«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.»




Название«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.»
страница2/4
Дата публикации08.07.2013
Размер0.67 Mb.
ТипДокументы
zadocs.ru > Туризм > Документы
1   2   3   4
^

Вставка для практического занятия


Рекомендуется для изучения в ходе практического занятия по информационно – обучающему блоку №5:

«Документационное обеспечение управления персоналом организации, учреждения, предприятия (кадровое делопроизводство)».
^ 1) Резюме – от фр.resume- краткое изложение сути написанного; краткий вывод, заключительный итог чего-либо.

Это общее значение слова приводит Современный словарь иностранных слов, изд-во «Дуэт» Комета, СПб.1994г.

2) Частное значение этого понятия приводит Справочник. Энциклопедия «Карьера». М.: «РТВ-Медиа», 2005г.

^ Резюме - краткое описание биографии ( от фр. Resumer – излагать вкратце) потенциального работника, где указывается его образование, опыт, интересы и иная информация. Цель резюме – эффективное средство саморекламы, самомаркетинга на рынке.

Основные требования при написании резюме:

    1. Краткость

    2. Конкретность

    3. Активность

    4. Избирательность

    5. Честность.

Необходимо использовать энергичные глаголы, которые показывают Вашу активность. Нельзя показывать, что вы вроде стояли в стороне, не пишите «участвовал», «оказывал помощь», употребляйте «исследовал», «повысил», «произвел».

Типы резюме:

  • хронологическое;

  • функциональное;

  • комбинированное;

Так же как и во всей рекламе в резюме крайне важны:

    1. Оформление – резюме должно быть написано на качественной бумаге, желательно избегать яркой и цветной бумаги. Не рекомендуется использовать вычурные шрифты, в резюме – лучше всего выделять основные мысли и ключевые моменты полужирным шрифтом.

    2. Содержание – предмет особого и обстоятельного разговора.

Помимо знания структуры резюме, полезным будет узнать психологию менеджера по персоналу, проверяющего Ваше резюме и оценивающего Вас.

Из истории вопроса: Резюме как документ имеющий касательство к трудовым отношениям широко появился в России в 1992 году. Причиной послужили внесенные 25 сентября 1992года изменения в ст.130 тогдашнего Кодекса законов о труде. Старый личный листок по учету кадров, который по идее заполнял будущий работник перед приемом на работу устарел, а новый Государство не ввело. Как отбирать работников? Работодатели сами взялись использовать западный опыт: появились справки-резюме. Каждый работодатель требовал записать в неё что сам домыслил и работник придумал. Вот из этого «домыслил и придумал» за 13 лет вырос основной и единственный документ при найме рабочей силы со своими законами и степенью эффективности.

^ Рекомендации (рекомендательные письма) – это документ рекомендательного характера, составляемый на прежнем месте работы. В нем Вам дается характеристика как работнику. Рекомендательное письмо предназначено для вашего будующего работодателя. На Западе уже давно стало традицией при смене места работы просить работодателя написать рекомендательное письмо. В России культура таких писем только появляется, заменяя собой распространенные в прошлом характеристики. Как показывает практика, в большинстве случаев рекомендательные письма составляются самими работниками, а работодатели их подписывают. Многие рекомендатели испытывают затруднения при составлении таких писем или попросту не хотят тратить на это время. Вы можете вручить им свой черновой вариант или уже готовое письмо для проверки и подписи.

Опытные менеджеры по персоналу прекрасно осведомлены о такой практике и часто относятся к рекомендации, как к дополнительному средству проверки компетентности, грамотности и опытности самих соискателей вакансий. Поэтому к составлению рекомендательного письма нужно относится не менее серьезно, чем к сочинению резюме. Традиционно составленное рекомендательное письмо сотрудника компании должно состоять из следующих разделов (или пунктов):

  1. Название документа: «Рекомендательное письмо».

  2. Подтверждение факта работы человека в компании: ФИО, период работы в данной организации, занимаемая в этот период должность (или их поочередная смена), краткое описание обязанностей.

  3. Краткая характеристика деловые качества и успехов работника за указанный период времени.

  4. Причина ухода из компании.

  5. Рекомендации: краткое впечатление о результатах трудовой деятельности работника, о его способностях к дальнейшему профессиональному росту.

  6. Должность, ФИО того, кто подписывает рекомендательное письмо. Желательно указать контактную информацию для возможного уточнения деталей.

  7. Подпись и печать.

Заручиться рекомендацией вы можете у человека, который Вас хорошо знает, поскольку Вы у него учились или работали: преподаватель, руководитель курсовой или дипломной работы, заведующий кафедрой, декан факультета, начальник на рабочем месте.

Есть золотое правило: «Молодой, но какие мощные рекомендации!»

^ Общие вопросы при подготовке к собеседованию:

  1. Собеседование - это последний шаг на пути к получению работы. Ход собеседования вполне предсказуем, поэтому к нему можно заранее подготовится. Хорошая предварительная подготовка позволит чувствовать себя на переговорах уверенно и защищено. Важно подготовится внутренне и внешне.

  2. Очень важно прибыть на собеседование вовремя. Необходимо подумать, каким транспортом ехать, сколько на это потребуется времени. Лучше приехать чуть раньше и погулять на свежем воздухе – это поможет сосредоточится к разговору. Но входить в кабинет раньше назначенного времени не стоит. Работодатель может быть занят – не стоит ему мешать. В дверь кабинета нужно постучать в назначенное время.

  3. При встрече необходимо иметь документы: паспорт, аттестат(диплом), трудовую книжку.

  4. Не стоит приходить на собеседование в состоянии усталости и стресса.

  5. Заранее невозможно узнать: с каким человеком придется разговаривать. Ориентироваться приходится (следует) на благожелательность руководителя, заинтересованного в подборе хорошего специалиста. Задача соискателя своим поведением убедить, что именно он является таким специалистом.

  6. Поздоровавшись не стоит без приглашения торопливо садится на стул. Желательно составить первое впечатление о собеседнике. Если был предварительный разговор с работодателем по телефону, то необходимо напомнить ему об этом. Держаться нужно свободно, но не развязанно. Не позволяйте себе жевать резинку, курить, сидеть развалясь на стуле и т.д.

  7. Лучше подождать, пока Вас будут готовы выслушать или начнут разговор. Необходимо всегда внимательно выслушивать и только затем отвечать, никогда не стоит прерывать работодателя.

  8. Взгляд на собеседника должен быть открытым , доброжелательным, выражающим интерес и понимание. Упорный пристальный взгляд смущает собеседника, мешает сосредоточится. Такая манера смотреть, часто воспринимается как вмешательство в личные переживания, бесцеремонность, желание соперничать.

Если же собеседник не смотрит в глаза партнеру, избегает его взгляда, это тоже производит неблагоприятное впечатление. Но такой взгляд может выражать и застенчивость, неуверенность в себе. Оптимальным в большинстве случаев складывается такой «режим» при котором беседующие то смотрят друг на друга, то отводят взгляд. Как показывает исследование, лучше не задерживать взгляд дольше 10 сек. Правильный зрительный контакт позволяет выразить и почувствовать внимание, одобрение, произвести благоприятное впечатление. Полезно обратить внимание, в какие именно моменты собеседник смотрит на говорящего. Как правило, это происходит в наиболее важных для него «местах» разговора.

  1. Говорить нужно ясно, кратко, избегая длинных объяснений. Важно избегать вопросов, на которые собеседник может ответить «нет». Желательно повторять в ходе беседы основные мысли собеседника «Если я вас правильно понял, то…..». Не стоит повторять свои собственные мысли и слова, навязывать собеседнику свое мнение. Желательно выражаться оптимистически, уверенно. И надо вообще быть уверенным в себе (хотя бы внешне). Ответы на вопросы работодателя – убедительно, правдивые, уверенные – помогут ему понять, что перед ним именно тот человек, которого он ищет.

  2. Крайне необходимо позаботится о внешнем виде. Все знают пословицу: «Встречают по одежке, а провожают по уму». При этом подчеркивается, что ум, естественно – это главное, но встречают все таки по одежке.

Основные моменты по одежде:

- Внешний вид должен соответствовать той работе, на которую соискатель претендует.

- Необходимо избегать сверхмодных вещей, особенно если они не гармонируют с другими элементами туалета.

- Девушкам не стоит одевать очень короткую юбку или приходить в спортивном костюме.

- Косметику или макияж лучше использовать умеренно, чтобы не выглядеть вульгарно.

- Обувь должна быть начищенной, не стоптанной, также не стоит надевать туфли которые тесны, девушкам лучше одеть туфли на среднем каблуке.

- Следует обратить внимание на прическу.

- Предпочтительно использовать деловой или классический стиль, это может быть скромный, но сшитый со вкусом повседневный костюм, позволяющий чувствовать себя естественно и непринужденно, он должен быть чистым и отглаженным.

  1. Важно занять правильную позицию во время деловых разговоров. В современной психологии выделено три типа поведения, которые могут занимать собеседники во время переговоров:

  • когда позиция одного собеседника является приниженной и просительной, она названа «подставкой снизу» и означает, что он ставит своего партнера выше себя;

  • когда позиция в беседе может быть надменной, покровительственной, когда партнер по беседе осуществляет нажим на собеседника «с помощью силы», навязывая свое мнение, такая позиция получила название «подставка сверху»;

  • но наиболее эффективно взаимоотношение может быть достигнуто, лишь при поведении собеседников, получивших название «подставка рядом», не впадая в униженного просителя, в другую крайность.

Для того чтобы это стало возможным, необходимо помнить:

  • чем короче предстоящая деловая беседа, тем тщательней стоит к ней готовится;

  • необходимо заранее отработать ответы на наиболее вероятные вопросы, придумайте аргументы и даже формулировку;

  • следует изучить организацию, в которую соискатель обращается по поводу трудоустройства, виды производимой продукции, климат в коллективе и т.д.

  • надо быть готовым к анкетированию или тестированию. Цель анкетирования – получить некоторые сведения, например, об образовании, квалификации, семейном положении, для осуществления предварительного отбора кандидатов. Цель тестирования- выявить профессиональную пригодность, деловые и личностные качества, психологические особенности соискателя и т.д.

Тестирование надо рассматривать как нормальное явление, которое помогает руководству подобрать на вакантное место нужного работника из числа претендентов.

Но все – таки работника взяли на вакантную в штатном расписании должность, как это документируют. ^ И вообще из каких документов состоит подгруппа по комплектованию предприятия персоналом.

  1. ЗАЯВЛЕНИЕ.

Оформление заявления производится от руки лично работником на формате А4.

В правом верхнем углу соблюдая поля по периметру листа от средины указывается должность того должностного лица, кто уполномочен подписывать в организации приказ по личному составу о приеме на работу. Это или директор, или заместитель Генерального директора по персоналу, далее указывается - от кого заявление ФИО, проживающего (указывается адрес). Ниже центрированным или фланговым расположением указывается название документа «Заявление.

Далее излагается содержание документа «Прошу принять меня на работу на должность – следует наименование должности в соответствии со штатным расписание – и указывается наименование структурного подразделения».

Ниже следует подпись и ее расшифровка. В некоторых организациях принята практика визировать заявления непосредственным начальником, которая располагается ниже подписи работника.

Для заключения трудового договора, лицо поступающее на работу, предъявляет работодателю (в соответствии со ст.65 Трудового кодекса):

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (обычно кадровый работник делает ксерокопию первого разворота);

  • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

  • страховое свидетельство государственного страхования;

  • документы воинского учета – для военнообязанных и лиц подлежащих призыву на военную службу;

  • документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на должность специалиста или работу, требующую специальных знаний.

В определенных случаях, с учетом специфики работы, Трудовым кодексом, иными Федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления иных дополнительных документов. Обратите внимание, дополнения к списку может быть внесено только федеральными законами, указами Президента или постановлениями Правительства РФ и более никого: ни министр, ни губернатор, ни генеральный директор – не могут расширить список.

При поступлении на работу впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляет служба управления персоналом совместно с бухгалтерией предприятия в 5 дневный срок.

И так: заявление написано, резолюция непосредственного начальника есть, сотрудники службы персонала готовят проект трудового договора. Некоторые организации до сих пор пользуются типовым трудовым договором который разработало в 1993 году Министерство Труда России (14.07.93 года Постановление №135). Вроде просто но уже не верно.

Со вступлением в силу Трудового кодекса появилась статья 57, которая так и называется: «Содержание трудового договора».

Вообще Трудовой кодекс РФ полностью и очень подробно детализировал как процедуру заключения, так и оформления трудового договора.

Этот закон полностью исключил из практики отношений, понятие «контракт» или «трудовой контракт», который рассматривался на практике как особый вид, трудового договора, заключенный на определенный срок и допускающий включение условий, значительно более худших, чем предусмотрено трудовым законодательством. И хотя в 1992году КЗоТ предусмотрел, что мол трудовой договор и контракт это тождественные понятия, но в практике существовал каждый сам по себе. Теперь нет «контракта» есть только трудовой договор. Если предлагают подписывать контракт – будьте предельно внимательны – есть подвох.

Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами, один экземпляр договора передается работнику (обычно под расписку), другой служба управления персоналом вшивает в личное дело работника. Ответственность за соблюдение порядка заключения трудового договора (при кажущемся равноправии сторон в договоре) лежит на работодателе в лице службы управления персоналом.

Даже если работник приступил к работе, а трудового договора нет, этот договор все равно должен быть заключен в трехдневный срок.

Подписанный сторонами договор служит основанием для оформления приказа по личному составу о приеме на работу. Данный приказ готовится инспектором отдела персонала или другим лицом, ответственным за оформление документов о приеме на работу на основании предъявленных документов (паспорт, трудовая книжка, в/билет и т.д.)

Существует унифицированная форма приказа (распоряжения) о приеме на работу №Т-1 если прием на работу производится индивидуально или №т-1А в случае одновременного оформления нескольких работников.

Указанные формы применяются для оформления и учета работников принимаемых на работу по трудовым договорам.

Оформление работников на условиях гражданско-правовых договоров, лизинга рабочей силы и по другимоснованиям производится иначе.

^ При оформлении приказа на работу в унифицированной форме №Т-1 указываются:

Наименование организации и номер приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, здесь же ставится дата издания документа.

Далее ниже фразы «принять на работу» полностью печатается фамилия , имя и отчество принимаемого работника.

Затем в одну строку вносится наименование структурного подразделения, ниже наименование профессии (должности), разряд, класс (категория), квалификация, ниже, через запятую:

Условия приема на работу и характер работы (при оформлении этого положения необходимо внимательно смотреть договор с работником – разночтений не должно быть).

Далее указывается оклад и тарифная ставка в рублях в месяц.

Если есть надбавки (за сменность, разъездной характер работы, вредность) – они также указываются в рублях в месяц.

Строкой ниже заносится обязательный элемент: наличие испытательного срока указывается в месяц, либо пишут : «без испытательного срока».

Обязательно приводится основание издания приказа: Трудовой договор от такого-то числа, месяца, года и указывается его номер.

Весь приказ подписывается руководителем организации, либо специально уполномоченным для этого работодателем должностным лицом. Расшифровывается его подпись и указывается его должность.

Ниже подписи руководителя набирается текст расписки работника о доведении ему под роспись данного приказа: «С приказом ознакомлен, место для подписи и даты (числа, месяца, года)».

Кроме всего этого, в правой верхней половине листа наносится информационная сетка, где представляются коды документа по общероссийскому классификатору системы организационно-распорядительной документации (ОКУД), и общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

В нижней части сетки указывается дата начала работы и если договор срочный т.е. заключен на определенный срок – дата окончания работы. Зачем? Ответ: не всегда дата издания приказа совпадает с датой начала работы.

Последней строкой в сетке, которая совпадает в тексте приказа с указанием фамилии, имени и отчества работника, проставляется присваиваемый ему табельный номер, по которому он будет числиться в документации по учету труда и заработной платы.

Дальнейшие действия по документированию работы, связанной с наймом персонала также регламентированы законом.

Чем и хорошо в кадровом делопроизводстве, ничего не нужно придумывать, изобретать и сочинять. При таком правовом и нормативно-методическом наполнении делопроизводства по оформлению на работу, движению и учету кадров, организации документооборота, систематизации и хранению документопотоков необходимо только изучать и выполнять.

Поехали дальше: у нас есть надлежащие оформленные три документа, которые переводят человека из разряда претендентов в штатного сотрудника организации: заявление, трудовой договор, приказ по личному составу.

Основная задача следующего этапа делопроизводства в кадрах:

1. Документировать ввод работника в строй (т.е. задокументировать его подготовку к выполнению конкретных обязанностей на конкретном рабочем месте в конкретной организации), и – 2- учесть работника в общей системе учета персонала на предприятии.

^ И так: давайте учитывать работника в общей системе учета персонала на предприятии.

  1. После издании приказа по личному составу на каждого работника оформляется личная карточка работника по унифицированной форме №Т-2, на государственных предприятиях унифицированная форма № Т-2ГС (личная карточка государственного служащего). Все записи в эти формы производит только работник службы персонала и только на основании документов, представляемых работником.

Данные заполняемые формы являются основой формируемого на каждого работника личного дела. В это личное дело, кроме личной карточки входят еще ряд документов:

  • заявление о приме на работу;

  • трудовой договор;

  • выписка (копия) приказа о приеме на работу;

  • личный листок по учету кадров (анкета);

  • фотография 9*12;

  • копии документов об образовании;

  • характеристики, рекомендательные письма и т.д.

В ходе работы организации личное дело дополняется постоянно и чем дольше работники в организации, тем толще личное дело:

  • списки научных трудов;

  • свидетельство о браке, рождении детей (копии);

  • результаты аттестаций и некоторые другие документы первостепенного значения (в основном копии).

А раз копии личные дела удобно, с появлением сканирующих устройств достаточной разрешающей способности, вести в электронном виде.

Таким образом, ^ Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

1   2   3   4

Похожие:

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconЭкзаменационные вопросы Роль и место документационного обеспечения...
История развития системы государственного делопроизводства: делопроизводство в Древнеруском государстве (11-15 века)

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconОсновные направления и содержание организационной работы по созданию...
Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса...

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» icon«Документационное обеспечение деятельности исполнительных органов...
Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса...

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconОбщие методические указания по курсу «документационное обеспечение...
Основная цель курса «Документационное обеспечение управления» является изучение видов официальных документов и требований к их составлению...

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconПрограмма государственной (итоговой) аттестации (гиа) выпускников...
Документационное обеспечение управления, архивоведение Государственному образовательному стандарту среднего профессионального образования...

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconВопросы к экзамену по дисциплине «управление персоналом»
Место и роль управления персоналом. Рост актуальности знаний в области управления персоналом организации

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconСодержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная...
Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса...

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconСущность и структура системы управления персоналом
Характеристика современных методов изучения системы управления персоналом

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconОрганизация документооборота в организации (учреждении, на предприятии)
Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса...

«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.» iconПрограммные требования для подготовки к экзамену по дисциплине "Управление персоналом"
Основные понятия управления персоналом предприятия: определение; пирамида капитала предприятия; основные черты

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
zadocs.ru
Главная страница

Разработка сайта — Веб студия Адаманов