Руководство. Взаимоотношения (служебные связи)




Скачать 274.72 Kb.
НазваниеРуководство. Взаимоотношения (служебные связи)
страница2/3
Дата публикации29.01.2014
Размер274.72 Kb.
ТипРуководство
zadocs.ru > Право > Руководство
1   2   3

^ Объяснительные записки бывают двух видов. Первые представляют собой документ, поясняющий содержание отдельных положений какого-либо основного документа (отчета, программы, плана). Вторые объясняют причины нарушений трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения и т.п. Они подписываются составителем. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, подписываются руководителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписа­ния составителем.

Максимальный набор реквизитов объяснительной за­писки таков:

• наименование министерства или ведомства;

• наименование предприятия;

• наименование структурного подразделения;

• наименование вида документа (объяснительная за­писка);

• дата документа;

• регистрационный номер документа (при его наличии);

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• подпись;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

^ Служебное письмо — информационно-справочный до­кумент «передаваемый по почте, который служит средством общения с частными лицами и учреждениями с целью сообщения какой-либо информации.

^ Разновидности служебных писем

1. Сопроводительное письмо информирует адресат о направлении ему документов, которые прилагаются к письму. В сопроводительном письме разъясняется цель посылаемого документа или характер исполнения после­днего. Текст может начинаться словами: «Направляем», «Представляем на согласование» и др.

^ 2. Информационное письмо сообщает о каких-либо ме­роприятиях или фактах, как правило, с целью пропаган­ды деятельности данной организации.

3. Письмо извещение по своему характеру близко к информационному письму, но отличается от него тем, что составляется для конкретного адресата и часто пишется в ответ на запрос. Такое письмо начинается обычно слова­ми: «Ставим Вас в известность, что ...» или «Сообщаем Вам о ...».

^ 4. Рекламное письмо содержит описание рекламируе­мых услуг или товаров. В письме должна быть дана пол­ная и четкая информация. В конце письма указывается адрес организации и телефон для справок.

5. Письмо-приглашение представляет собой пригла­шение на заседание, совещание, конференцию, семинар и т.п. Письмо содержит повестку дня мероприятия, фами­лии докладчиков, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, адрес и другую информацию. Текст письма содержит обороты: «Просим принять учас­тие ...» Или «Приглашаем Вас...».

6. Письмо-подтверждение играет важную роль в де­ловых отношениях, так как позволяет снять вопрос с кон­троля и устраняет необходимость отправки письма-напо­минания, Оно подтверждает действия, факты, например: «Подтверждаем получение оборудования ...».

7. Письмо-напоминание сообщает об истечении срока осуществления какого-либо действия, например: «Напо­минаем Вам, что срок оплаты предоставленных услуг истекает 02,09.98».

^ 8. Гарантийное письмо представляет собой обязатель­ство безусловной оплаты работы или предоставленных услуг при надлежащем качестве их исполнения. Такие письма наряду с руководителями подписывает главный бухгалтер. Например: «Просим выслать комплект обору­дования — оплату гарантируем».

9. Письмо-претензия направляется в адрес организа­ции-поставщика. В тексте указываются требования, предъявляемые заявителем, основание для требований. Письмо подписывает руководитель организации или его заместитель.

10. Письмо-ответ на запросы, просьбы, обращения, тре­бования, предложения должно содержать ссылку на ин­декс и дату входящего письма, на который дают ответ. В тексте излагается принятое решение: отказ от предложе­ния, ответ на запрос, удовлетворение просьбы и т.п. Если в письме содержится отказ, он должен быть аргументиро­ван, например: «Ваше предложение мы не можем при­нять по следующим причинам...».
Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

приказ — издается

контроль — возлагается на кого-либо; осуществляется

должностной оклад — устанавливается

выговор — объявляется

порицание — выносится

архив — создают, обрабатывают, сдают (документ) в

вакансию — имеют, замещают

совещание готовят, открывают, ведут, закрывают, перено­сят, проводят, устраивают;
5. Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-методическая регламентация

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота — это правила, в соответст­вии которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документа­ми, так и все их перемещения ,в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

^ Главное правило документооборота ~ оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
Основные правила организации документооборота в учреждении

Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все опера­ции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор­млению, удостоверению и отправке документов.

При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения доку­ментов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обу­словленных деловой необходимостью);

• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласова­ние и т.д.);

• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, ис­ходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

• характеристики документопотоков (состав документов, их

содержание);

• маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

• периодичность (стадии документооборота);

• направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обрат­ную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие) связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и орга­низации.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

• определить загрузку организации в целом, ее структурш подразделений и отдельных исполнителей;

• определить соответствие маршрутов движения тех и иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

• разработать мероприятия по совершенствованию процеш обработки документов в целом или их отдельных операций

• установить оптимальное количество информации, неоС ходимой и достаточной для функционирования annapai управления;

• рассчитать численность службы делопроизводства.

^ 6. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ

СОСТАВУ
Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений. Применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий – записками.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п.

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая (форма Т2), указания по ее заполнению и разработаны Центральным статистическим управлением СССР и до сих пор не отменена. Все эти записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.

Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.

Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержать в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно быть составить представление о жизненном пути, деловой квалификации человека.

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения. Место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

Контракт – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.

Контрактная форма оплаты труда – это веление времени, она должна повсеместно прийти на смену существующей тарифной системе.

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок.

^ 7. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

• номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть ис­пользована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для состав­ления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

^ Общие требования к номенклатуре

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства, должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

^ Виды номенклатур.

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре..

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной но­менклатур, каждая организация должна составлять свою кон­кретную (индивидуальную) номенклатуру дел. у

В небольших организациях, не имеющих структурного де­ления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заво­димых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяют­ся в сводную номенклатуру.

первым этапом экспертиз ценности документов;

• номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия! При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме Toго классификационная схема номенклатуры может быть ис­пользована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

• номенклатура дел используется вместо описи как учетных документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для состав­ления описей на дела со сроками хранения свыше' 10 лет постоянного;

• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.
1   2   3

Похожие:

Руководство. Взаимоотношения (служебные связи) iconПравила оказания услуг связи в сети передачи данных и телематических...
Абонент – пользователь услугами связи по передаче данных и/или телематическими услугами связи, заключивший с Оператором связи договор...

Руководство. Взаимоотношения (служебные связи) iconГенри Ноуэн Во имя Иисуса Размышления o христианском руководстве
Автор этой книги, опытный священник, размышляет о том, каким должен быть пастырь и его взаимоотношения с пасомыми, и приходит к неожиданному...

Руководство. Взаимоотношения (служебные связи) iconВыявление связи между уровнем тревожности студентов и их креативностью
Высокий уровень тревожности может помешать успешно пройти этот этап в жизни человека. Ведь замкнутый, малообщительный, постоянно...

Руководство. Взаимоотношения (служебные связи) iconI: «стихии природы»
Список книг для чтения детям по теме «русская народная сказка. Служебные духи природы»

Руководство. Взаимоотношения (служебные связи) iconСовременная классификация отражает эволюционные взаимоотношения и...
Качественным отличием живой материи от неживой являются особенности строения органических молекул, образующих клетки любого организма....

Руководство. Взаимоотношения (служебные связи) iconТарифный план на оказание услуг мобильной связи стандартов gsm 900/1800...
Тарифы действуют для абонентов, заключивших договор об оказании услуг связи на территории на территории Твери и Тверской области

Руководство. Взаимоотношения (служебные связи) icon1-Для начала нам нужен Ebay счет
Теперь, Мы будем продавать "guide" of a computer(руководство по компьютеру, но покупатель будет читать, купить компьютер, когда на...

Руководство. Взаимоотношения (служебные связи) icon1. Особенности авиационных каналов связи (КС). Канал связи
Канал связи – это совокупность устройств, образующих тракт передачи информации от одного абонента к другому

Руководство. Взаимоотношения (служебные связи) iconПервая военнослужащие и взаимоотношения между ними глава права, обязанности...
Настоящий Устав определяет права и обязанности бойцов группировки «Долг» и взаимоотношения между ними, обязанности основных должностных...

Руководство. Взаимоотношения (служебные связи) iconСтруктура программы на языке С++. Алфавит и лексемы в языке С++. Служебные слова и константы
Особенности языка программирования С++, отличие его от других языков. В чем отличие С++ от С

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
zadocs.ru
Главная страница

Разработка сайта — Веб студия Адаманов