«Документационное обеспечение системы управления персоналом организации (учреждения, предприятия). Кадровое делопроизводство.»
Скачать 0.67 Mb.
|
| Личные дела в обязательном порядке ведутся, как правило, на руководителей организации и её структурных подразделений, специалистов, материально – ответственных лиц и некоторых других работников. Личные дела обязательно ведутся на всех государственных служащих (Федеральный закон «Об основах государственной службы РФ» от 31.07.95г№119ФЗ это регламентирует). В отношении ведения дел на технических исполнителей и рабочих в законе не упоминается, так же ничего не сказано о содержании личных дел, однако базой здесь служат национальные традиции и многолетняя практика. Перечень документов зависит от функционала работника на предприятии. Срок хранения личных дел 75 лет, поэтому туда не включаются документы с меньшим сроком хранения (справка из поликлиники, ЖЭКа). Листы посылаемые в дело нумеруются. Доступ к личным делам имеют только уполномоченные работники службы персонала. Круг других лиц, допущенных к личным делам сотрудников определяется руководителем организации. Личные дела никогда не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. При работе с личным делом категорически запрещается производить исправления в ранее сделанных записях. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных документов и хранятся в архиве по алфавиту. В целях обеспечения сохранности личных дел, их регистрируют в журнале регистрации личных дел и в службе персонала хранят только личные дела работающих сотрудников. Для этого используют сейфы и металлические шкафы. Почему так строго? Глава 14 Трудового кодекса «Защита персональных данных работника» - обязывает. А ст. 137 Уголовного кодекса – обещает до года тюрьмы за нарушение.
Трудовые книжки на предприятиях хранятся на правах документов строгой отчетности, т.е. любая запись и перемещение из рук в руки оформляется документально под роспись. Заполнение трудовой книжки впервые производится службой персонала организации в оговоренные выше сроки, в присутствии самого работника. ^ – на сегодняшний день является основным документом о трудовой деятельности работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливается правительством РФ. В трудовую книжку вносятся:
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не заносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием являются увольнением. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся по месту основной работы на основании документа, подтверждающего такую работу. Записи в трудовую книжку должны вносится в точном соответствии с формулировками в статьях Трудового кодекса РФ со ссылкой на конкретную статью. При прекращении трудового договора служба персонала обязана выдавать работнику трудовую книжку на руки, под роспись в день увольнения (в последний день работы) и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с его работой. В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника, либо его отказом получить ее на руки, служба персонала направляет работнику по почте уведомление о необходимости явиться за ее получением, либо дать согласие на пересылку. Со дня наступления уведомления служба персонала освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Для учета движения трудовых книжек используются журнальные формы «Журнал учета движения тр. книжки и вкладышей к ним». 3. В первый день работы на основании приказа по личному составу в отделе труда и заработной платы работнику открывается лицевой счет и оформляется уведомления в местное отделение Пенсионного фонда РФ о постановке на учет по месту работы, при этом используются данные страхового свидетельства. При заключении трудового договора впервые страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляет организация (пока этим занимаются бухгалтерии – основная задача которых бухгалтерский и налоговый учет). После завершения перестройки системы управления персоналом, вернее после её создания – участок отвечающий за систему учета труда и заработной платы прочно перейдет в отделы управления персоналом. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования потеснило со своих позиций трудовую книжку в вопросе подтверждения трудового стажа. С момента регистрации в качестве застрахованного лица, трудовой стаж должен устанавливаться на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета- так гласит закон.
На практике анкету оформляют по ходу работы на предприятии. Итог: это все документы которые оформляются в ходе приема на работу в обычные организации. Однако в России есть и необычные, с точки зрения приема на работу, организации. Это те, на которых трудовые отношения, помимо Трудового кодекса, регулируются федеральными законами, указами Президента и правительством РФ. Если кто-то из Вас устроится менеджером в санаторий «Белая Русь» под Туапсе, или на объект, который называется «Бочаров ручей» готовьтесь увеличить наш список как минимум в три раза. Для справки: «Белая Русь» - принадлежит администрации президента Белоруссии. «Бочаров ручей» - принадлежит администрации президента РФ (место отдыха и деловых встреч Президента РФ г.Путина) И так мы закончили документировать работника в общей системе учета персонала на предприятии. Другой аспект – задокументировать ввод работника в строй на конкретном рабочем месте, в конкретном структурном подразделении, на конкретном предприятии. Что включает эта работа?
Для документирования этих операций обычно используется журнальная форма.
Что это такое? Это система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения. Дата введения: 1.07.91 года. Дата переиздания: август 2001 года. Настоящий стандарт устанавливает порядок и виды обучения и проверки знаний по безопасности труда и других видов деятельности рабочих, служащих, руководителей и специалистов, а также учащихся. Стандарт является основополагающим в комплексе государственных стандартов, руководящих и методических документов по обучению работающих и изучению дисциплин по безопасности труда и других видов деятельности. ^ К вопросу документационного обеспечения ввода в строй принятого на предприятие работника. В принципе довести до работника локальную (внутри организации) нормативную базу, изучить инструкции по мерам безопасности и выполнить мероприятия, предусмотренные требования ГОСТ 12.0.004-90 – это хорошо. Однако, как показывает практика, когда организация работает в нестабильных условиях (при рыночных отношениях и не может быть стабильных условий), когда идет на уровне макроэкономики чехарда в финансовых, налоговых, имущественных отношениях – того что мы в трех этих пунктах перечислили крайне не достаточно для получения из вновь принятого работника полновесного и ценного сотрудника фирмы. Вопрос состоит в социальной адаптации. Что такое социальная адаптация – это процесс активного приспособления принятого на работу человека к новой для него среде. Суть ее сводится к двум вещам :
Показателем успешной адаптации является высокий социальный статус работника в организации. Показателем низкой адаптации – в конечном счете увольнение. У психологов есть любимый пример по этому поводу: условия идеальные – хороший коллектив и в него вводят нового хорошего работника – должно быть все отлично, без сучка и без задоринки. Ан не так! Представим себе несколько человек, которые стоят по кругу и держат перед собой кусок ткани растягивая её за края. Их задача в том, чтобы ткань была растянута ровно, без морщин. Вдруг приходит еще один человек и говорит: «Давайте я вам помогу!». Он искренне готов помочь, берется за край и начинает ее тянуть. Что происходит? Да то, что ткань начинает морщить. Так и должно быть, ведь новый член коллектива должен не только научится тянуть с определенной силой, но и все сотрудники должны соизмерять усилия между собой. Сколько длится этот процесс? Практика показывает, что естественная координация при вхождении работника в реальный современный производственный коллектив может длится до полугода. Если процессом управлять – процесс сокращается до полутора месяцев. Но это идеальные условия. Кто сказал, что коллектив предприятия во всем хороший и показатели фирмы стабильные (т.е., образно говоря, ткань не морщит) и где гарантия, что работник новый – это хороший работник? Значит и проблем разного рода по вводу в строй работника гораздо больше, чем иногда можно предположить. Мы изучаем предмет документационного обеспечения управления, в частности управления персоналом. Однако, перед тем, как говорить о видах обеспечения любого процесса, в том числе и документационного, необходимо отработать и внедрить в практику организации сам процесс. Основные составляющие уже разработаны. При этом использован и опыт лучших западных фирм и отечественные наработки. Однако до повсеместного внедрения современного управленческого процесса в жизнь всех организаций еще далеко. Естественно, и системы документации в этой области до конца не сложились, а раз так то они не типизированы, не агрегированы, не унифицированы, и тем более не стандартизированы. Однако, если у нас останется время в ходе практических занятий, мы постараемся провести тренинг по плану карьерного роста и профессиональной карьеры. Вторая подгруппа: Документация, связанная с процессом передвижения персонала по службе. Условия и порядок перевода работника на другую работу определяется Трудовым кодексом РФ. Трудовой кодекс предусматривает три вида переводов на другую работу:
И эти изменения трудового договора допускаются только с письменного согласия. Как это делается документально: оформляется изменение к трудовому договору. В свободной форме на формате А4 оформляется:
«Работодатель»- в лице фамилия, имя, отчество, должность «Работник» - в лице фамилия, имя , отчество. Пришли к соглашению из изменении существенного условия трудового договора: Пункт такой то читать в новой редакции «Следует новая редакция текста». Далее следуют юридические адреса и подписи сторон. В принципе построение и общая терминология при оформлении изменения к трудовому договору может быть разной. Главное – выполнить требование: работник письменно выражает свое согласие на изменение одного из существенных условий договора. Однако, есть один подводный камень как говорят кадровики: не выскочить за коллективный договор, т.е. вводимые изменения существенных условий трудового договора не должны ухудшить положение работника по сравнению с коллективным договором. Идем далее: согласие работника получено и оформлено документально. Как документально отразить перевод? Ответ: оформление приказа (распоряжения) о переводе на другую работу - форма №Т-5 или форма №Т-5А, если перевод осуществляется нескольких работников одновременно. Подробнее рассмотрим форму № Т-5:
Приказ завершается подписью руководителя организации, либо лица уполномоченного на подписание таких приказов с расшифровкой должности и подписи. Ниже подписи руководителя набирается текст расписки работника о доведении ему под роспись данного приказа: «С приказом ознакомлен, место подписи и даты (числа, месяца, года)». Данный приказ служит основанием работнику кадрового делопроизводства о внесении соответствующей записи в трудовую книжку и личную карточку работника (форму №Т-2). Надлежаще оформленная копия направляется в бухгалтерию, для внесения соответствующих изменений в лицевой счет. Факт перевода работника на другую должность может фиксироваться в журнале учета переводов персонала, который может вестись, как на бумажном носителе, так и в электронном виде. ^ В кадровом делопроизводстве могут открываться несколько журналов в любом виде (бумага, электронные) она в принципе не предусмотрены нормативно – правовыми документами, однако для аналитической и информационно-справочной работы необходимы. Поэтому, такие журналы часто относятся к информационно-справочным документам. Какие это журналы:
Ранее подобные журналы велись в организациях со штатной численностью работников от 100 человек и больше, либо при большой текучести кадров, журналы учитывались в номенклатуре дел кадрового делопроизводства и велись по нескольку лет на заводя новых до окончания листов. Сейчас, даже в организациях менее 50 человек штата и условии, что кадровое делопроизводство ведет секретарь фирмы, подобные журналы уже имеют место быть. Почему?
И если с компьютерами 1 и 2 поколения, работающими с операционной системой DOS или UNIX, это еще было для некоторых проблематично, то теперь среда Windows, установленная на машинах четвертого поколения, которые составляют основной парк компьютеров в организациях, проблем с формированием и ведением подобного рода журналов не создает. - В четвертых, благодаря некоторым системам автоматизации делопроизводства и документооборота, ведение журналов возможно в автоматическом режиме. Одна из таких систем «Дело-старт». Кто желает: прошу на сайт httr:/ www.document.ru/ Но давайте вернемся и закончим нашу подгруппу: «Документация, связанная с процессом продвижения персонала по службу». Пока, мы работника принимали на работу, двигали его с одной должности на другую, повышали, понижали; а теперь давайте отправим его в командировку. Что по этому поводу гласит закон: Ст.166 Трудового кодекса РФ – Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или разъездной характер, служебными командировками не признаются. Маленькая особенность: командировка может быть и на соседнее предприятие, а вот переподготовка и повышение квалификации- командировкой не является. Трудовой кодекс четко расписывает, кого можно отправлять в командировку, а кого нельзя (кормящие матери, инвалиды, лица, у кого есть иждивенцы и т.д. список обширный). Почему законодатель так подробно это расписал:
Кто хочет разобраться со служебными командировками подробнее, с точки зрения закона: «Трудовой кодекс РФ с комментариями, под редакцией профессора Орловского. Издание Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации- М. – 2002. (Глава 2)» Что касается документационного обеспечения, то в комплект документов по оформлению командировок входят:
Основанием для направления работника в командировку является служебное задание (поручение), составленное руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый сотрудник. Служебное задание определяет место назначения, куда направляется работник, срок командировки, её цель. Оно утверждается руководителем организации. На основании служебного задания, служба управления персоналом через свое кадровое делопроизводство готовит приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9.
Форма № Т-9а оформляется в том случае, когда в командировку направляется группа работников. Приказ один на всех, а вот командировочное удостоверение оформляется отдельно на каждого работника по форме №Т-10, в одном экземпляре и выдается каждому под роспись в журнале учета работников, выбывающих в командировку. Почему такая строгость? Потому что, назад его работник в кадровое делопроизводство уже вернет, он это командировочное удостоверение по окончании командировки сдаст в бухгалтерию вместе с кратким отчетом о выполненной работе и авансовым отчетом. С другой стороны, фиксирование выдачи работнику командировочного удостоверения – это основание отсутствия работника на рабочем месте с определенного числа. В практике бывали случаи, особенно в промышленности, когда работника увольняли за прогул, а он оказывается был в командировке. Для оформления командировочного удостоверения используется форма №Т –10 Естественно, наименование организации и знакомая нам информационная сетка, расположенная строго относительно строк документа.
Ну вот, в командировку съездили теперь пора и в отпуск. Что касается закона, в данном случае Трудового кодекса РФ, то в российском трудовом законодательстве только видов отпусков больше 10, а порядок их предоставления, исчисления продолжительности, порядок оплаты и т.д.т.п. по объему занимает довольно большой объем. Поэтому кому интересно: пожалуйста – алфавитный указатель Трудового кодекса с комментариями и изучайте, почему алфавитно-предметный указатель? Потому что вопросы отпусков разбросаны по всему Кодексу. А мы давайте просто оформим документально работнику обыкновенный отпуск, плановый очередной трудовой отпуск. В этой области присутствуют два документа:
И так самый хлопотный документ кадрового делопроизводства - график отпусков на следующий календарный год, который должен быть утвержден руководителем организации, согласован с председателем профсоюзного органа (если таковой есть на предприятии), доведен до руководителей структурных подразделений, а в некоторых организациях и вывешен для всеобщего изучения - за две недели до начала календарного года. В общем –18 декабря – черный день кадровика, особенно в условиях непрерывного производства. Что документ включает:
№/№, профессия по штатному расписанию, ФИО, табельный №, общие графы «Отпуск» - количество дней, дата запланированная, дата фактическая, дата перенесения отпуска, дата предполагаемого отпуска и Примечания.
И хотя график отпусков вывешивается для обозрения, однако руководитель структурного подразделения должен уведомить работника об отпуске за две недели. А работник написать заявление с просьбой предоставить отпуск, в некоторых офисах его не пишут. Документационным оформлением отпуска служит приказ по личному составу который составляется по форме № Т-6 и включает в себя.
И так на работу приняли, в строй поставили, в командировку отправили в отпуск отпускали, но при этом ни разу не награждали и не наказывали. Давайте пробел ликвидируем. По классификации это группа документов будет относится к 3 подгруппе в большом шестом семействе, которое называется . «Документация по личному составу» И так : 3 подгруппа : «Документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины». Для рассмотрения этого вопроса давайте воспользуемся уже проверенным нами приемом. А именно : посмотрим бегло на сам процесс, уточнимся с его законодательным закреплением, а уж потом определимся с документационным обеспечением. Что гласит закон? А закон опять у нас Трудовой кодекс РФ, раздел 8 «Дисциплина труда», глава 29и 30. И этот закон гласит, что наше трудовое законодательство предусматривает меры ответственности работника за ненадлежащее выполнение им своих обязанностей и систему мер поощрения за успешное и добросовестное их выполнение, а также порядок их применения к работникам (ст. 191,192 ТК РФ). Далее по тексту в законе идет мельчайшая детализация. Значит процесс отработан и закреплен в законе, можно смело применять и организовывать документационное его обеспечение. Значит есть гарантия, что директора гостиничного комплексного центра «Рэдиссон-Славянская» в Сочи не пригласят в суд для дачи объяснений, куда недобросовестный, а потому недовольный работник принес продукт документационного обеспечения – документы. А в этих документах видно нарушение прав работника и как следствие – немалая денежная компенсация. С директором такого быть не может, потому что он выпускник нашего факультета и добросовестно учил делопроизводство. Он знает - нельзя писать, расписываться и ставить печать, где попало, не зная закона,. Теперь о поощрениях: За образцовое выполнение трудовых обязанностей, выполнение плановых заданий, повышение производительности труда, улучшение качества продукции, продолжительную и безупречную работу и другие достижения в работе применяются следующие виды поощрения:
Этот список поощрений закон не закрывает, список открыт, а значит руководитель имеет право ввести другие виды поощрения: «Лучший работник года и месяца», выдача денежного пособия к отпуску и т.д. Главное, чтобы все эти виды поощрений, в том числе и предусмотренные законом были внесены в правила внутреннего трудового распорядка (в Положение о персонале). В организациях, имеющих централизованное подчинение и живущим по уставу, либо положениям центральных министерств и ведомств, работники могут награждаться нагрудными знаками и почетными званиями по отрасли, включая совместно с профсоюзами. Поощрения объявляются в приказе (распоряжении) по личному составу предприятия (форма № Т-11 и Т-11а), доводятся до сведения всех сотрудников и заносится в трудовую книжку работника. Основанием для издания приказа о поощрении, является представление руководителя структурного подразделения. Представление оформляется с соблюдением правил организационно-распорядительной документации. Первое правило: размер бумаги - формат А4 и соблюдение полей. По структуре текста:
На основании резолюции руководителя организации служба персонала готовит проект приказа по личному составу о поощрении. Для этой цели используется форма № Т- 11 или для поощрения группы работников по одному основанию, где поощрение одного вида – форма № Т- 11а. Разберем подробнее форму № Т – 11:
Вступивший в силу приказ является основанием для внесения записи в трудовую книжку работника о поощрении. Такая же запись производится в разделе 7. Поощрение и награды формы Т-2 (Личная карточка работника); За особые трудовые заслуги работники могут быть предоставлены к награждению государственными наградами РФ. Фирмы, не входящие в систему государственных и муниципальных организаций, представляют к награде своих работников через местные органы власти на местах . Теперь о взысканиях: Трудовой кодекс РФ за допущенные проступки предусматривает применение дисциплинарных взысканий:
Для государственных служащих применяется дополнительно и такое взыскание как предупреждение о неполном соответствии. Ряд правил:
Как оформляется приказ о наложении взыскания? Его форма не утверждалась Госкомстатом России со всеми другими приказами ( постановление №26 от 06.04.01г.). Почему? Через год взыскание аннулируется, его не заносят в трудовую книжку, срок хранения этих приказов не превышает 10 лет (все приказы с серией Т имеют срок хранения 75 лет). По этому форма его оформления намного проще:
И заключая вопрос о наложении взыскания, уместно было бы упомянуть о двух наиболее распространенных положениях Законодательства о труде.
|
Похожие:
 | История развития системы государственного делопроизводства: делопроизводство в Древнеруском государстве (11-15 века) | | Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса... |
| Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса... | | Основная цель курса «Документационное обеспечение управления» является изучение видов официальных документов и требований к их составлению... |
| Документационное обеспечение управления, архивоведение Государственному образовательному стандарту среднего профессионального образования... | | Место и роль управления персоналом. Рост актуальности знаний в области управления персоналом организации |
| Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса... | | Характеристика современных методов изучения системы управления персоналом |
| Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса... | | Основные понятия управления персоналом предприятия: определение; пирамида капитала предприятия; основные черты |