Лотар Зайверт. Ваше время – в Ваших руках




НазваниеЛотар Зайверт. Ваше время – в Ваших руках
страница2/31
Дата публикации15.07.2013
Размер2.29 Mb.
ТипДокументы
zadocs.ru > Математика > Документы
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   31
^

0.2 Значение времени


«Время — это наименее гибкий элемент в вашем существовании»

Тед В. Энгстрем

Мы хотим дать Вам возможность несколько сильнее прочувствовать значение и ценность времени. Попробуйте для начала ответить на следующие вопросы. Они будут углублены и развернуты по ходу дальнейшего изложения.




1. Вам хватает времени?

Если Ваш ответ «нет», то он соответствует признанию абсолютного большинства управляющих.

Э Изучение бюджета времени германских управляющих показало, что только 8 % из них не нуждаются в дополнительном времени, тогда как остальным опрошенным требуется от 10 до 100% добавочного времени. В общей сложности 65 % руководителей показали, что могли бы с толком использовать 20 % и более (до 100 %) дополнительного времени — это один или два дополнительных рабочих дня в неделю!

Один из экспертов по рационализации труда (А. Маккензи) опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам:

Из ста менеджеров:

    лишь один имеет достаточно времени;

    десятерым требуется на 10 % больше времени;

    сорока менеджерам нужно 25 % дополнительного времени;

    остальным не хватает 50 % времени.

К сожалению для нашего руководящего состава «не иметь времени» и работать как можно больше и дольше стало своего рода символом статуса (служебного положения).

^ Чем меньше времени имеет руководитель, тем более значительной персоной он кажется.

А как обстоит дело у Вас?

Не имеет ли каждый из нас одинаковое количество времени?

^ Парадокс времени гласит:

«Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».

Эти взамозависимости будут более подробно проанализированы в последующем изложении.
^

2. Что означает время для Вас?


Именно в деловом мире наиболее часто употребляв ют поговорку «Время — деньги».

Ау Вас?

 

Время приравнено к деньгам?

Время = деньги?

Значат ли для Вас деньги больше, чем время?

Время < деньги?

Или время для Вас ценнее денег?

Время > деньги?

 

Наши тезисы:

^ Время — это не только деньги.
Время более значимо, чем деньги.
Время — это нечто такое же, как сама жизнь.


Для того чтобы осознать значение времени, представьте себе, что:

- «время» — самое употребляемое имя существительное в немецком языке!

- о времени в ФРГ справляются по телефону 235 млн. раз в год!

Еще о значении времени:

    Время необратимо.

    Время нельзя накопить.

    Время нельзя умножить.

    Время нельзя передать.

    Время проходит безвозвратно.
^

3. Как Вы обращаетесь со своим временем?


Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием — временем.

Поэтому учитесь эффективно расходовать свое время и восполняйте свои пробелы в этой сфере так же, как Вы это делаете, например, в сфере руководства людьми.

Несколько высказываний разных авторов о значении менеджмента времени:

«Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь»

(Алан Лэкейн)

«Время — самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распорядиться ничем другим»

(Питер Друкер)

«Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех или неудачу»

(Улърих Зиверт)

Удачливые руководители обладают различными чертами характера и качествами, но одно качество объединяет их всех:

Они сознательно и системно используют свое время и освобождаются для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.

Бели фактор времени не подлежит увеличению и накоплению, то это значит, что личного успеха можно добиться лишь путем непрерывного и последовательного использования времени.

Беречь время означает осознанно его планировать и оптимально использовать.
^

4. Сколько времени еще у Вас есть?


Задумывались ли Вы над тем, сколько осталось в Вашем распоряжении времени для профессиональных и личных дел?

В наш век, когда мы привыкли иметь дело с миллионными (если не с миллиардными) величинами, быстро проведенный расчет на модели определенно заставит кое над чем задуматься.




Если Вы сложите обе величины (капитал рабочего времени + капитал свободного времени), Вы получите ВАШ ЛИЧНЫЙ ВРЕМЕННОЙ КАПИТАЛ.

Для многих результат наверняка окажется неожиданным, так как в этой модели капитал свободного времени больше, чем капитал рабочего времени. Конечно, соотношение ежедневного рабочего времени и времени для досуга не могут быть абсолютно одинаковыми для каждого. Что ж, варьируйте число дней и часов!

В любом случае можно констатировать:

Личный временной капитал составляет в зависимости от возраста величину порядка лишь нескольких десятков тысяч часов!

Даже если рабочее время составляет 10 часов ежедневно, трудовая жизнь длится в общей сложности менее 90000 часов (40 лет х 220 дней х 10 часов = 88000 часов).

Если сложить вместе капиталы рабочего и свободного времени и исходить из оптимальных прогнозов, то можно считать, что Вы имеете максимально 200000 часов!

«Самое важное в Вашей жизни — это в конечном счете Ваше время»

(Алан Лэкейн)
^
ЗАДУМАЙТЕСЬ НАД ЭТИМ!

Сегодня начинается первый день остатка Вашей жизни!
Живите осознанно во времени и находите время для важных дел!


    Находите время для работы, это — условие успеха.

    Находите время для размышлений, это — источник силы.

    Находите время для игры, это — секрет молодости.

    Находите время для чтения, это — основа знаний.

    Находите время для Дружбы, это —- условие счастья.

    Находите время для мечты, это — путь к звездам.

    Находите время для любви, это — истинная радость жизни.

    Находите время для веселья, это — музыка души.
^

0.3.Инвентаризация времени. Рабочий стиль, который Вы до сих пор практиковали (самоанализ)


Предпосылкой того, что в Вашем личном рабочем стиле вообще что-либо изменится, является прежде всего представление о том, куда уходит Ваше время, что конкретно и как Вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочным.

Проведите инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.

^ Этот шаг необходим!

«Неправильный» рабочий стиль часто имеет следующие признаки:

  • не известно, на что вообще расходуется время;

  • не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел;

  • не известны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;

  • не известно, какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Только если вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем вы тратите, вы вскроете действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля или самоменеджмента.



^

Анализ использования времени


Первый шаг — составление инвентарной описи все: видов деятельности, в которых вы участвовали кахкруководитель. Хорошим подспорьем здесь могут служить следующие рабочие таблицы:

  • анализ видов деятельности и расхода времени;

  • листок «дневных помех» (перерывов в работе).

Заполните последовательно и без пропусков эти две « анкеты на примере трех (или более) типичных дней на следующей неделе.

Будьте, пожалуйста, при этом по возможности честными и самокритичными, даже если у Вас возникает впечатление, что результаты будут разочаровывающими. Многие начинают производить «самокорректировку» и тем самым лишь вводят себя в заблуждение.

^ Только честный анализ, предназначенный исключительно для Вашего личного употребления, подскажет Вам, как конкретно улучшить рабочий стиль.

 

Анализ видов деятельности и расхода времени



Вид деятельности, занятий

Интервал времени (от-до)

Продолжительность    (мин)

А

Б

В

Г

 

Листок «дневных помех»



Помехи. Интервал времени (от — до)

Продолжительность (мин.)

Телефонный разговор или посетитель

Кто?

Пометки, например, причины «помех»

 
^
Указания по методу записи (инвентаризации времени):

  • не менее важным, чем собственно инвентаризация времени, является выбор репрезентативных рабочих дней. Возьмите при соответствующих условиях целую рабочую неделю в качестве периода наблюдения;

  • не старайтесь производить немедленную регистрацию, избегайте более поздних записей по памяти (иначе будет утеряна наибольшая польза от Вашей инвентаризации времени).
^
К формуляру «Анализ видов деятельности и расхода времени»:

  • не ограничивайтесь  существенным  и фиксируйте все виды деятельности в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки времени;

  • поначалу не заполняйте колонки, обозначенные АБВГ. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.
^
К формуляру «Дневные помехи»:

  • заносите сюда все «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры и (незаявленные) посетители, время, потраченное на ожидание, и т. п.;

  • фиксируйте все, что Вас отрывает от дел:

Н — начальник

Кл — клиент

Ко — коллега по профессии

Пос — поставщик

П — подчиненный

Сем — семья

С — секретарша

Пр — прочие

При заполнении формуляра помните о том, что ( записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда Вы сами нарушаете ход своего трудового процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как Вам внезапно пришло в голову, что Вы должны позвонить господину «Н»!).
^
Два исходных пункта инвентаризации времени.

Прежде чем Вы приступите к оценке результатов анкет, Вы должны определить, в каком виде Вы могли бы получить итоги.

^ В центр анализа вы можете поставить либо позитивные, либо негативные аспекты.

Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми вы можете работать.
^

Анализ сильных сторон


Каждый менеджер владеет множеством технических приемов, приводящих к успеху, — иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел.

^ В этом смысле Вы уже сейчас представляете собой специалиста, владеющего техникой самоменеджмента!

Рассмотрите инвентарную опись своего времени с таких позиций, чтобы выявить сильные стороны и преимущества Вашего личного рабочего стиля с целью систематически их развивать.

Последовательно применяйте в повседневной практике уже известные Вам принципы самоменеджмента!
^

Анализ слабых сторон


Как только Вы вскроете свои личные слабые стороны, Вы сможете разработать исходные пункты и стратегию по их преодолению. Помощником и советчиком при этом послужит книга, которую Вы держите в руках!
^
Обработка данных формуляра «Анализ видов деятельности и расхода времени».

После того как Вы произвели учет своей трудовой активности за несколько типичных рабочих дней, просмотрите каждую из заполненных вами таблиц и оцените течение рабочего дня по следующей схеме.

1. Дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятельности по следующим критериям:

Если окажется, что более чем на 10 % Ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у Вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3);

^ А — Была ли работа необходимой?

— Да

— Нет

Ответ «нет» занести также в граф «Б» и «В».

Б — Были ли оправданы затраты времени?

— Да

— Нет

^ В — Было ли целесообразным выполнение работы?

— Да

— Нет

Г — Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?

— Да

— Нет

 

Занесите ответы, соответствующие каждому виду деятельности, в отдельную колонку.

2. Определите общую продолжительность  работы соответствующего дня (ПД).

3. Сосчитайте по каждой колонке продолжительность работ, по которым Вы дали ответ «нет» (A, Б, В, Г).

4. Проверьте расчеты по следующим соотношениям:

а)




Если окажется, что более чем на 10% Ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у Вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3);

б)




Если в более чем 10 % случаев расход времени был слишком велик, то Вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина и т. п.— см. гл. 2 и 4);

в)




Если в более чем 10 % случаев исполнение было нецелесообразным, то Вам необходимо уделить внимание планированию, организации, саморационализации (см. гл. 4 и 6)

г)




Если более чем в 10 % случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у Вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т. п.— см. гл. 4  и  5).

Инвентаризация времени — ключ к успешному самоменеджменту!

Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект!
^
Обработка данных формуляра «Анализ помех».

Попытайтесь   определить   факторы,   отвлекающие Вас, и причины «помех».

 

Вопросы для обработки данных:

  • какие «помехи» По Вашей оценке были наиболее дорогостоящими?

  • какие телефонные звонки оказались бесполезными?

  • какие посещения были ненужными?

  • какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?

  • кто наиболее часто и без пользы отвлекал Вас отдел?

  • какие срочные меры Вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к Вам не пять, а один раз в день с  «блоком» вопросов?

Предложите сотруднику готовиться к разговору, например с помощью «Плана собеседований» в виде листка-памятки (см. 6.3). тем самым вы вынудите его настраиваться на четкую постановку вопросов и напомните ему о необходимости иметь при себе соответствующие документы.
^

Анализ временных потерь


Распознайте и определите в деталях с помощью обоих формуляров (анализа видов деятельности и расхода времени и анализа «дневных помех») критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки Вашего стиля.

С помощью следующей самоанкеты из 50 пунктов проанализируйте практиковавшийся Вами до сих пор рабочий стиль и определите, в каких сферах вы теряете время.
^
Потери времени при постановке цели

 

 

ДА

НЕТ

Имею ли я систематический обзор всех задач, которые возникают в сфере моей деятельности?

Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи моей работы с функционированием всего предприятия?

Приходится ли мне выполнять слишком много различных дел?

Занимаюсь ли я слишком многими различными проблемами и делами?

Руковожу ли я своими подчиненными путем постановки конкретных целей (целеориентированный менеджмент)?

Работаю ли я регулярно над собой: развиваю ли новые идеи, расширяю ли свои знания, совершенствую ли навыки?

 

 

 
^
Потери времени при планировании

 

ДА

НЕТ

Знаю ли я примерное распределение времени (в процентном соотношении), необходимого для выполнения предстоящих дел?

Готов ли я к возможным трудностям (кризисам) при выполнении работы?

Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов или помех?

Принимаю ли я надлежащие меры против помех, чтобы не  отрываться  от своей работы?

Предпринимаю ли я слишком много деловых визитов или служебных командировок?

Записываю ли я сроки, задачи и активность в дневнике времени?

 

 

 
^
Потери времени при выработке решений

 

 

ДА

НЕТ

Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней(стоит ли она затрат времени)?

Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности?

Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)?

Трачу ли я слишком много времени на телефонные разговоры, прием посетителей или совещания, которые не имеют серьезного значения?

Уделяю ли  я слишком много внимания мелким незначительным делам или частностям?

Отвожу ли я слишком много времени чисто рутинным занятиям?

Занимаюсь ли я при выполнении какой-либо задачи слишком много деталями при том, что знаю о более
важных для меня вещах?

Веду ли я слишком долгие частные разговоры в перерывах между выполнением отдельных дел?

 

 

 
^
Потери времени из-за плохой организации работы

 

 

ДА

НЕТ

Работаю ли я слишком долго над одной проблемой так, что отдача становится все меньше?

Предрасположен ли я к тому, чтобы все делать самому?

Располагаю ли я сотрудниками или помощниками, которым я бы мог перепоручить выполнение соответствующей  задачи?

Завален ли постоянно бумагами мой письменный стол?

Использую ли я современные вспомогательные средства, которые могут облегчить мой труд (диктофон, автонабор для телефона, формуляры, опросные листы и т. п.)?

Занимают ли меня вопросы систематического упрощения  труда  в  моей сфере деятельности?

Возникают ли у меня в определенных рабочих ситуациях одни и те же трудности?

 

 

 
^
Потери времени в самом начале работы

 

 

ДА

НЕТ

Планирую ли я уже накануне вечером свой предстоящий рабочий день?

Болтаю ли я с коллегами или секретаршей, прежде чем приступить к работе?

Занимаюсь ли я в первую очередь личными делами?

Прочитываю ли я в начале дня газеты?

Требуется ли мне в  начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе?

Начинаю ли я каждое дело спонтанно, без того, чтобы его предварительно продумать?

Забочусь ли я о достаточной подготовке моей трудовой активности?

Откладываю ли я часто важные дела?

Занимаюсь и я трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня?

Откладываю ли я начатое дело, не доведя его до конца?

 

 

 
^
Потери времени при составлении распорядка дня

 

 

ДА

НЕТ

Знаю ли я свой личный трудовой ритм и график продуктивности?

Знаю ли я, когда я более производителен — утром или вечером?

Соответствует ли распорядок моего рабочего дня моему ритму продуктивности?

Планирую ли я благоприятное время для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать мои производительные  способности?

Занимаюсь ли я в часы своей высшей производительности рутинной работой, посторонними делами или не важными  проблемами?

 

 

 
^
Потери времени при обработке информации

 

 

ДА

НЕТ

Выбираю ли я материал для чтения с учетом его важности?

«Пробегаю» ли я сначала печатную информацию, чтобы схватить главную мысль и потом ближе ознакомиться с важными местами?

Заканчиваю ли я телефонный разговор, непосредственную беседу или совещание, если всякое продолжение кажется бесполезным?

Проверяю ли я цели разговора собеседников и свои собственные, чтобы исключить напрасную трату энергии и времени?

Предваряю ли я свою корреспонденцию простыми или детализированными   набросками?

Избегаю ли я заметок, которые могут пригодиться лишь в случае невероятных событий?

Использую ли я формуляры для рутинной работы?

 

 

 

^ Каков оказался Ваш результат?

Пусть Вас не обескураживает большое число отмеченных Вами слабых мест.

После инвентаризации времени и анализа своего рабочего стиля Вы можете с лучшим знанием проблемы приступить к изучению отдельных глав данной книги. Все поставленные здесь вопросы будут в дальнейшем подробно рассмотрены.

Попробуйте теперь по-новому расположить отдельные пункты в соответствии с их важностью. Тем самым Вы способствуете целеориентированной проработке последующего изложения.
^
Важнейшие причины потерь времени

1.

2.

3.

Анализ «поглотителей» времени


Попытайтесь в заключение идентифицировать пять причин временных потерь, которые повторяются.

Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте «свои» пять важнейших:

  1. Нечеткая постановка цели.

  2. Отсутствие приоритетов в делах.

  3. Попытка слишком много сделать за один раз.

  4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

  5. Плохое планирование трудового дня.

  6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

  7. Чрезмерное чтение.

  8. Скверная система досье.

  9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

  10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

  11. Недостатки кооперации или разделения труда.

  12. Отрывающие от дел телефонные звонки.

  13. Незапланированные посетители.

  14. Неспособность сказать «нет».

  15. Неполная, запоздалая информация.

  16. Отсутствие самодисциплины.

  17. Неумение довести дело до конца.

  18. Отвлечение (шум).

  19. Затяжные совещания.

  20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

  21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

  22. Болтовня на частные темы.

  23. Излишняя коммуникабельность.

  24. Чрезмерность деловых записей.

  25. Синдром «откладывания».

  26. Желание знать все факты.

  27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).

  28. Спешка, нетерпение.

  29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

  30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
^
Задумайтесь над этим:

Одолев свои пять важнейших «поглотителей» времени, Вы уже сможете добиваться значительного повышения своей продуктивности. В процессе чтения этой книги Вы получите целый ряд импульсов, для того чтобы подступиться к комплексам проблем.

Поскольку никто лучше Вас не знает Ваших проблем в части организации труда, постольку Вы уже сейчас должны начать практиковать активный самоменеджмент. Прежде всего проанализируйте в тезисном порядке Ваши «поглотители» времени и найдите способы их устранить.

«Поглотитель» времени

Возможные причины потерь времени

 

Меры по устранению

 

 

 

 

Дополните список после проработки отдельных глав.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   31

Похожие:

Лотар Зайверт. Ваше время – в Ваших руках iconВаше благополучие зависит от Ваших решений
В случае затруднения с ответами на любой из перечисленных вопросов, Вы можете их просто пропускать или ставить знак «?», если хотите...

Лотар Зайверт. Ваше время – в Ваших руках iconАндрей Андреевич Батяев Идеальный персонал – профессиональная подготовка,...
Какой работодатель не мечтает об идеальном штате сотрудников? Уважаемые работодатели, все в ваших руках!

Лотар Зайверт. Ваше время – в Ваших руках iconИнструкция: Перед Вами утверждения, касающиеся Ваших устремлений...

Лотар Зайверт. Ваше время – в Ваших руках iconК. К. Арсеньев Слово к читателю
В ваших руках первая книга серии "Юридическое наследие". Цель издательства познакомить вас с богатейшим научным, литературным, публицистическим...

Лотар Зайверт. Ваше время – в Ваших руках iconЧто могут ваши дети?
Ваши дети – это ваше будущее, и от вас зависит счастье ваших детей. Вы действительно можете сформировать счастливую, наполненную...

Лотар Зайверт. Ваше время – в Ваших руках iconВ ваших руках долгожданное руководство по силовому тренингу, написанное...
...

Лотар Зайверт. Ваше время – в Ваших руках iconМ. В. Оганян Золотые рецепты натуропатии ( 2006 г )
«Ваше здоровье – в наших руках». Что выгоднее и лучше – знать о самом себе и уметь исправить нарушенное равновесие организма или...

Лотар Зайверт. Ваше время – в Ваших руках iconМ. В. Оганян Золотые рецепты натуропатии ( 2006 г )
«Ваше здоровье – в наших руках». Что выгоднее и лучше – знать о самом себе и уметь исправить нарушенное равновесие организма или...

Лотар Зайверт. Ваше время – в Ваших руках iconИнструкция эксплуатации человеческого тела Авторская методика “Алфей”
В руках у вас книга – ключ к здоровью. Откройте для себя Законы Природы по циклам Постоянного Возрождения. Восстановите в своем теле...

Лотар Зайверт. Ваше время – в Ваших руках iconСценарий выпускного вечера 2013
Ведущая 1: Сегодняшний вечер обещает быть по-настоящему теплым и душевным, ведь он освещен огоньками ваших глаз, согрет теплом ваших...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
zadocs.ru
Главная страница

Разработка сайта — Веб студия Адаманов