«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.»




Название«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.»
страница1/4
Дата публикации08.07.2013
Размер0.67 Mb.
ТипДокументы
zadocs.ru > Туризм > Документы
  1   2   3   4


КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ, СПОРТА И ТУРИЗМА

Факультет сервиса и туризма

Специальность (специализация) – «Туризм», «Гостиничный сервис».

Квалификация – специалист по сервису и туризму
Утверждено на заседании кафедры социально-

культурного сервиса и туризма Протокол № 1

от «30» августа 2010 г.

Заведующий кафедрой, профессор

_______________В.Г. Минченко

Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально - культурного сервиса и туризма.
Информационный обучающий блок №5

Кафедра социально-культурного сервиса и туризма.


Разработано преподавателем кафедры

_______________ А.С. Тарасенко


Краснодар, 2010

Курс: Документационное обеспечение управления в организации (учреждении, на предприятии) социально-культурного сервиса и туризма.

^

Информационный – обучающий блок №5



Тема: «Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.»
Содержание и структура (учебные вопросы):

  1. Роль и место кадрового делопроизводства в общей системе управления персоналом организации (учреждения, предприятия).

    1. Управление персоналом – как специфическая область в общей системе управления организацией.

    2. Специфика в объеме и содержании выполняемых задач кадровыми службами и отделами по управлению персоналом организации.

    3. Основные направления, структура и содержание деятельности структурных подразделений по управлению персоналом предприятия.

  2. Кадровое делопроизводство – один из видов обеспечения процесса управления организации (учреждения, предприятия).

    1. Правовое и нормативно-методическое регулирование кадрового делопроизводства.

    2. Объем и содержание документирования, документооборот и задачи кадрового делопроизводства.

    3. Отличительные особенности кадрового делопроизводства от документационного обеспечения других областей управления организацией (учреждением, предприятием).

    4. Структура документопотоков в кадровом делопроизводстве, краткая характеристика основных групп документов.

  3. Правовое и нормативно – методическое регулирование процессов комплектования организаций (учреждении, предприятий) работниками. Состав, правила оформления и оборота документации по формированию штатного персонала.

  4. Организация первичного учета работников кадровым делопроизводством организации (учреждения, предприятия).

  5. Правовое и нормативно-методическое регулирование процессов передвижения персонала по службе. Состав, правила оформления и оборота документации по перемещению сотрудников организации.

  6. Правовое и нормативно – методическое регулирование процессов выполнения работниками требований трудовой дисциплины. Состав, правила оформления и оборот документов, отражающих дисциплинарную практику на предприятии.

  7. Правовое и нормативно-методическое регулирование процессов прекращения трудовых договоров и увольнения работников. Состав, правила оформления, оборот документов по прекращению трудовых договоров и увольнению работников из организации (учреждения, с предприятия).


^ Мастер-класс по вопросам:

  1. Понятие – резюме. Практическое освоение методики составления резюме претендентом ищущим работу, либо желающим ее сменить.

  2. Понятие профессиональной карьеры. Техника управления профессиональной карьерой. План карьерного роста.


Учебное время информационно – обучающего блока № 5

-лекционные занятия – 4

  • практические занятия – 6



Все предыдущие занятия мы рассматривали общие правила, закономерности и методологию работы по документационному обеспечению управления организациями.

Однако, каждое такое юридическое лицо, независимо от формы собственности и отрасли деятельности имеет две несколько автономные области документационного обеспечения управления.

И связана эта автономность со специфическим характером тех областей управления, которые обеспечивают эти виды делопроизводства.

Речь идет о двух разных участках в структуре управления любой организации :

  • управление персоналом;

  • бухгалтерский и налоговый учет.

В чем с точки зрения делопроизводства, специфичность этих областей управления?

  1. Обе эти области играют исключительно важную роль в жизни любой организации. Учет финансов и людских ресурсов – два основных рычага любого дела.

  2. И служба управления персоналом, и бухгалтерия с налоговым учетом – динамично меняющиеся области управления, связанные с меняющимися экономическими реалиями государства.

  3. Обе области находятся в стадии постоянного реформирования и приближения их к требованиям, принятым в мировом сообществе. Приходится решать вопросы, которые уже в передовых странах мира давно решены:

  • это и разделение финансового учета на бухгалтерский и налоговый;

  • это и унификация учета для организации с различными формами собственности;

  • это и освоение методик подбора персонала, кадровый аудит, внедрение в практику резюме, пенсионного страхования и т.д. и т.п.


Документационное обеспечение бухгалтерского и налогового учета мы рассматривать не будем. Тема очень велика, разнообразна и требует отдельного подробного и долгого разговора. Сталкиваться Вам, по нашему убеждению с этим участком делопроизводства придется не часто, во всяком случае в первое время работы.

А вот направление: документационное обеспечение управления персоналом организации необходимо рассмотреть подробнее. Однако перед тем, как документационно обеспечивать, необходимо уточнить само понятие « управление персоналом предприятия». Ознакомиться с задачами и содержанием работы этого участка управления организации.

И так : ^ Управление персоналом сфера деятельности руководящего состава организации, руководителей и специалистов подразделений системы управления, направленная на повышение эффективности работы организации за счет повышения эффективности работы с ее сотрудниками психологическими, правовыми, экономическими и другими методами. Управление персоналом заключается в формировании системы управления персоналом; планировании кадровой работы, проведении маркетинга персонала, в определении кадрового потенциала и потребности в персонале. (Справочник Энциклопедия «Карьера»-М.: РТВ- Медиа, 2005.

^ Скажите кто все это сможет быстро повторить?

Я, например, не могу. Практически все издания, посвященные проблематике управления персоналом могут хорошо расписать отдельный аспект этого направления, а вот сформулировать универсальное понятие системыуправления персоналом организации в методической широкой литературе мало кто отваживается. Будем составлять по частям.

^ Система управления персоналом –это:

а) Кадровая политика организации +

б) Работа руководителей всех уровней в организации по созданию дружного рабочего коллектива, способного реагировать на меняющиеся требования рынка с учетом стратегии развития организации.

Осталось выяснить, что такое кадровая политика организации?

Это уже проще. Кадровая политика – это система принципов, которыми руководствуется организация по работе с персоналом.

А кадровая политика реализуется через кадровую работу т.е. подбор, прием на работу, расстановку кадров, их деловая оценка, выдвижение, понижение, увольнение – а это уже юридически значимые действия, юридически значимые факты. Вспоминаем: все юридически значимые действия и факты в управленческой работе подлежат документированию.

^ Теперь можно сделать вывод:

Система управления персоналом – это кадровая политика, реализуемая через кадровую работу + деятельность руководства по созданию устойчивого к стрессам высокопроизводительного коллектива.

Анализируя формулировку видно, что основной объем документирования падет как раз на кадровую работу. Поэтому позволительно говорить о кадровом делопроизводстве. Вот здесь необходимо разбираться намного подробнее.

Первый вопрос: Кто занимается кадровой работой?

Ответ: В маленьких организациях вопросы кадровой работы ведет секретарь. Он исполняет чисто технические функции по документированию решений руководителя по вопросам кадровой работы. Самой же работой занимается руководитель. В больших и средних организациях для этого уже существуют отделы, секторы, службы, а иногда и целые управления (в их составе для этой работы есть структурные подразделения).

И так: есть документирование кадровой работы; есть, естественно, и документирование всего остального, что относится к функциям управления персоналом. А что такое «это все остальное», что мы определили выше «как деятельность руководства по созданию устойчивого к стрессам высокопроизводительного коллектива».

Для ответа на этот вопрос, необходимо совершить небольшой экскурс в историю. Лет 20 назад, в эпоху позднего СССР, отделы кадров представляли собой очень маленькие подразделения на предприятиях, основной, главной и единственной задачей которой было документирование решений руководства по движению кадров. Естественно набирали туда в основном технических исполнителей.

Отсюда: низкий уровень образования, многие не имели даже среднего специального, лишь каждый четвертый имел диплом ВУЗа, специального образования по кадровой работе в СССР не предусматривалось. Зарплата была соответствующая - 90руб.

Вот в таком виде наши организации, предприятия, учреждения вошли в рыночные отношения после 1991 г.

На первый план выступили новые задачи:

  • анализ кадрового потенциала и потребностей в персонале;

  • профессиональная и социально-психологическая адаптация работников;

  • маркетинг кадров и управление трудовой мотивацией;

  • планирование деловой карьеры, эстетика труда, соблюдение требований психофизиологии и т.д. и т.п.

Естественно, с такими отделами кадров выполнить возникшие задачи не представлялось возможным для . Для сравнения: в США в службах управления персоналом занято до 1,5% от числа работающих, из каждых 10 работников службы управления персоналом 6-7 это специалисты: психологи, социологи, экономисты, специалисты в области трудовых отношений, методов деловой оценки и обучения, аналитики работ, вербовщики персонала в учебных заведениях, консультанты по планированию карьеры и т.д., большинство из которых выпускники школ бизнеса (по управлению персоналом).

Опыт штатов и западной Европы говорит однозначно, главная фигура системы управления персоналом это специалист с полнопрофильным образованием. Сразу «прыгнуть» на такой уровень невозможно.

Таким образом, мы пришли в государственном масштабе к необходимости решения насущной организационно-прикладной проблемы: создания в масштабе государства и отдельного предприятия системы управления персоналом.

^ Методология решения организационно-прикладной проблемы как таковой:

  1. Определить круг вопросов, которые поставили современные экономические реалии в определенной области.

  2. Изучить опыт соседе в разделе: какие стояли перед ними проблемы и как они их решают.

  3. Определить какие нужны специалисты и организовать их обучение, провести теоретическую проработку проблемы.

  4. создать законодательную базу (в данном случае регламентировать трудовые отношения, ибо это главный объект, вокруг которого и группируются проблемы).

  5. Организовать и реализовать пилотные проекты, своего рода экспериментальные площадки, где опробовать лучшие модели решения проблем (в данном случае модели управления персоналом).

Пункты с третьего по пятый могут меняться местами, но на выходе одно и тоже:

  1. Повсеместное внедрение отработанных, проверенных на практике, моделей (организационных структур, образцов), как угодно называйте, в повседневную практику на всех этажах управленческих структур.

А далее можно только совершенствовать, моделировать, улучшать.

Форм и методов много (обмен опытом, сравнительный анализ, научные изыскания, региональные конференции, семинары и т.д. – как говорится – нет предела совершенству). Все 6 пунктов – это классический маркетинг, примененный для нужд ДОУ.

В нашем случае - базовой точкой отсчета стал наш старый, родной отдел кадров. Дорога одна - шаг за шагом от отдела кадров к отделу управления персоналом, а затем к системе управления персоналом.

Каждое предприятие движется по этому пути, но с разной скоростью и естественно, находится на разном расстоянии от идеала.

^ А идеал звучит и выглядит так:

Сущность управления человеческими ресурсами заключается в том, что люди рассматриваются как достояние компании, добытое в конкурентной борьбе, которое нужно размещать, мотивировать его деятельность, развивать наравне с другими ресурсами, чтобы достичь стратегических целей организации.

Сами понимаете, что до такой постановки вопроса многим организациям еще очень и очень далеко. В настоящее время оправдано появление промежуточного варианта организации - отдел управления персоналом.

^ Выделяется на первых порах 8 направлений работы:

1). Планирование и найм рабочей силы.

Решает проблему – где найти толкового работника, оформить его на работу и

приставить к месту.

2). Мотивация и стимулирование труда.

Решает проблему: материальная и моральная заинтересованность через оклад,

бонусы, прогрессивки, подарки, моральные стимулы.

3). Трудовая и производственная дисциплина.

Решает проблему: дисциплины трудовой, производственной, исполнительской, материальная ответственность.

4). Профориентация и адаптация.

Решает проблему психологического комфорта работника в период работы в фирме.

5). Подготовка и продвижение кадров.

Решает проблему повышения квалификации кадров (раньше это был учкомбинат).

6.) Изучение и оценка персонала.

Решает проблему конфликтов в фирме в т.ч. и через перемещение и увольнение.

7). Повышение качества трудовой жизни.

Решает все социальные проблемы («Собес-мамочка» как говорят юристы)

8). Охрана труда и техника безопасности – тут все ясно.

К вопросу: Структура и содержание работы варианта-отдел управления персоналом.

  1. Сектор планирования и найма рабочей силы:

  • определение потребности в кадрах;

  • формирование резерва, набор персонала (по внешнему и внутреннему набору);

  • отбор кадров (анализ документов претендентов, тестовые испытания и т.д.)

  • заключение трудовых договоров.

  • представление кадровой информации руководству.

  • Оформление кадровых документов.

  1. Сектор мотивации и стимулирования труда персонала:

  • разработка проектов системы оплаты труда, тарифных ставок, окладов, положений о премировании.

  • разработка системы материальной и моральной мотивации труда.

  • определение эффективности системы оплаты труда и ее совершенствование.

  • изучение производительности труда и прибыльности организации.

  • составление отчетов по своим функциям.

  1. Сектор трудовых отношений и дисциплинарных отношений:

  • ведение табеля, работа с табельщиками, учет использования рабочего времени.

  • учет и анализ нарушений трудовой дисциплины. Измерение уровня дисциплины труда по подразделениям организации.

  • составление справок (отчета) о текучести кадров.

  • ведение делопроизводства отдела.

  • учет работников, подлежащих замене (уход на пенсию, увольнение, болезнь).

  • оформление поощрений, взысканий, отпусков, договоров о материальной ответственности, различных пропусков.

  1. Сектор профориентации и социальной адаптации персонала:

  • ознакомление поступающего с правилами внутреннего распорядка, этическим кодексом предприятия, другими правилами, с историей организации и перспективами ее развития, с возможностями работника по профессиональному и карьерному росту.

  • изучение неформальных правил и ценностей организации.

  • анализ степени удовлетворенности работников организации своим трудом.

  • собеседование с поступающим с разъяснением системы управления организацией, способов реализации своих потребностей с помощью организации.

  • проведение в необходимых случаях психотерапии.

  1. Сектор подготовки и продвижения кадров:

  • разработка программ обучения, подготовки и переподготовки работников.

  • планирование обучения, подготовки переподготовки кадров.

  • организация проведение обучения.

  • подготовка и переподготовка руководящих кадров, повышение квалификации.

  • заключение договоров на проведение студентами, аспирантами и докторами производственной практики в организации.

  • разработка проекта деловой карьеры специалистов и руководителей.

  1. Сектор изучения и оценки персонала:

  • оценка эффективности работы подчиненного непосредственным руководителем, а также сотрудниками отдела персонала;

  • подготовка предложений по повышению (понижению) по службе, переводу, прекращению трудового договора;

  • разработка и реализация программы «Ротация руководителей низового звена»;

  • разработка и реализация программы «Управление продвижением персонала»;

  • подготовка проекта коллективного и других договоров с работниками рабочего самоуправления;

  • управление конфликтами в коллективе, в том числе между линейным и штатным персоналом, между различными отделами и службами;

  • информирование руководства об оценки персонала и предложениях по локализации конфликтов;

  1. Группа повышения качества трудовой жизни:

  • оформление пенсионных дел;

  • ведение договоров со страховыми компаниями по медицинским полисам;

  • оформление детей в дошкольные учреждения;

  • оформление дотаций на детей в связи с повышением цен;

  • оформление пособий малообеспеченным семьям;

  • оформление льгот в связи с материнством;

  • оформление приказов на получение пособий матерям, находящимся в отпуске без содержания;

  • учет молодежи и контроль за соблюдением законодательства о труде молодежи;

  1. Группа охраны труда и техники безопасности:

  • изучение условий труда и техники безопасности;

  • разработка и контроль за осуществлением программ по обеспечению оптимальных условий труда;

  • организация медицинского обслуживания персонала;

  • разработка инструктажей по технике безопасности;

  • учет и расследование несчастных случаев на производстве;

  • организация материального обеспечения охраны труда;

Создание отделов управления персоналом не приводит к значительному увеличению затрат. Увеличение штата в полтора-два раза по сравнению с традиционными отделами кадров, приводит к заметному повышению качества труда, улучшению экономических показателей за счет улучшения организации труда, трудовой дисциплины. Ожидаемые изменения наступят после перехода отдела персонала на работу по новым кадровым технологиям и будет усиливаться по мере повышения качества работы сотрудников отдела персонала.

Вот, собственно говоря, в общих чертах и очень коротко, как обстоят дела в отделе управления персоналом – которого еще нет, либо службе кадров – которой быть уже не должно

II . вопрос: Кадровое делопроизводство:

Естественно трудности реформирования и построения практически с нуля новой системы управления персонала не могло не сказаться на общем уровне документационного обеспечения этого процесса.

В чем были трудности?

  1. Первое и основное – Десять лет (это только в России может быть) при капиталистических отношениях в экономике главным законом, регулирующим трудовые отношения номинально оставался социалистический Кодекс законов о труде выпуска 1961г., где уже несуществующее государство гарантировало права, льготы, денежные выплаты, отпуска санатории и всё за государственный счет. Частный бизнес за все это платить не хотел и КЗоТ был выброшен на свалку, туда же полетела стандартизированная система кадровой документации со странными на сегодняшний взгляд вопросами: являетесь ли членом ВЛКСМ? Если родственники за границей и как они туда попали?

Таким образом, документационное обеспечение было лишено своего

содержательного наполнения.

  1. Был разрушен алгоритм работы по приему на работу и увольнению с 25 сентября 1992 г. был отменен обязательный, не подлежащий расширительному толкованию перечень документов, которые работодатель имеет право требовать от работников при поступлении на работу, было забыто требование по ведению трудовых книжек. Каждый работодатель сам определял список документов, какие надобно ему представлять на очи ясные, чтобы он сподобился на работу принять: от характеристики с прежнего места работы до справки из гинекологии и дерматолога. Другие, наоборот, даже паспорт не спрашивали и не узнавали, как хотя бы зовут человека, не говоря уже про фамилию и где человек живет. С трудовыми книжками тоже творилась неразбериха. Работники управления социальной защиты на ул.Дзержинского в те годы могли книги издавать из записей, которые ваял нарождавшийся предприниматель в трудовых книжках и скреплял все это печатью, включая и ненормативную лексику.

Никогда не отдавайте свою трудовую книжку частному предпринимателю, который берет Вас на работу, он у себя её не имеет права хранить и тем более заполнять. При оформлении на работу к ПБОЮЛ обе стороны подписывают трудовой договор и регистрируют его в органах соц. Защиты. Один экземпляр работник сам вкладывает в трудовую книжку.

В конечном итоге бесправность работника породила и бесправность работодателя. Частный бизнес за 10 лет понял вместе с государством, что без национального законодательства о труде далее жить просто невозможно как для государства, так и для национального частного капитала.

Новый этап начался в 2001году, судите сами: 6 января 2001 года постановление №26 Государственного комитета РФ по статистике закреплена унификация документов для поступления на работу, по движению кадров, документы кадрового учета и многих других.

21 декабря 2001года Государственная дума РФ приняла Трудовой кодекс РФ. И в течение всего 2002 года Министерство труда в развитие основных положений кодекса разработало больше десятка подзаконных нормативных актов.

Получив юридическую опору другие министерства и ведомства каждое в сфере своих вопросов утвердило многие детализирующие и разъясняющие нормы. На сегодняшний день абсолютное большинство вопросов общего характера нашло свое отражение в нормотворческой деятельности законодателя.

Таким образом, делопроизводство как обеспечивающий вид деятельности получило свое нормативно-методическое и правовое наполнение.

Почему мы так долго говорим о трудностях-

Существует такое понятие «юридическая сила официального документа»

Значение этого термина трудно переоценить в любой области и особенно в системе управления. Это и термин и нерушимое правило. Уже не один миллион управленцев во все времена и у всех народов лишился должности, а иногда и свободы за несоблюдение этого правила.

Что это такое?

Давайте заглянем еще раз в наш словарик терминов делопроизводителя : ГОСТ Р 51141-98

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особенную категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые являются официальными документами использующиеся в текущей деятельности организации.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательство, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Т.е. 3 пункта обязаны лица готовящие и выпускающие документ выполнить:

  1. Соблюсти закон;

  2. Не выйти за пределы своей компетентности

  3. Выполнить действующие правила по составлению и оформлению документа.

А ведь юридическая сила документа, официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для целого круга участников управленческих действий, которые основывают на нем свою деятельность. Стоит не соблюсти хотя бы одно из трех этих правил и официальный документ теряет свою силу, т.е. становится необязательным для исполнения. Что такое потеря управления – объяснять не нужно! ПРОШУ ПОМНИТЬ ЭТО ВСЕГДА!!!

Теперь можно формулировать наши рабочие понятия:

Документационное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) – это, во-первых, совокупность документов организационно –распорядительного, информационно – справочного и учетного характера по персоналу организации; во вторых, создание (или получение извне) этих документов, их обработка и организация движения по всем уровням управления вплоть до передачи в другие подразделения.

Часть кадрового делопроизводства, непосредственно связанная с созданием названных документов в соответствии с установленными требованиями, называется – документированием.

Документооборот в кадровом делопроизводстве состоит из тех же составных частей, что и общее делопроизводство. Специфику и отличия в содержании работы персонала кадрового делопроизводства мы рассмотрим ниже, а вот построить структуру кадрового документооборота нам уже не по силам.

Основные элементы структуры процесса кадрового документооборота:

  1. Своевременная обработка поступающей кадровой документации.

  2. Регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу.

  3. Разработка, согласование и набор документов по кадровым вопросам.

  4. Доведение вопросов кадровое документации до соответствующих работников для исполнения.

  5. Контроль за исполнением требований документов.

  6. Организация копирования и оперативного размножения документов т.д.

  7. Экспертиза документов, оформление дел, передача в архив.

И так, по документообороту рельефно видны задачи кадрового делопроизводства, точно также можно определить основные функции делопроизводства в любой другой отрасли, в том числе ДОУ организациями сервиса и туризма. Однако это вовсе не значит, что делопроизводство управления всеми областями человеческой деятельности одинаково? Неправильно! Где искать отличия? Опять обратимся к документообороту, ибо это центральная проблема, центральный вопрос делопроизводства.

Как сложный технологический процесс- документооборот обладает количественными и качественными характеристиками. Эти характеристики в большей степени определяются по документопотоку. Вот та единица измерения которая определяет количество и качество документооборота.

Если в количественном отношении все более или менее понятно (чем больше объем документопотока – тем мощнее и многочисленнее подразделение делопроизводства и интенсивнее его работа), то с качеством давайте разберемся.

Качество документооборота во многом определяется качеством документопотока. Из чего складывается качество документопотока?

Это:

  • Какие виды документов, составляющие документопоток, в какой пропорции

они идут, сколько организационных, распорядительных, информационных,

какие формы преобладают в каждой подгруппе;

  • содержание документов, правила их составления;

  • степень правового наполнения и нормативно-методического обеспечения отрасли и ее управленческих структур;

  • направление движения документов (мы говорили в свое время о восходящих, нисходящих и горизонтальных потоках).

Данный список качественных характеристик можно продолжать, но уже и так ясно, что делопроизводство министерства образования и делопроизводства отдела образования Калининского района будут сильно отличаться, хотя вроде и в одной области работают. (Отличия по уровню управления)

А уж если и области разные, то уж как говорится, и ежу понятно, что различия между документационным обеспечением управления организациями туристического сервиса и делопроизводством гостиницы есть и немалые. (По виду обеспечиваемой деятельности)

С учетом того , что мы рассмотрели выше, давайте как опытные специалисты в области документационного обеспечения, методически правильно разберем делопроизводство в службе управления персоналом.

И так, уточнив факт и содержание правового и нормативно – методического регулирования управления персоналом, задаем первый и основной вопрос :

Что представляет собой документооборот в кадровом делопроизводстве, его количественная и качественная составляющая и какая доля документирования в этом документопотоке?

Только не задавайте этот вопрос секретарю маленького офиса, который ведет все виды делопроизводства в организации, иначе сначала будете доставать нашатырь и валерьянку, а потом еще и врага злейшего наживете.

(Документопоток это как индикатор деятельности любой отрасли. В свое время Менделеев только по анализу накладных на отгрузку сырья на заводы Нобеля смог вычислить формулу новейшей глубоко засекреченной взрывчатки, которая впоследствии получила название «динамит».)

В документообороте системы управления персоналом организации обращаются следующие виды документов:

1 группа - это регламентирующая документация, т.е. те документы которые расписывают всю организацию предприятия до последнего человека (цели, задачи, структура, кто, чем и как должен заниматься, кто кому подчиняется и за что отвечает). Эти документы многие управленцы называют еще организационными документами, они общие для всей структуры предприятия, или руководствуются все подразделения и службы в том числе отдел управления персоналом и, естественно, один из видов обеспечения его работы – кадровое делопроизводство.

К этим документам относятся: устав предприятия, оргштатная структура, штатное расписание, стандарты и регламенты предприятия, положения о структурных подразделениях, инструкции на виды работ общие для всего предприятия по основному производству основной деятельности и по видам обеспечения и обслуживания.

Например:

  1. Инструкция об электроснабжении организации;

  2. Инструкция о контрольно-пропускном режиме и охране предприятия;

  3. Инструкция о порядке пользования и доступа к информационным ресурсам «Интернет» на предприятии и т.д. (Об этом мы будем говорить подробнее в следующих лекциях).

В общем : от устава предприятия до должностной инструкции работника.

2 группа – организационно-кадровая документация, это документы регламентирующие именно персонал как человеческий ресурс и все что связанно с работой по управлению персоналом.

Сюда можно отнести прежде всего правила внутреннего трудового распорядка (его еще называют – положением о персонале) – это основной локальный документ (разрабатываемый на предприятии), охватывающий все стороны работы с персоналом организации, своего рода мини трудовой кодекс предприятия, инструкция по хранению трудовых книжек на предприятии, инструкция по обеспечению конфиденциальности данных работников предприятия и целый ряд других документов.

3 группа - распорядительная документация (на факультетах управления этот вид документов называют документированными способами оперативного управления), что сюда относится: приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и т.д. (это семейство организационно-распорядительных документов организации)

4 группа – документация по накоплению и обобщению информации – очень важная группа документов в условиях развития системы управления персоналом. Сюда относятся отчеты, акты, доклады, обзоры и т.д.

5 группа – документы по передаче информации (письма, телеграммы, факсы).
И наконец 6 группа – документация по личному составу:

  • приказы и распоряжения по личному составу (по кадрам)

  • трудовые договора (контракты)

  • личные и учетные карточки

  • автобиографии и резюме

  • рекомендации, заявления, характеристики

  • трудовые книжки

  • обязательства о неразглашении коммерческой тайны

  • разного рода справки, в основном фиксирующие юридически значимые факты и т.д.


Вот 6 групп документов, давайте анализировать:

Первая группа – организационные, 3 группа- распорядительная – это прерогатива (зона ответственности) общего делопроизводства предприятия.

Что остается? Маленькая толика во второй группе, в основном это документы разрабатываются один раз и являются долговременными, 4 и 5 группы информационно-справочные документы, их объем и разнообразие будет возрастать по мере развития системы управления персоналом и приближения её к лучшим наиболее проверенным западным образцам.

И остается 6 группа – с огромным количеством документов по личному составу, которая меньше уже ни как не станет, ибо это документы, предусмотренные основным законом регламентирующим трудовые отношения, которым является Что? Правильно Трудовой Кодекс РФ.

Отсюда: можно судить о документообороте в кадровом делопроизводстве.

Вопрос к аудитории: Оцените объем и качество документооборота.
Основные характеристики мы разобрали, теперь необходимо перейти к частностям в кадровом делопроизводстве.

Сразу возьмем 2 группу – организационно – кадровая документация.

Главный документ здесь – Правила внутреннего трудового распорядка или по другому Положение о персонале. Составляется на заре становления организации.

Открываем Трудовой кодекс РФ Раздел 8: Трудовой распорядок. Дисциплина труда. Глава 29: Общие положения ст. 189: Дисциплина труда и трудовой распорядок . Абзац третий, четвертый и пятый – Читаем:

Трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка.

Правила внутреннего трудового распорядка организации – локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регламентирования трудовых отношений в организации.

Для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, утверждаемые Правительством РФ в соответствии с федеральными законами.

Статья 190: Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка организации.

Правила внутреннего трудового распорядка организации утверждаются работодателям с учетом мнения представительного органа работников организации.

Правила внутреннего трудового распорядка организации, как правило являются приложением к коллективному договору.

В Трудовом кодексе есть еще более десятка статей, где либо в самом тексте статей, либо комментариях к ним упоминаются Правила внутреннего распорядка. Оформляются Правила на общем бланке организации и доводятся каждому вновь принимаемому на работу под роспись в специальном журнале или ведомости.

Кроме положения о персонале в группу организационно – кадровой документации можно отнести организационно-правовые документы длительного действия, которые определяют, разъясняют, подробно регламентируют научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности отдела по управлению персоналом.

Основная разновидность (форма) таких документов – это инструкция.

^ Как это все выглядит на практике:

В работе любого подразделения есть процессы и участки работы, где ошибка обходится очень дорого, либо появляется новое направление, где ошибки очень вероятно- работники не освоились и , как говорят, не набили руку; либо в решении вопроса участвуют несколько сотрудников, каждый на своем участке - для предотвращения недоразумений умный и грамотный руководитель прикроет проблему инструкций организационно-методического назначения с длительным сроком действия.

В результате появляются: в гостиничном деле- «Инструкция о порядке оформления гостей», «Инструкция о порядке выдачи ключей от гостиничного номера»; в туризме- «Инструкция о правилах разбивки палаточного ночлега»; на заводе – «Инструкция по эксплуатации какого-нибудь мощного и дорогого компрессора». В работе по технике безопасности такие инструкции - 90% всего документооборота.

^ Для отдела управления персоналом:

  • инструкция о порядке заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек работникам организации.

  • Инструкция о порядке прохождения медицинских осмотров и учета санитарных книжек работников и т.д.

В первое время, когда вступил в силу Трудовой кодекс и сотрудники его знали слабо, умные начальники, дабы не допустить нарушения закона составляли инструкции о порядке приема и оформления документов нового работника, и т.д.

Формуляры таких инструкций примерно все одинаковы:

  • Оформление происходит на общем бланке организации, либо указывается наименование организации- -автора документа.

  • Гриф утверждения с датой.

  • Наименование документа, текст, подпись составителя, виды согласования;

Тест инструкции включает:

  • Общие положения, где указывают область применения инструкции, правовые, нормативно-технические и методические документы, на базе которых подготовлена инструкция, приводится порядок пересмотра и корректировки инструкции, здесь же указывается кто занимается работой по основной части.

  • ^ Основная часть в прямой постановке озаглавливается вопросом инструкции. Если это инструкция по кадровому делопроизводству, то так и выносят в заголовке «Правила подготовки, оформления и прохождения документов». Далее процесс состоит из подразделов и описывает весь процесс.

  • ^ Заключительная часть – указывается где и как документируются выполняемые действия, уточняется ответственность исполнителя работ, кому и как докладывается о выполнении т.е. система отчетности и периодичность работ.

Мы не будем подробно останавливаться на 4 и 5 группах, это чисто узкоспециализированные документы для профессионалов, вряд ли кому – нибудь из Вас придется на первых порах готовить отчетность о психологической совместимости работников второй бригады столовой гостиницы «Космос» и предлагаемых решениях или акт о расходовании экземпляров трудовых книжек в 3 квартале 2005г. по ЗАО «Туристический центр – Водопады Кавказа».

^ Приступим сразу к 6 группе документов «Документация по личному составу».

И если другие группы документов просто показывают особенности документационного обеспечения управления при работе с персоналом (используются те же формы документов, отличие в содержании), то это 6-я группа документов наглядно убеждает нас в глубокой специализации кадрового делопроизводства как отдельной специализированной области документационного обеспечения. Здесь как нигде Трудовой кодекс РФ – царь и бог.

Ну раз это особая область, то и термины здесь свои. По ходу разговора будет возникать надобность в их переводе и толковании.

Для начала : термины «личный состав», «персонал», «кадры» - это синонимы обобщенного термина «работники предприятия». В официальных документах, литературе и практике кадровиков все они употребляются в одинаковом значении.

^ Все документы по личному составу можно разделить на 4 подгруппы:

а) документация, связанная с комплектованием персонала организации;

б) документация, связанная с процессом передвижения персонала по службе;

в) документация, связанная с выполнением работником требований трудовой

дисциплины;

г) документация, связанная с прекращением трудовых отношений с организацией и увольнением.

Однако до перехода к рассмотрению первой подгруппы документов по оформлению трудовых отношений, необходимо еще найти того, кто с Вами эти трудовые отношения захочет иметь. Поиск работы – процесс, и он имеет свои документы:

1) Резюме; 2) Рекомендации (рекомендательные письма) или характеристика обычно – (для выходцев из закрытых силовых структур).

Правила составления, оборот этих документов, критерии оценки эффективности – предмет отдельного, большого обстоятельного разговора.
  1   2   3   4

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconЭкзаменационные вопросы Роль и место документационного обеспечения...
История развития системы государственного делопроизводства: делопроизводство в Древнеруском государстве (11-15 века)

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconОсновные направления и содержание организационной работы по созданию...
Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса...

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» icon«Документационное обеспечение деятельности исполнительных органов...
Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса...

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconОбщие методические указания по курсу «документационное обеспечение...
Основная цель курса «Документационное обеспечение управления» является изучение видов официальных документов и требований к их составлению...

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconПрограмма государственной (итоговой) аттестации (гиа) выпускников...
Документационное обеспечение управления, архивоведение Государственному образовательному стандарту среднего профессионального образования...

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconВопросы к экзамену по дисциплине «управление персоналом»
Место и роль управления персоналом. Рост актуальности знаний в области управления персоналом организации

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconСодержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная...
Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса...

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconСущность и структура системы управления персоналом
Характеристика современных методов изучения системы управления персоналом

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconОрганизация документооборота в организации (учреждении, на предприятии)
Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса...

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconПрограммные требования для подготовки к экзамену по дисциплине "Управление персоналом"
Основные понятия управления персоналом предприятия: определение; пирамида капитала предприятия; основные черты

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
zadocs.ru
Главная страница

Разработка сайта — Веб студия Адаманов