Учебное пособие Тольятти 2009 удк воробьев П. В. Менеджмент. /Вэгу. Тольятти.,2009-225 с
Скачать 1 Mb.
|
| ^ Процесс деятельности в организации осуществляется под влиянием внешних и внутренних ситуационных факторов, которые принято называть переменными. Под внутренними переменными понимают ситуационные факторы внутри организации. Они являются в основном контролируемыми и регулируемыми. Это внутренняя среда организации. Главными переменными внутренней среды организации, которые постоянно находятся в поле зрения менеджеров, являются: - цели, - структура, - задачи, - технология, - люди и - организационная культура.  Рис.6 Внутренняя среда организации. Как уже отмечалось, организация рассматривается как группа людей с общими целями. Цель - первый переменный фактор, - это конкретное конечное состояние или желаемый результат группы людей, организованной определенным образом. Цели ставятся в процессе планирования и сообщаются членам организации с тем, чтобы они знали, к чему нужно стремиться. Для различных типов организации характерно установление разнообразных целей. Основной целью коммерческих организаций является получение прибыли. Крупные организации - многоцелевые. Для получения прибыли они определяют цели в различных направлениях: разработка новой продукции, качество услуг, подготовка кадров, определение рынка сбыта и т.д. Для достижения конечной цели в организации устанавливаются цели для ее подразделений. Они контролируются менеджерами в рамках общей цели. ^ является структура организации. Под структурой организации понимают количество и состав ее подразделений, ступеней управления в единой взаимосвязанной системе. Основным назначением структуры является обеспечение эффективного достижения целей организации. Структура включает каналы и коммуникации между различными подразделениями аппарата управления, а также информацию, которая передается по этим каналам. Структура обеспечивает координацию и контроль членов организации. Она создает иерархию управленческих уровней. Одновременно с созданием иерархии в структуре осуществляется специализированное разделение труда, т.е. закрепление конкретной работы за специалистами. Третьей внутренней переменной в организации является задача. Под задачей понимается работа, которая должна быть выполнена в заранее установленным способом и в установленные сроки. При разработке структуры организации в каждую должность включают ряд задач, которые являются частью общего объема работы для достижения цели. Таким образом, задачи являются элементами, составляющими должность. Считается, что если задача выполняется по установленной технологии и режиму работы, то организация функционирует эффективно. Задачи в организации делятся на три группы: - работа с людьми, - работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами) - работа с информацией. Мастер участка, директор работают с людьми. Работа бухгалтера, финансиста в отделах, в основном, связана с информацией. Важной характеристикой задач является частота их повторения и время выполнения. Управленческие работы обычно отличаются разнообразием задач, а время их выполнения увеличивается от низового к высшему уровню. ^ . Технология определяется как принятый порядок связей между отдельными видами работ или способ преобразования входов организации в выходы. Любые задачи организации не могут быть выполнены без использования конкретной технологии. Технология влияет на эффективность изготовления продукции, на скорость ее устаревания, на эффективность обработки информации, на возможности выпуска новых видов продукции или оказания услуг. Самой важной внутренней переменной являются люди - это пятая переменная. Цели организации достигаются через труд людей, они создают продукт организации, от них зависят и другие внутренние переменные. Члены организации отличаются друг от друга по многим параметрам. Эти отличия могут оказать влияние на характеристики работы, их действия и поведение, на результаты труда. Поэтому от решения задач управления трудовыми ресурсами в значительной степени зависит успех функционирования организации. И, наконец, шестая внутренняя переменная - организационная культура, или культура организации. Культура организации - это система коллективно разделяемых ценностей, убеждений, традиций и норм поведения, оказывающая влияние на поведение отдельных работников и групп в организации, а также на результаты совместной работы. Система норм и ценностей отдельного человека находится в зависимости от его личности и от установок и ценностей в организации, а также от многих других факторов. Все эти элементы в комплексе определяют поведение работников и успешность деятельности организации. Важнейший элемент культуры - это ценности, т.е. общие убеждения по поводу того, что хорошо, что плохо или безразлично в жизни. Все организации обладают своей культурой, так же как люди обладают индивидуальностью. На культуру организации влияют ее происхождение, форма собственности, стиль руководства, яркие события в жизни организации, политика и практика организации, нравственные ценности организации и др. Организации различаются между собой внешним видом, атмосферой в организации и методами работы, традициями, убеждениями. И все это отражается в организационной культуре. Культура - это важный фактор в достижении эффективности организации. Все внутренние переменные действуют во взаимосвязи, что позволяет достигать целей организации. 3 Основные факторы внешней среды и механизм их влияния на организацию Организация как открытая система может выжить только во взаимосвязи с внешней средой. Под внешней средой понимают все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной организации, но которые оказывают или могут оказать воздействие на функционирование организации. Практически все факторы внешней среды относятся к неконтролируемым со стороны организации и ее служб. Вместе с тем организации могут приспосабливаться к меняющейся внешней среде, а также в определенной мере влиять на нее. Связь и взаимодействие внешней среды с процессом преобразования в организациях показана на рис.7.  Внешняя среда Рис.7. Организация и внешняя среда. Внешняя среда организации образуется ее окружением, которое можно представить в виде двух сфер(рис.8):  Рис.8 Внешняя среда организации. ^ - это общее внешнее окружение организации, ее называют фоновой средой или средой косвенного воздействия. Эта среда отражает состояние общества, его экономики, природной среды и не связана непосредственно с конкретной организацией. Она является более или менее одинаковой для большинства организаций. К фоновому окружению организация может только приспосабливаться, но целенаправленно влиять на него она не в состоянии. ^ - это непосредственное окружение организации - ее деловая среда, ее еще называют средой прямого воздействия. Деловое окружение образует те явления, процессы и институты среды, на которые организация может оказывать непосредственное влияние. С факторами этой среды организация находится в состоянии двустороннего взаимодействия, т.е. сама влияет и в свою очередь испытывает на себе их влияние. Внешняя среда характеризуется сложностью, подвижностью и неопределенностью. Сложность внешней среды характеризуется числом факторов, на которые организация обязана реагировать. Организации, которые работают со сложной внешней средой, имеют дело со многими категориями данных, необходимых для принятия решений. Подвижность - это скорость, с которой происходят изменения во внешней среде. Наше время характеризуется особенной подвижностью внешней среды организации. Более высокая подвижность внешней среды наблюдается в отраслях электронной, фармацевтической и химической промышленности (факторы - технология и конкурентная борьба). Более активные изменения происходят в отраслях, ориентированных на научно-технический прогресс. Объем и достоверность информации по каждому фактору оказывает влияние на степень определенности внешней среды. Неопределенность внешней среды тем большая, чем меньше информации и есть сомнения в ее достоверности. Чем неопределеннее внешние переменные, тем сложнее принимать эффективные решения. Все переменные внешней среды оказывают воздействие на организацию во взаимосвязи, т.е. изменение одного фактора может оказать воздействие на изменение других. Например, рост цен на нефть повлечет за собой повышение цен во всех отраслях экономики, вызовет правительственное регулирование нормативов потребления, повышение цен на коммунальные услуги и т.д. ^ К факторам прямого воздействия относят те, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организаций. Она включает следующие факторы: - поставщики, - потребители, - конкуренты, - органы государственного регулирования, - собственники. Кратко охарактеризуем эти факторы. 1. Первый среди факторов прямого воздействия - поставщики. К этой категории внешней среды обычно относят: а) поставщиков материалов, энергии, оборудования и комплектующих. Влияние их проявляется через зависимость от цен, сроков, ритмичности, качества и т.д. Причем зависимость эта в последнее время возрастает с углублением разделения труда и развитием кооперации. Организации все более ориентируются на преимущественное приобретение комплектующих элементов у партнеров, а на самих организациях выполняются лишь определенные операции, причем это характерно как для производственных организаций, так и для организаций, работающих в сфере услуг. Поэтому можно говорить о возрастании влияния этого фактора в дальнейшем. б) поставщиков капитала и финансовых услуг. Влияние здесь проявляется через зависимость от условий займов и взаиморасчетов, страховых услуг и др. Обычно выделяют следующих инвесторов: банки, страховые компании, прочие финансовые и нефинансовые компании, акционеры и частные лица, программы государственных учреждений по предоставлению займов. Крупные компании при этом стремятся обеспечить себе финансовую независимость и самим себе служить банками и даже финансировать другие фирмы. Иногда это выливается в создание собственных банков. Примером может служить "Автовазбанк", учрежденный волжским автомобильным заводом. Средние и мелкие организации зависят от внешних источников финансирования и вынуждены выплачивать высокие проценты по займам. в) Поставщики трудовых ресурсов - зависимость организаций от рынка, прежде всего, проявляется в квалифицированных кадрах, требований по уровню заработной платы и т.п. Несмотря на существующую в стране безработицу, существует постоянный дефицит высококвалифицированных кадров во всех областях. Дефицит специалистов и повышенные требования к уровню квалификации кадров заставляют компании либо заниматься поисками таких кадров, либо вкладывать большие средства в их подготовку. С фактором "трудовые ресурсы" связанны и вопросы, возникающие у организаций с профсоюзами, с их требованиями к уровню заработной платы, условиям труда. Хотя в России в настоящее время основные требования профсоюзов направлены в сторону правительства, но по мере развития процессов приватизации будут усиливаться их требования непосредственно к руководству организаций. ^ Следующий фактор прямого воздействия - потребители. Считается, что единственной подлинной целью бизнеса должно быть создание своего потребителя. Этот фактор рассматривается на современном этапе как основа менеджмента. Именно потребитель диктует, какие товары и услуги для него необходимы и по какой цене, т.е. определяет конечные результаты деятельности организаций. От потребителей зависит, сможет ли организация возместить свои издержки, получить прибыль и, вообще, получить свое развитие. Все многообразие внешних факторов находит отражение в потребителе и через него влияет на организацию, ее цели и стратегию. Большое значение приобретают в современных условиях и различные объединения потребителей, которые оказывают влияние не только на спрос, но и на имидж организации. 3. Конкуренты Во многих случаях не потребители определяют необходимый рынку продукт или услугу, а конкуренты. Если конкуренты вводят новшества, то это требует еще более совершенных нововведений. Недооценка конкурентов в области совершенствования продукта или услуги может обернуться большими потерями прибыли. Наряду с борьбой за потребителей возрастает конкуренция за сырьевые рынки, трудовые ресурсы, капитал, право использования научно-технических нововведений. От реакции на конкуренцию зависят также такие внутренние факторы, как условия труда, оплата труда, характер отношений руководителей с подчиненными. ^ На организацию оказывают большое влияние органы законодательного регулирования. Они определяют правовой статус организации, как она может вести дела, какие имеет права и обязанности перед государством и местными органами управления. Государство оказывает влияние на организацию через налоговую систему, через законы и положения о безопасности и охране здоровья, защите окружающей среды, об оплате, защите интересов потребителя и многих других. Например, высокие ставки налогов ограничивают активность фирм, их инвестиционные возможности, и толкают к сокрытию доходов. Наоборот, снижение ставок налогов способствует привлечению капитала, приводит к оживлению предпринимательской деятельности. Таким образом, с помощью налогов государство может осуществлять управление развитием нужных направлений в экономике. Органы законодательного регулирования обеспечивают прямое принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а также вводят собственные требования, которые обязательны для выполнения. Например, органы по охране окружающей среды, органы надзора за качеством пищевых продуктов и медикаментов и др. Кроме этих органов, регулирующее воздействие на организацию оказывают местные органы управления – администрация города, района, областные органы. 5. Собственники. Одно из главных влияний на организацию оказывает форма собственности и собственно ее представители – собственники. Этот фактор тесно переплетается с другими, как внутренней среды, так и внешней среды организации. В условиях развития акционерного капитала формируется слой собственников, которые начинают оказывать существенное влияние на развитие организаций. ^ Факторы фоновой среды относятся к общему окружению организации и не оказывают такого влияния на ее операции, как предыдущие факторы. Вместе с тем, среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия, а информация о ней бывает неполной. Поэтому при ее исследовании обычно опираются, прежде всего, на прогнозы. Фоновая среда создает общие условия среды нахождения организации. В большинстве случаев эта среда не носит специфического характера по отношению к отдельно взятой организации. Набор факторов этой среды называют СТЭП-факторами. СТЭП – это аббревиатура, которая помогает запомнить состав факторов:
1. Социально-культурные факторы или социокультурные Любая организация функционирует в своей культурной среде. Поэтому социокультурные факторы, к которым относятся жизненные ценности, установки людей, традиции, нравственные и религиозные нормы влияют на организацию. Социокультурные факторы определяют товары, которые люди стремятся покупать. Они влияют на приверженность определенной торговой марке или отрицательное отношение к конкретному товару. Социокультурная среда может также влиять на трудовые отношения, уровень зарплаты, условия труда. И, наконец, от социокультурных факторов зависят и способы ведения своих дел организациями. Например, от представления потребителей о качественном обслуживании зависит практика работы магазинов, кафе, ресторанов и др. Если потребители услуг свыклись с мыслью, что низкий уровень обслуживания является нормой обслуживания, то такая система и будет процветать. В качестве социально-культурного фактора выделяют также независимые средства массовой информации, которые могут формировать имидж фирмы и ее товаров и услуг. 2. Технологические факторы Технологические факторы внешней среды отражают уровень научно-технического развития в стране и в целом, в мире. Чтобы сохранить конкурентоспособность, каждая организация должна использовать достижения научно-технического прогресса. Технологические факторы влияют на скорость устаревания продукции, на эффективность, с которой товары можно изготавливать, на информационные технологии и многое другое. Технологическая среда является весьма подвижной, поэтому организации должны быть в состоянии быстро реагировать на изменения технологий, должны ориентироваться на высокие технологии. 3. Косвенно воздействует на организации также общее состояние экономики в стране. Такие экономические явления как инфляция, экономический спад, колебания курса доллара затрагивают интересы организаций. Экономическая обстановка в стране определяет те объемы денежных средств, которые могут истратить покупатели. Она также определяет виды потребляемых ими товаров. Экономическая обстановка определяет наличие и доступность денежных ресурсов и отсюда – доходы на инвестированный капитал или займы. Таким образом, состояние экономики в стране может оказывать либо положительное, либо отрицательное воздействие на организацию. Поэтому руководители должны учитывать, как это скажется на деятельности организации. ^ Политические факторы или политическая ситуация оказывает влияние на экономическую обстановку. В определенной степени способы управления экономикой есть результат политических целей и задач находящегося у власти правительства. Поэтому отношение правительства, законодательных органов к предпринимательству, фермерству, развитию производства сказываются на налогообложении доходов, установлении налоговых льгот, контроле цен и др. Для всех организаций большое значение имеет фактор политической стабильности. В составе внешней среды косвенного воздействия можно отметить и такой фактор, как природно-климатические условия региона, в котором функционирует организация. Сюда относятся климатические сезонные условия, доступность сырья, энергоресурсов, наличие автомобильных магистралей, путей сообщения. Факторы этой среды оказывают влияние на расходы по доставке материалов, распределению продукции и применению рабочей силы. И, наконец, если организация ведет дело за пределами внутреннего рынка, то она должна учитывать особенности внешней среды той страны, в какой она осуществляет свою деятельность. В каждой стране внешние факторы будут уникальными. Они затрагивают не только потребности, но и культуру, привычки и обычаи другой нации. Поэтому организации должны учитывать все это при ведении дел, тщательно изучать законы и государственное регулирование этих стран. Кроме того, международные факторы могут оказывать косвенное влияние и на организации, действующие внутри страны. Тема 5. Система коммуникаций в организации Вопросы: 1. Сущность и виды коммуникаций. Структура процесса коммуникации. 2. Межличностные коммуникации. Литература: 1. М. Х. Мескон и др. Основы менеджмента, - М, Дело, гл. 6 2. В. Р. Веснин. Основы менеджмента. – М, 1996, с. 102-108 3. Менеджмент. / под ред. М. М. Максимцова и А. В. Игнатьевой. – М, 1998, гл. 11 4. О. С. Виханский, А. И. Наумов. Менеджмент. 3-е издание, - М, 1998, с. 379-391. 1 Сущность и виды коммуникаций. Структура процесса коммуникаций Работа любой организации зависит от процесса обмена информацией между отдельными подразделениями и сотрудниками организации. Этот процесс обмена информацией, её смысловым значением называется коммуникацией. Таким образом, коммуникация - это обмен информацией между двумя или более людьми для обеспечения их взаимопонимания, это обмен их мыслями, чувствами, идеями. Существует два аспекта коммуникаций – информационный и личностный. Информационный характеризует коммуникацию как процесс движения информации, а личностный – как взаимодействие личностей. Поэтому не следует понятие коммуникации отождествлять с понятием информация. Коммуникация – это социально – экономическое явление, проявление сущности человека и его отношений с другими людьми. А информация является внешним проявлением коммуникации. Коммуникация играет важную роль в процессе управления. Она является связующим процессом, объединяющим в единое целое все функции управления. Без коммуникации невозможно существование любой организации. С помощью коммуникации формируется поведение людей в организации;
Велика роль коммуникации в деятельности любого менеджера. Можно утверждать, что эффективность его работы прежде всего зависит от эффективности его коммуникаций. ^
 Рис. 1 Классификация коммуникаций Внешние коммуникации - информационное взаимодействие с внешней средой. Организации используют различные средства обмена информацией с субъектами внешнего окружения: это и реклама, выставки-продажи, связи с общественностью, через прессу; различные отчеты, справки, сведения в органы государственного контроля и регулирования, поддержка определенных политических партий, движений, отдельных депутатов и многое другое. Внутренние коммуникации – это информационные обмены между уровнями управления подразделениями. Различают: организационные и межличностные коммуникации Организационные коммуникации осуществляются на уровне всей организации. Межличностные коммуникации – это прямой межличностный обмен информацией между сотрудниками организации. Они делятся на:
Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляются по формальным каналам. Неформальные коммуникации осуществляются на основе установившихся личных отношений между работниками организации. Наличие неформальных коммуникации связано со стремлением работников знать ту информацию, которую они не могут получить с помощью формальных организационных коммуникаций. Неформальными коммуникациями иногда пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на предполагаемые изменения. ^ Часто неформальные коммуникации имеют форму различных слухов. Хотя наличие в организации неформальных коммуникаций является явлением нормальным, но появление различных слухов – это всегда следствие недостатка информации, свидетельство неэффективности системы коммуникаций. Поэтому передача максимально возможной информации через каналы формальной коммуникации позволяет уменьшить количество слухов. Среди формальных организационных коммуникаций выделяют: коммуникации между уровнями управления (вертикальные коммуникации) и коммуникации между подразделениями (горизонтальные коммуникации). Вертикальные или межуровневые коммуникации – это обмен информацией между подразделениями или работниками, находящимся на разных уровнях управления. Они подразделяются на коммуникации сверху вниз (нисходящие) и снизу вверх (восходящие). Коммуникации сверху вниз имеют своим содержанием приказы, решения, конкретные задания, изменения правил, инструкции и др. Коммуникации снизу вверх имеют форму отчетов, сообщений о возникающих трудностях, проблемах и предложениях по их разрешению, просьб и др. К вертикальным коммуникациям относятся также коммуникации руководитель – подчиненный и руководитель – рабочая группа. Эти коммуникации оказывают непосредственное влияние на процесс деятельности и они наиболее подробно будут рассмотрены в отдельной теме. Горизонтальные коммуникации осуществляются на одном уровне управления между равными по положению в организации подразделениями или работниками. Например, коммуникации между сотрудниками разных отделов. Эти коммуникации имеют форму обмена мнений, координации действий, сообщений и др. Наиболее эффективными являются горизонтальные коммуникации, при их использовании информационные потери и искажения составляют порядка 10%, т. е. около 90% сообщений попадает к получателям и ими воспринимаются. Это объясняется тем, что работники, находящиеся на одном и том же уровне, хорошо знают характер работы своих коллег. В вертикальных коммуникациях потери и искажения информации довольно значительны. Например, в нисходящих коммуникациях только 20% информации доходит до низших уровней и правильно понимается ими. ^ Связано это с процессом фильтрации в межуровневых коммуникациях. Фильтрация означает, что с одного уровня управления на другой руководителем направляются только те сообщения, которые его касаются. При этом сообщения могут суммироваться или упрощаться, отсеиваться. Такой отбор может стать причиной искажения исходной информации. Искажение информации может возникать при передачи информации от подчиненных к руководителю, когда руководителя высшего звена стараются снабжать только положительно воспринимаемой информацией. Искажение информации может поступать вследствие информационных перегрузок. Руководитель при этом менее важную информацию отсеивает. А этот отсев всегда субъективен. Все виды коммуникаций связаны между собой и составляют единое целое – систему коммуникации организации. Деятельность организации в значительной степени зависит от эффективности системы коммуникации. Коммуникация как процесс обмена информацией возможен только при наличии 4 основных элементов: (рис. 2)
Э Рис. 2 Основные элементы коммуникаций тот процесс разделяется на 5 логически связанных этапов (рис.3):  Рис. 2 Основные элементы коммуникации ^  ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ Рис. 3 Этапы процесса коммуникаций I этап. Формирование идеи. Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Это наиболее важный этап, он определяет во многом эффективность процесса в целом. Главное в этом этапе – определить, что именно должен понять получатель и насколько идеи соответствуют конкретной ситуации. II этап. Формирование сообщения. Выбор канала Для того, чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, которые понятны получателю, закодировать информацию. В качестве символов используются слова (звуки, буквы), интонации, жесты, графические изображения и т.д. Такое кодирование превращает идею в сообщение. ^ Одновременно с кодированием отправитель выбирает и канал связи, который соответствует типу символов – письмо, устная речь, телефакс, компьютерные сети, электронная почта и др. Возможно использование нескольких каналов связи одновременно. ^ Чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его. Декодирование - это перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и ту идею, которая в нем заложена. ^ Часто бывают различные помехи, которые искажают смысл сообщений. Поэтому для повышения эффективности обмена информации используется обратная связь. Она необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует ответ. Если обратная связь в процессе отсутствует, т.е. связь односторонняя, то такая коммуникация менее эффективна, чем двухсторонняя. На всех этапах коммуникационного процесса могут существовать помехи или шум. На языке теории информации шумом называют все, что искажает смысл передаваемого сообщения – это может быть языковые различия восприятия, различные толкования одних и тех же символов получателем и отправителем, различный профессиональный уровень и другие. Определенные шумы имеются всегда, поэтому на каждом этапе процесса коммуникации может происходить некоторое искажение смысла сообщений. Если уровень шума высок, то это может вызвать проблемы в информационном обмене. |
Похожие:
 | Тольятти, организации постоянного и эффективного контроля за содержанием городских территорий, соблюдением чистоты и порядка в городском... | | Пучнин А. М., д с. Х н., проф., Тамбовский государственный университет имени Г. Р. Державина |
| Сергей Андреев – мэр г о. Тольятти, Председатель Попечительского совета гбф «Фонд Тольятти» | | Постоянная сессия областного суда в г. Тольятти (445020, г. Тольятти, ул. Белорусская, 16) |
| Рассмотреть ситуацию с динамикой социальных и экономических процессов в моногородах России (в частности в г. Тольятти) | | Составитель: Ожегова Г. А к ю н., доцент кафедры уголовного права и процесса филиала ноу впо «Самарская гуманитарная академия» в... |
| Информационный менеджмент: ответы на вопросы государственного стандарта. Часть Пособие для самостоятельной работы студентов. – Кафедра... | | Фз от 01. 03. 2008; №110-фз от 14. 07. 2008; №153-фз от 22. 07. 2008; №166-фз от 02. 10. 2008; №269-фз от22. 12. 2008; №72-фзот 28.... |
| В целях установления дополнительных мер социальной поддержки отдельных категорий граждан, создания условий для улучшения качества... | | Р83 Руденко, А. А. Общие требования, правила и структура бакалаврской работы : учебно-методическое пособие для студентов, обучающихся... |