которыми, по вашему мнению, он легко согласится. Не сто­ит начинать со спорных мыслей или фактов, которые не очевидны для читателя. Легкое восприятие суждений, не вызывающих раздражения, заставит чита­теля отнестись к наиболее существенным идеям вашего документа вниматель­но и уважительно, чем если бы он сразу столкнулся с запутанными и спорными для него деталями.

^ Насколько длинным должно быть Введение?

Вы спрашиваете у меня, насколько длинным должно быть Введение? На­сколько длинными должны быть ноги человека? (Настолько, чтобы доставать до земли.) Введение должно быть настолько длинным, насколько это необхо­димо вам, чтобы убедиться в том, что вы и ваш читатель «начинаете с одного и того же места». И только когда вы убедились в этом, вы можете взять «приру­ченного» читателя за руку и повести его за собой.

Обычно длина Введения - это два-три параграфа, организованных так, как показано на рис. 11. Ситуация и проблема должны состоять из трех или четырех высказываний. Не стоит делать их длиннее, потому что это может стать неинте­ресно, ведь адресат уже как бы знает историю. На самом деле, если вы слиш­ком удлините Введение, то будете повторять уже очевидное.

Однако, по контрасту. Введение может состоять всего из одного предложе­ния, например: «В вашем письме от 15 января вы спрашивали меня о...». Чем чаще вы общаетесь по работе с кем-то, кому адресуете написанное, тем короче может быть ваше Введение. Но помните: в любом Введении должно быть пол­ноценное разъяснение читателю о его вопросе или проблеме.

^ С чего начинать описание ситуации?

Вы начинаете описание ситуации с суждения о предмете, с которым чи­татель, на ваш взгляд, согласится, потому что вы рассказываете ему нечто известное. Если вы вдруг обнаружите, что не можете высказать такое сужде­ние о предмете, значит, вы выбрали или неправильную тему изложения, или начинаете рассуждения не с того места. Вы рискуете спугнуть или вовсе потерять читателя.

Рис. 11. Определение линии ключевых утверждений в начале документа



Если вы можете обратиться в докладе или деловом письме к потенци­альному читателю по имени, то определить, с чего начать, обычно довольно легко. Вы начинаете с суждения о предмете, которое самодостаточно и бес­спорно. Самодостаточность здесь следует понимать как отсутствие необхо­димости в предыдущих суждениях или умозаключениях. А бесспорность — как обязательное или возможное согласие читателя с мыслью, высказанной в суждении.

Но если вы пишете доклад для широкого круга читателей, статью для жур­нала или книги, основной вашей заботой будет не столько напомнить читателю об известном вопросе, сколько обосновать важность и значение этого вопроса. В этом случае начинать гораздо труднее. Исходите из предположения, что ваш читатель умеренно информирован, и начните с объяснений, включающих уже признанные представления и знания о предмете. Организовав знакомый мате­риал в привлекательной форме, выделив в нем те стороны, о которых читатель не подозревал прежде, вы подтолкнете его к наболевшему вопросу, обсужде­нию которого и посвящена ваша работа.

Ключевой характеристикой всех первых высказываний о ситуации является то, что они заставляют читателя ждать дополнительной информации. Именно поэтому их часто называют открытыми суждениями. Каждое такое высказыва­ние как бы подводит базу для начала истории. Ниже приводится несколько ти­пичных примеров:

  • Энергоинвест обдумывает возможности экспорта алюминия с завода
    в Мостаре в Циар, Чехословакия. (Доклад.)

  • Каждая служба по охране здоровья испытывает нарастающее давление
    со стороны сил, стремящихся сократить расходы. И ирландская служба
    не исключение. (Отчет.)

  • Если мы не вкладываем в наши слова какой-то особый смысл, то на сегод-няшний день нет ничего легче, чем опровергнуть старую поговорку: «Не-льзя держать хорошего человека внизу». (Книга.)

^ Что такое проблема?

Проблема во Введении - это не житейская трудность в обычном смысле этого слова. Она является таковой только в нашем рассказе о ситуации. Чаще всего она описывает альтернативу стабильному положению, а не суть затруднения саму по себе. Хотя иногда альтернатива сама по себе уже есть источник голов­ной боли. На рис. 12 показано несколько возможных видов затруднений, опи­сываемых в деловых документах.

Рис. 12. Затруднения как альтернатива стабильной ситуации

СИТУАЦИЯ

ЗАТРУДНЕНИЕ

ВОПРОС

Обнаружена стабильная

ситуация

Нечто идет неправильно

Нечто может пойти неправильно

Что нам делать?

Как мы можем предотвратить это?




Нечто изменилось

Что нам следует делать?




Нечто может измениться

Как нам следует реагировать?




Вот то, что мы могли бы ожи­дать

Мы ожидали этого?




Существуют иные точки зрения

Кто прав?




В этом положении мы имеем три альтернативы

Что нам выбрать?

На рис. 13 показаны некоторые Введения, случайным образом подобран­ные из популярных журналов. Отдельно выделили структуры этих Введений, на которые стоит обратить внимание.

^ Почему выбран именно такой порядок?

Ситуация - осложнение - вопрос - это необходимые элементы любого Вве­дения. Однако порядок этих частей может варьироваться для того, чтобы при­дать особое, специфическое звучание документу. Обратите внимание, как ме­няется тон и настроение в каждом из этих примеров.

Рис. 13. Различные примеры Введений

Маркетинговая близорукость

Каждая ведущая отрасль индустрии была когда-то растущей отрас­лью. Но сейчас некоторые из них, поднявшиеся на волне энтузиазма, кло­нятся к упадку. Другие, о росте которых думали как о временном явлении, действительно перестали расти. И во всех случаях рост находится под уг­розой. Царит замедление темпов или полная остановка. Но не потому, что стагнирует рынок, а потому, что плохо организовано управление.

Ситуация = Ведущие отрасли индустрии прекратили расти или нахо­дятся под угрозой упадка.

Затруднение = Существует тенденция объяснять снижение темпов рос­та стагнацией рынка.

Вопрос = Верна ли эта тенденция?

«Гарвард бизнес ревью»

Взлом японских рынков

С укреплением японской иены появились дополнительные возмож­ности для конкуренции с японскими компаниями и ликвидации торгового дисбаланса между Токио и Вашингтоном. Многие лидеры компаний в Соеди­ненных Штатах и Европе ищут новые возможности проникнуть на японский рынок. Разочарование ждало тех из них, кто попытался стать инсайдером, то есть войти на рынок изнутри. Некоторые компании после этого оставили свои попытки, решив направить усилия в сторону растущих рынков Китая и Индии. Но, игнорируя Японию, они совершают большую ошибку.

Ситуация = Американские и европейские компании разочаровались

в японском рынке

Затруднение = Они переориентировались на Китай и Индию
Вопрос = Не совершают ли они ошибку?

«Нью-Йорк таймс»

Визуальное развитие в ледниковую эпоху

Археологические находки за период до эпохи неолита содержат ис­ключительно утилитарные артефакты - каменные орудия труда. И только за тридцать пять тысяч лет до нашей эры в Европе происходит драматический поворот событий. Археологи находят не только новые виды каменных ору­дий, но и первые символические предметы: украшения для тела - бусы и подвески, украшения жилья - наскальные рисунки и скульптуры.

Этот культурный взрыв одновременно охватывает громадные террито­рии Западной и Восточной Европы. Почему так произошло?

Ситуация = В течение двух с половиной миллионов лет - только ка­менные орудия труда

Затруднение = Внезапное возникновение искусства приблизитель­но тридцать пять тысяч лет назад

Вопрос = Почему?

«Нешнл Джиогрэфик»

Обоснованное Введение: ситуация осложнение вопрос

За последние годы на счета фирмы поступило большое количество денег за услуги, оказанные в диверсификации видов клиентской деятельности. Однако еще никто в лондонском офисе не смог потребовать ящик шампанского, причитающийся тому консультанту, кто первым сможет продемонстрировать клиента, чьи покупки или поглощения других компаний не могли бы быть предприняты без наших усилий. Поскольку объем наших услуг по диверсификации возрос на 40% за последние пять лет, у нас есть не­обходимость, время и опыт для того, чтобы предпринять исследования и установить, какие пути и способы диверсификации могут принести максимальную пользу клиенту.

Этот доклад содержит описание главных целей предполагаемого иссле­дования и намечает пути и гипотезы для этой работы.

Вопрос на первом месте: вопрос ситуация осложнение

Первой целью данного исследовательского проекта будет рассмотрение наших возможностей по оказанию услуг в сфере диверсификации деятель­ности клиентов. Только в лондонском офисе объем наших услуг по приобре­тению и поглощению других компаний возрос за последние пять лет на 40%. И тем не менее мы не можем указать ни. одного поглощения или приобрете­ния, которое не состоялось бы без наших усилий.

Главная цель нашего доклада...

Тревожное Введение: осложнение ситуация вопрос

Как мне известно, никто в лондонском офисе не может утверждать, что най­дется хоть один наш клиент, который не достиг бы результата без нашего учас­тия. То есть мы не можем приписать заслуги по диверсификации клиентской деятельности только себе самим. Ситуация выглядит удивительно, поскольку объемы услуг в этой сфере за последние пять лет выросли на 40%. Чтобы и дальше расширять это направление деятельности, необходимо убедиться в том, что она полезна клиентам. Иначе мы рискуем своей репутацией. Сле­довательно, мы должны провести необходимые исследования, опира­ясь на наш опыт, и убедиться в том, что наша деятельность все еще полез­на клиентам.

Главная цель нашего доклада...

^ Что важно знать о ключевой линии?

Ключевая линия не только содержит ответ на вопрос, поднятый суждением, содержащим вашу главную мысль, но и определяет план всего документа. Сле­довательно, если документ велик по объему, положения ключевой линии же­лательно выделить особым образом, как это показано на рис. 11. Затем вы мо­жете выделить первое положение ключевой линии как заголовок и начинать писать (см. главу б «Как организовать и «высветить» структуру документа»).

Стремитесь к тому, чтобы читатель мог воспринять утверждения ключевой пинии за первые 30 секунд или даже быстрее. Помните: весь документ в целом посвящен в первую очередь объяснению или обоснованию основных утверж­дений. Таким образом, у вас есть возможность дать читателю сразу определить-ся, надо ли ему внимательно изучать весь документ или он без внутреннего сопро-тивления может принять вашу точку зрения. К какому бы выводу он ни пришел, он из Введения знает, что его ждет в документе, и имеет возможность более внимательно воспринимать информацию.

Если документ короткий, состоит из одного или двух разделов, в которых вы обосновываете ключевые положения, нет необходимости дублировать эти мысли одновременно в тексте и в заголовках. В этом случае поставьте главные фразы в начало ваших параграфов и выделите их так, чтобы они как бы выпры-гивали из общего текста.

Не забывайте, что утверждения ключевой линии в любом случае должны быть содержательны. Это позитивные идеи, а не перечисления «кирпичиков» текста. Следующий пример показывает, как нельзя обозначать ключевую ли­нию.

«Этот доклад содержит проект организации командного подхода, на­правленный на значительное увеличение доходов. Проект изложен в шести разделах:

Предыстория

Принципы разработки командного подхода

Цели разработки

Как организовать программу

Возможные результаты и достоинства

Предпосылки для успеха».

Предложенное банальное перечисление абсолютно бесполезно в том смысле, что читатель ничего не может узнать о содержании документа. Это просто неко­торая цепочка слов, которая не дает никакой перспективы и никаких ориенти­ров, отнимает у читателя время и рассеивает его внимание.

Опыт показывает, что ни в коем случае не стоит придумывать заголовки типа «Предыстория» (или «Введение»). Главная мысль должна быть выделена по отношению к обосновывающим суждениям, находящимся на более низких уров­нях абстракции. Так, в вышеприведенном примере, автор не выделяет каких-то опорных пунктов и говорит только о теме всего доклада. Это может наводить на подозрение, что аргументация не выстроена, а главная мысль не до конца обоснована. В действительности, мы можем даже предполагать, что сужде­ния, помещенные в разные разделы, относятся к одной иерархической груп­пе. Например: мысли из раздела «Возможные результаты и достоинства» могли бы быть затронуты в разделе «Цели разработки», а часть положе­ний из раздела «Предпосылки для успеха» относится к разделу «Как орга­низовать программу».

Никогда не забывайте о том, что писать надо об идеях, а не о категориях, в которые они могут быть затем объединены.

^ Новые примеры

Если теперь вы начали понимать, что написать хорошее Вступление — до­вольно тяжелая задача, то вы правы. Наибольшее количество халтурно сде­ланной работы приходится на Введение в документ. Однако если вы не будете лениться и тщательно изучите все наши примеры, то сможете определять, ког­да Введение построено правильно, а когда нет. Над своими Введениями ра­ботайте до тех пор, пока не почувствуете, что построили их безукоризненно верно.

письмо

В своей статье «Японский бизнесмен: иена сильнее, чем меч» Джеймс Терба заявляет, что корпорация «Сони» первой приступила к коммерчес­кой эксплуатации транзисторов, в то время как компания, разработавшая транзисторы, - «Белл Телефон Лабориторис», не знала, что делать с ними и поставляла их исключительно Пентагону.

Это суждение не содержит ни крупицы правды. Очевидно, что «Белл» знала, что делать с транзисторами, еще до того, как они были разработаны.

ГАЗЕТНАЯ СТАТЬЯ

Администрация Никсона раздула кампанию, направленную против те­левизионных сетей, а телевизионные сети в ответ раздули свою. Неосведом­ленные зрители пришли к выводу, что свободы и права в нашей стране нахо­дятся под прицелом администрации.

Фактически, главный вопрос, который стоит перед всеми нами, - какое общество мы получим в результате воздействия телевидения. Хотим ли мы жить в обществе, не способном на критическую самооценку и склонным к анар- хическим тенденциям? Или все-таки нам необходимо единое ответствен­ное, развитое общество с элементами высокой культуры?

ДОКЛАД

Достаточная поддержка производства дешевого фосфора - это ключ к уве-личению доходов «Гринвалтс», так как фосфор и его производные приносят компании до 75% прибыли и составляют основной объем продаж. Однако стабильные поставки сырья для фосфора станут доступны только в 1996 году, когда будет введена в строй фабрика «Ньюфаундленд». До этого высокая стоимость сырья в Англии может серьезно повлиять на доходы и прибыли компании.

Учитывая этот печальный факт, необходимо рассмотреть наши возмож­ности в бизнесе, не связанном с зависимостью от фосфора. Это необходимо, чтобы снизить издержки на сырье в целом по компании. Оценка показателей покажет, какие возможности для увеличения доходной базы у нас есть. Именно этим целям и посвящен доклад.

ЭССЕ*

Мир медленно приходил к пониманию того, что он в 1930 году жил в тени одной из величайших экономических катастроф. Но сейчас люди лучше пред­ставляют, что происходит, хотя и не знают причин происходящего. Это незна­ние может привести к тому же страху, что переживался в прошлом, когда катастрофа разразилась впервые.

Человек постоянно сомневается в лучшем будущем. Готов ли он отвернуть -ся от сияющей мечты и обратиться к удручающим фактам? Или ждет, когда упадок закончится, как ночной кошмар?

Не стоит сомневаться. Прошлая катастрофа была не сном, а грядущая -это не ночной кошмар, который развеется с наступлением утра.

Ресурсы и машины также изобильны и производительны, как были. Мы развиваемся и решаем материальные проблемы с не меньшей скоро­стью, чем раньше. Мы можем сохранять высокие стандарты жизни, как и раньше. Наши стандарты выше, чем двадцать лет назад, а вскоре станут еще выше.

Однако прежде мы не обманывали себя. А сейчас царят замешатель­ство, неразбериха и путаница в контроле за деликатным механизмом эко­номики, принципов работы которого мы все еще не понимаем. В итоге мы на время утратили возможности богатеть - возможно, на очень долгое время.

*Кейнс Дж. М. Эссе об Убежденности (Королевское Экономическое сообщество, 1972)

КНИГА*

Во втором веке христианской эры Римская империя занимала красивей-шую часть земли и была населена цивилизованными людьми. Воины рас-тущей монархии славились доблестью и дисциплинированностью.

Мягкое, но мощное влияние законов и традиций цементировало союз npo-винций. Мирные жители наслаждались богатством и роскошью. Образ сво-бодного устройства общества сохранялся с соответствующей почтительностью. Римский сенат казался полномочным и единым правителем, возлагающим на императора ограниченную исполнительную власть.

Счастливейшие восемьдесят лет администрация империи находилась под влиянием доблести и способностей Нервы, Траяна, Адриана и двух Ан­тониев. Описанию этой блистательной эпохи посвящены эта и следующие две главы. В остальных описываются важнейшие события, произошедшие после смерти Марка Антония, упадок и закат империи (событие, которое навечно останется в памяти людей, событие, последствия которого до сих пор чувствуют все народы мира).

* Гиббон Э. Упадок и падение Римской империи.

Приведенные выше отрывки из текстов показывают, что суть Введения не всегда зависит от объема текста, которому оно предшествует. Скорее всего, вы отметите, что объем зависит от требований читателя. Ему необходимо, чтобы, во-первых, вы полностью объяснили значимость вашего главного суждения и предварительно разрекламировали его с исчерпывающей полно­той, во-вторых - показали, как пришли к проблеме всего документа.

^ Еще раз о Введении

Надеюсь, теперь вы убеждены в том, что Введение необходимо формулировать и излагать особенно тщательно. Задача его состоит и в том, чтобы захватить и удержать внимание читателя, и в том, чтобы воздействовать на восприятие последующего текста.

Повествовательный характер Введения должен вызывать у читателя чувство доверия к вашему отношению к проблеме, и это доверие должно основываться на предварительной работе, проделанной вами, чтобы читатель мог отобрать только значимые детали. Если вы добьетесь этого воздействия, то у читателя не возникнет необходимости искать иные толкования ситуации. А железная логика авторских рассуждений расположит его в вашу пользу, и он не будет оспаривать направление развития вашей мысли. Наконец, это помо­жет самому автору документа сконцентрировать все свое внимание на читателе и дать ему полное описание ситуации, то есть поможет не увлекаться словами, а ориентироваться на дела.

Еще раз повторим теоретические основы, которые помогут вам написать хорошее Введение:

  1. Задача Введения напомнить, а не информировать. Поэтому не включайте в него ничего чересчур сложного, что придется доказывать читателю. Не демонстрируйте ему заранее те комплексные суждения, которые вы будете обосновывать в тексте документа.

  2. Во Введении всегда и обязательно должны присутствовать рассказ о ситуации, проблематика и вопрос. В больших документах вы можете включить в этот раздел объяснение того, о чем пойдет речь в основном тексте. Но помните: первые три элемента в форме связной истории должны содержаться во Введении обязательно, даже если они представлены не в строгой последовательности.

3. Объем Введения зависит от обсуждаемого в тексте предмета и подготовленности читателя. Соответственно, необходимо включить во Введение все, что требуется читателю для полного представления о дальнейшем тексте: сжатая история о том, как возникла проблема; фон, на котором она развивается; обоснование ее важности вами или теми, кто ее изучал; ваши выводы и иные умозаключения; определение границ проблемы; аргументы, при помощи которых доказывается, что данная проблема действительна и актуальна. Все это также может быть изложено в форме увлекательного рассказа.

^ Некоторые типы Введений

Со временем вы заметите, если уже не заметили, что существует несколько типов Введений в различные виды деловых документов. Какие из них наиболее всего подойдут вам, зависит от вашего бизнеса и от того, чем именно вы зани­маетесь. Здесь мы рассмотрим пять самых распространенных типов документов, которые встречаются и в бизнесе, и в консалтинге:

  1. Указания или директивы.

  2. Запросы и требования ресурсного обеспечения.

  3. Инструкции и документы типа «Как сделать то-то и то-то...».

  4. Письмо с предложениями.

  5. Доклад о развитии или работе.

Указания или директивы

Должно быть, это самый распространенный вид бизнес-документов. Во Введении к таким документам вы в первую очередь обязаны обосновать значи­мость и актуальность проблемы, а не просто напомнить о ней. И позаботиться о том, чтобы у читателя не осталось сомнений и вопросов в целесообразности ва­ших указаний.

Допустим, вы организуете собрание торговых представителей, на котором планируете обучить их тому, как внедрять новую технику продаж в закреплен­ных за ними бакалейных магазинах. Однако, чтобы сделать это эффективно, нам необходима дополнительная информация о частных проблемах работы в районах, где работают торговые представители компании. Какова должна быть структура Введения в этом случае? Очень во многом она будет походить на ту, что представлена ниже:

Ситуация = На этой встрече торговых представителей мы хотим на-

учить вас представлять новую программу управления про­дажами.

Затруднение = Необходима информация об особенностях районов.
Вопрос = Как мне собрать информацию и учесть ее в программе?

В более упрощенном виде это выглядит так:

Ситуация = Мы хотим сделать А.

Затруднение = Нам необходимо, чтобы вы сделали Б.

Вопрос = Как мне поступить, чтобы Б было сделано?

В последнем случае вопрос скорее подразумевается, чем ставится, посколь­ку в процессе написания документа его абсолютно не требуется озвучивать. И тем не менее вам необходимо озвучить его для самого себя прежде, чем вы сядете писать. В противном случае вы, не будучи уверены в вопросе, можете запутаться.

В нашем примере это вопрос «Как?». Когда бы он ни возникал, ответом на него будут «шаги-действия». У нас они показаны на рис. 14. Обратите внимание на то, что затруднение и ответ на вопрос на схеме поменялись местами, потому что ответ здесь становится следствием действий, направленных на решение проблемы.

Рассмотрим другой пример. Предположим, вы отвечаете за составление справочника, в который сотрудники вашей компании постоянно вносят допол­нения и изменения. Вы хотите быть уверенным в том, что все они делают это одним способом и в единой форме. Итак:

Ситуация = У нас есть справочник, описывающий все направления де­ятельности, в котором учитываются и особо отмечаются воз­можные недостатки. Время от времени данные уточняются.

Затруднение = Чтобы уточнения были адекватными и совместимыми, не­обходимо, чтобы они вносились в одной форме.

Вопрос = (Какова процедура внесения уточнений?)

И вновь вопрос скорее подразумевается во Введении, чем прямо ста­вится в нем. Покажем это схематично:

Ситуация = Вы делаете А.

Затруднение = Необходимо сделать это способом Б. ,

Вопрос = Что такое способ Б?

^ Запросы и требования ресурсного обеспечения

Запросы и требования о предоставлении необходимых ресурсов — еще один распространенный вид бизнес-документов. Умение эффектно попросить необ­ходимое действительно дорогого стоит.

Рис. 14. Заседание торговых представителей.



В этом случае основным вопросом для читателя всегда будет: «Следует ли удовлетворить запрос?» И вновь вопрос скорее подразумевается, нежели про- писывается. В этом случае структура будет примерно такая:

Ситуация = Чтобы освоить новую систему обработки данных, отделу требуются четыре сервера и три принтера общей стоимос­тью ...

Затруднение = Без этих расходов новая система не может быть освоена.

Вопрос = Разрешить ли эти расходы?

Таким образом, во Введении уместно только описание ситуации. Затем уже в самой структуре магической пирамиды обосновывается необходимость за­проса в связи с целями, которые ставятся.

Например: Нам эти ресурсы необходимы для того, чтобы:

Значительно уменьшить издержки по реализации проекта.

Эти ресурсы помогут увеличить продуктивность компании в целом.

Эти ресурсы создадут новые возможности для организации системы услуг.

^ Инструкции и документы типа «Как сделать то-то и то-то...»

Часто - особенно в консалтинговых компаниях - в документах перечисля­ются проблемы клиента, которые нужно решить. Структура любого документа «Как сделать то-то и то-то...» выглядит так:



Структура Введения в такой документ зависит от того, о чем вы сообщаете читателю. О том ли, что он никогда не делал раньше, или о том, как исправить что-то, что он уже делал и делает. Доклад о роли Совета Директоров, приведен­ный во второй главе на стр. 19, - пример первого типа:

Ситуация = Необходимо сделать А.
Затруднение = Нет условий, чтобы это сделать.
Вопрос = Как создать эти условия?

Пример для второй ситуации. Допустим, вы составляете документ для ком-пании, имеющей информационную систему, рыночные прогнозы которой не оправдываются. В компании хотят, чтобы вы помогли им исправить положение дел. Структура документа должна быть такой:

Ситуация = В компании система А.

Затруднение = Она работает плохо.

Вопрос = Как исправить ее, чтобы она работала хорошо?

Главным здесь является то, что вы начинаете с описания именно той мар­кетинговой системы, которая принята в компании (см. рис. 15). Затем вы изменяете весь процесс так, как он должен идти по вашему мнению. Разница

Рис. 15. Сравнение процессов



Рекомендованный процесс



между первой и второй картинами поможет вам определить действия, кото­рые нужно предпринять. Эти действия должны стать утверждениями ключе­вой линии.

Наглядное сравнение двух процессов необходимо до того, как вы сядете пи­сать документ. Вполне вероятно, вы не сомневаетесь в том, что знаете все детали, поскольку давно обдумываете эти проблемы. Но если вы опишете их без срав­нительной взаимосвязи, велик шанс, что вы не заметите чего-то важного. У вас не может быть уверенности в абсолютной правильности ваших предложе­ний, если вы не сравните процессы шаг за шагом. К сожалению, мы очень часто сталкиваемся с неполным обдумыванием проблем. Вот почему под­черкиваем значение комплексного, яркого сравнения. Наглядный пример не­целостного мышления приведен нами в главе третьей «Доклад о предложении Большого Босса».

^ Письмо с предложениями

Этот тип документов — живая кровь консалтинга. Их формы обдумывались и раз­рабатывались многие годы. Большинство консалтинговых компаний предпочи­тает следующий подход:

Ситуация = У вас есть проблема.

Затруднение = Вы решили пригласить специалистов со стороны, чтобы ре-шить ее.

Вопрос = Не подойдем ли мы вам как специалисты со стороны?

Ответ всегда подразумевается положительный, и дается объяснение, почему вы как специалисты подходите клиенту:

  1. Мы понимаем проблему.

  2. Мы разработали подход для ее решения.

  3. У нас есть прекрасные специалисты, которые будут над этим работать.

Замечательно, убедительно, логично! Однако в этой цепочке есть лишь один раздел, связанный с вашими по-настоящему значимыми соображения­ми. Это указание на наличия чудодейственного подхода к решению пробле­мы. Первая часть Введения отсылает читателя к самой проблеме, с которой он пришел. Третья представляет просто список лиц, которые могли бы помочь.

Вы как опытные консультанты обдумываете способы решения проблемы. Именно во Введении вы уже можете предложить несколько шагов (не более пяти), которые необходимо сделать, чтобы ситуация улучшилась. Все они долж­ны находиться в границах конечного результата, к которому вы стремитесь (под­робнее см. в главе 9). Кроме того, эти шаги определяют фазы изучения пробле­мы по мере ее разрешения с указанием результата выполнения каждого шага. Именно это следует предлагать клиенту, чтобы он мог решить, нанимать вас или .нет. Увы, даже такой дружелюбный для предполагаемого клиента подход дей-ствует на него не всегда.

^ Доклад о развитии или работе

Этот тип документов обычно содержит цепочку отчетов о ходе дел или выпол­нении заданий, отдельных действий, ведущих к окончательному результату. Структу­ра Введения в такие документы, за исключением самого первого в цепочке отче­тов, примерно одинакова.

Структура первого может быть такой:

Ситуация = Ваши сотрудники столкнулись с проблемой А.

Затруднение = Мы сообщали вам в нашем письме с предложениями, что сначала мы бы сделали Б, чтобы приступить к решению про­блемы. Мы сделали Б.

Вопрос = Что у вас изменилось?

Когда такой доклад получен, клиент будет на него реагировать предсказуе­мым образом. Возможно, он попросит вас исследовать какие-то нюансы, кото­рые не затрагивались в вашей работе. Или может сразу принять то, что вы сде­лали, и захочет, чтобы вы перешли к следующему этапу действий. В этом случае следующее Введение в ваш очередной доклад будет построено примерно так:

Ситуация = В своем последнем отчете мы указывали, что, возможно, у вас возникла проблема А.

Затруднение = Вы отвечали, что в скором времени она разрешится, так как ваши конкуренты выйдут из бизнеса. Вы просили устано­вить факт выхода конкурентов из бизнеса. Мы завершили наши изыскания.

Вопрос = Что вы установили?

Ответ = Мы установили, что возникновение проблем все еще воз-

можно, причем вероятность их дальнейшего усиления увеличилась.

В схематичном виде структура документа будет выглядеть следующим образом:

Ситуация = Мы отчитались перед вами об А.

Затруднение = Вы просили нас исследовать Б. Мы и это сделали.

Вопрос = Что у вас изменилось?

Что должно стать очевидным после изучения этих примеров? То, что стерж­нем, вокруг которого выстраивается структура документа, является вопрос -единственный вопрос в документе. Если у вас вдруг возникло два вопроса, они непременно должны быть взаимоувязаны. Например, вопрос: «Следует ли нам войти в рынок, и если да, то как действовать?»-это на самом деле вопрос: «Ка­ким образом следует входить в рынок?» Ведь если ответ на первую часть перво­го вопроса «нет», вторая часть не имеет смысла.

Иногда, обдумывая структуру Введения, вы не можете четко определить воп­рос. В этом случае внимательно рассмотрите материал, который хотите вклю­чить в основной текст документа. Ведь какие бы сведения вы ни хотели довести до читателя, вы стремитесь к этому только потому, что ему необходимо их уз­нать. Почему ему необходимо узнать эти сведения? Только потому, что они от-

вечают на некий неявный, скрытый вопрос. Почему возникает этот вопрос? Потому что так складывается ситуация. Работая с оглядкой на основной массив сведений и соображений, вы сможете придумать хорошее Вве­дение и найти логические основания для убедительной постановки именно вашего вопроса.

«Мостики» между структурными единицами текста

Когда вы закончите Введение и перейдете к основному содержанию доку­мента, вам придется периодически останавливаться, чтобы помочь читателю сориентироваться в тексте. Вы будете напоминать ему о том, что уже прочи­тано, и сообщать, к чему вы ведете. И так всякий раз в конце и в начале струк­турно важных элементов текста. Однако, делая это, желательно обозначать пе­реходы логически, а не механически. Не стоит говорить так:

«В этой главе мы рассмотрели необходимость приоритетов. В следующей главе мы рассмотрим, как эти приоритеты установить».

Другими словами, нежелательно связывать элементы текста, механически указывая на то, что в них описывается. Необходимо устанавливать логическую, смысловую взаимосвязь между идеями этих элементов. И конечно же надо, чтобы эта связь была двусторонней: отсылала к сказанному ранее и указывала на то, что будет сказано далее. Если вы выстраиваете связку в начале главы, раз­дела, подраздела, воспользуйтесь приемом ссылки на уже сказанное. Если гла­ва или раздел очень объемны, для ясности вам, возможно, придется подво­дить итог сказанному именно в конце громоздкой главы.

^ Отсылка к сказанному ранее

Прием отсылки состоит из простого употребления слова, фразы, глав­ной идеи из уже существующей единицы текста в новой фразе, открыва­ющей очередную структурную единицу пирамиды. Скорее всего, вы зна­комы с аналогичной техникой отсылки в пределах параграфов документа. Рассмотрим ее:

«В данный момент нет полноценного исполнителя, несущего всю ответ­ственность за управление делами Группы. Отсутствие необходимого руко­водства и координации приводит к следующему...(список проблем)».

«Проблемы, возникающие из-за отсутствия полноценного руководства, на­кладываются одна на другую, либо же ответственность за их решение пере­кладывается с одного сотрудника на другого».
Этот же прием поможет вам связывать главы, разделы и подразделы. Допус­тим, вы только что закончили писать главу консалтингового исследования, где говорится о том, что отели «Ритц-Райян Групп» используют не все имеющиеся у них рыночные преимущества. Вы собираетесь начать новую главу с рассказа об изменениях, которые необходимо предпринять, чтобы такие возможнос­ти использовались полностью. Ваши логические переходы с отсылками к пре­дыдущей главе могли бы звучать так.

Между
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   18

Похожие:

Магической iconМэри М. Гулдинг Психотерапия нового решения. Теория и практика Мэри...
Наша аудитория — это, в первую очередь, психотерапевты, но мы не считаем, что они наделены некой магической силой, недоступной их...

Магической iconКодекс оптимального поведения
Введение в психономику, или от приватной психотерапии к магической драматургии бытия

Магической iconМинто Б. М62 Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической...
Публикуется с разрешения автора и ее литературных агентов, Peter Knight (Великобритания) и Александра Корженевского (Россия)

Магической iconКрис Васильевич Вудинг Капитан Антракоз
А в нем спрятаны загадочные древние артефакты и прочие сокровища. В мгновение ока можно разбогатеть и жить припеваючи! Одна загвоздка:...

Магической iconАминокислоты строительный материал жизни
Разрабатывая этот материал для пользователей этим классом пищевых добавок, мы ставили перед собой цель как опровергнуть слухи о вредности...

Магической iconОтличие магического искусства от светского
Божия. И только творчество, освященное божественным замыслом, обладает той магической силой, что преображает человека, обращает его...

Магической iconРассказывает о подлинной беспристрастности
Карлоса Кастанеды, уже известной вам по "Сну ведьмы" Флоринды Доннер. Это "Шабоно", по хронологии событий являющаяся продолжением...

Магической iconАнтона Платова Лист. Гвидо фон
Мне выпала честь быть первым редактором первого русского перевода одного из основных трудов фон Листа — «Тайны Рун», и я пользуюсь...

Магической iconАнтона Платова Лист. Гвидо фон
Мне выпала честь быть первым редактором первого русского перевода одного из основных трудов фон Листа — «Тайны Рун», и я пользуюсь...

Магической iconАнтона Платова Лист. Гвидо фон
Мне выпала честь быть первым редактором первого русского перевода одного из основных трудов фон Листа — «Тайны Рун», и я пользуюсь...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
zadocs.ru
Главная страница

Разработка сайта — Веб студия Адаманов