Инструкция по делопроизводству в системе фмс россии Общие положения




НазваниеИнструкция по делопроизводству в системе фмс россии Общие положения
страница1/24
Дата публикации02.02.2014
Размер2.14 Mb.
ТипИнструкция
zadocs.ru > Право > Инструкция
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   24




По делопроизводству

в системе ФМС России

В целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе Федеральной миграционной службы1, реализации постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» -
П Р И К А З Ы В А Ю:
1. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в системе ФМС России.

2. Начальникам управлений центрального аппарата ФМС России, подразделений, непосредственно подчиненных ФМС России, начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России:

2.1. Организовать изучение Инструкции, утвержденной настоящим приказом, и обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с установленными требованиями, усилить контроль за своевременным и качественным исполнением документов.

2.2. Принять меры по рациональному размещению делопроизводственных подразделений, обеспечению их средствами связи, компьютерной и организационной техникой.

3. Управлению делами ФМС России оказать практическую помощь территориальным органам ФМС России по вопросам организации делопроизводственных процессов.

4. Финансово-хозяйственному управлению, по заявкам подразделений центрального аппарата и непосредственно подчиненных подразделений ФМС России, обеспечить изготовление учетных форм и печатно-бланочной продукции.

5. Считать утратившим силу приказ ФМС России от 7 февраля 2008 г. № 22 «О документационном обеспечении управления в системе ФМС России».

Директор




генерал-полковник милиции

К.О. Ромодановский





Приложение


к приказу ФМС России

от « » _________ 2010 г. № ____
ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в системе ФМС России
^ Общие положения
1. Настоящая Инструкция по делопроизводству1, определяет единый порядок организации делопроизводства в системе Федеральной миграционной службы2, разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, а также на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, с учетом Методических рекомендаций по разработке Инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом ФМС России после их согласования с Федеральным архивным агентством.

2. Действие Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

4. Целью Инструкции является совершенствование делопроизводства, технологии обработки документов, организации документооборота и формирование документальных фондов на единой методической основе, установление общих требований к функционированию службы делопроизводства3, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в центральном аппарате ФМС России, и иных, входящих в ее систему организаций и подразделений1.

5. ФМС России организует и ведет делопроизводство на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции.

6. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, обработку, хранение, учет и контроль исполнения, осуществляемые в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет),
в том числе с помощью информационных технологий (автоматизированный учет).

7. Системы электронного документооборота (автоматизированной обработки документов), применяемые в ФМС России, должны обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

8. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

9. Организация, ведение, совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Центрального аппарата Службы возлагается на Управление делами ФМС России, а в её территориальных органах на отделы, отделения, группы делопроизводства, делопроизводства и режима и другие структурные подразделения службы делопроизводства, а также лиц, ответственных за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях системы ФМС России.

10. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются её положением.

11. Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции (обязанности) сотрудников органов внутренних дел, прикомандированных к ФМС России, федеральных государственных гражданских служащих и работников2 разрабатываются на основе настоящей Инструкции, статусных документов ФМС России и утверждаются директором ФМС России (руководителем территориального органа).

12. Должностные обязанности сотрудников службы делопроизводства и сотрудников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях ФМС России, устанавливаются функциональными обязанностями и должностными регламентами на основе настоящей Инструкции, статусных документов системы ФМС России и утверждаются директором ФМС России (руководителем территориального органа).

13. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Центрального аппарата Службы осуществляется секретарем подразделения или сотрудником, совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.

14. Служба делопроизводства является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно директору ФМС России (в территориальных органах – его руководителю).

15. На службу делопроизводства возлагается выполнение следующих основных задач:

15.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

15.2. Передача документов на рассмотрение директору ФМС России и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций).

15.3. Контроль за прохождением документов и сроками их рассмотрения.

15.4. Контроль за правильностью оформления документов.

15.5. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

15.6. Разработка и ведение номенклатуры дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов.

15.7. Подготовка проектов описей дел постоянного и долговременного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов для последующего утверждения их центральной экспертной комиссией системы ФМС России1 и передачи в подразделение специальных фондов.

15.8. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.

15.9. Консультирование сотрудников ФМС России по вопросам работы с документами.

15.10. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений служебного характера.

15.11. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции.

15.12. Учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в ФМС России, а также хранилищ документов и ключей от них.

15.13. Анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.

16. Ответственность за состояние делопроизводственного обеспечения управления, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников службы делопроизводства возлагается на руководителя подразделения ФМС России.

17. В подразделениях службы делопроизводства должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов в соответствии с настоящей Инструкцией.

18. Должностные лица1 системы ФМС России при работе с документами обязаны:

- знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;

- требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);

- немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю службы делопроизводства об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов;

- использовать сведения, содержащиеся в документах, только в служебных целях и в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, а также настоящей Инструкцией;

- не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов. Знакомить с документами, в случае необходимости, посторонних лиц и сообщать содержащиеся в них сведения, только с разрешения соответствующего руководителя органа ФМС России;

- своевременно сдавать все документы в подразделение службы делопроизводства при увольнении со службы, прекращения служебного контракта, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, командировку, болезни.

19. Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение службы делопроизводства, под расписку в соответствующих учётных формах.

20. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их в подразделения спецфондов, независимо от сроков их хранения.

21. Сотрудники ФМС России несут персональную дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за не соблюдение ими установленного Инструкцией порядка работы с документами, их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

22. При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом руководителю соответствующего структурного подразделения, для принятия исчерпывающих мер к поиску документов, а также руководителю подразделения службы делопроизводства.

23. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии со специальными инструкциями (правилами, положениями), утверждаемыми руководителем Федеральной миграционной службы.

24. Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения директора ФМС России или его заместителей по письменному запросу организации. О передаче документов делается соответствующая отметка в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, когда и каким должностным лицом разрешена передача документа.

25. Передача документов и их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 23 настоящей Инструкции через соответствующее подразделение органа ФМС России, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

Международный обмен информацией осуществляется в установленном порядке с учетом положений настоящей Инструкции.


^ Основные понятия, применяемые в Инструкции
Документационное обеспечение управления – вид служебной деятельности подразделений, органов и организаций системы ФМС России1, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в системе ФМС России;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот ФМС России;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   24

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в системе фмс россии Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях...
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь

Инструкция по делопроизводству в системе фмс россии Общие положения iconИнструкция по делопроизводству гсдоу
Вопрос Нормативный документ, устанавливающий единые требования к документированию управленческой деятельности

Инструкция по делопроизводству в системе фмс россии Общие положения iconДелового Развития «Профи-Карьера»
Центр Делового развития «Профи-Карьера» приглашает Ваших специалистов на семинары по делопроизводству, кадровому делопроизводству,...

Инструкция по делопроизводству в системе фмс россии Общие положения iconИнструкция по охране труда для бренд менеджера Общие положения Действие...
Инструкция разработана на основе днаоп 00 03-93 "Порядок разработки и утверждения собственником нормативных актов об охране труда,...

Инструкция по делопроизводству в системе фмс россии Общие положения iconИнструкция по изготовлению в аптеках жидких лекарственных форм общие положения
Приложение утверждено приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации от 21. 10. 1997 г. N 308

Инструкция по делопроизводству в системе фмс россии Общие положения iconИнструкция по структуре, составу и содержанию земельно-кадастрового...
Об утверждении Инструкции по структуре, составу и содержанию земельно-кадастрового дела

Инструкция по делопроизводству в системе фмс россии Общие положения iconИнструкция по движению поездов и маневровой работе на железнодорожном...
...

Инструкция по делопроизводству в системе фмс россии Общие положения iconИнструкция по движению поездов и маневровой работе на железнодорожном...
...

Инструкция по делопроизводству в системе фмс россии Общие положения iconОрганизационного Комитета Форума 22 марта 2012 года положение о проведении...
Совета молодежных и детских объединений России, Клуба «Многонациональная Россия», Союза армян России, Союза греческих общественных...

Инструкция по делопроизводству в системе фмс россии Общие положения iconОбщие вопросы
Организация судебно-медицинской экспертизы в системе Министерс­тва Обороны России

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
zadocs.ru
Главная страница

Разработка сайта — Веб студия Адаманов