Книга, которая экономит время, это книга жизни!




НазваниеКнига, которая экономит время, это книга жизни!
страница10/15
Дата публикации10.07.2013
Размер1.97 Mb.
ТипКнига
zadocs.ru > Туризм > Книга
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   15
^

9. «ТМ-бацилла»: как донести ТМ-идею до окружающих




– Чем командир отличается от комиссара?

– Командир говорит: «Делай, как я!»,

а комиссар: «Делай, как я говорю!»

Мы не можем быть эффективны на 100%, если не координируем свой личный тайм-менеджмент с окружающими людьми - коллегами, руководством, подчиненными, родственниками, клиентами и т.д. Благодаря взаимному уважению к времени мы можем не терять этот драгоценный ресурс напрасно. Благодаря грамотной координации усилий с коллегами мы можем добиваться более высоких результатов при меньших затратах.

Пока в нашем обществе, к сожалению, культура управления временем практически отсутствует. Если у вас украли тысячу рублей, все понимают, что это нехорошо. Если у вас украли час времени, который, в отличие от тысячи рублей, невосстановим и невосполним, - никто не считает это предосудительным. Мы, конечно, не можем в одночасье переделать культуру отношения к времени в России. Но начать с себя и с окружающих нас людей мы вполне в силах.

Донести до другого человека идею управления временем бывает не так просто. Но результат того стоит. Это более высокое взаимное уважение к нашему самому ценному и невосполнимому ресурсу времени. Уважение в рабочем коллективе, в семье, в компании. Наконец - в нашем обществе.

ТМ для шефа

Если вы не бизнесмен или «вольный художник» - то одним из ключевых факторов, влияющих на ваше время, является ваш руководитель. Иногда доходит до: «Позвонил всем с утра, велел строго к 15.00 быть в офисе на важном совещании, приехал в 18.30 и спрашивает: «Что это вы тут все собрались? Совещание будет послезавтра».

Бывает, что руководитель действительно недостаточно внимательно относится к времени, и хотелось бы на него в этом отношении повлиять. Как это сделать?

Лучше, чтобы «это была его идея» (в большинстве случаев, хотя и не всегда). Нужно найти косвенный путь, которым идея управления временем может дойти до шефа. Его друг, секретарь, руководитель соседнего подразделения и т.п. Случайно забытый где-нибудь журнал или книга тоже подойдут.

Предъявляйте инструменты «в деле». На совещании достаньте аккуратный обзорный график регулярных задач или задач по проекту; заходите к шефу реже, но с подготовленным письменным списком вопросов, и т.п. Интерес шефа к применяемым вами новым инструментам - прекрасный повод заинтересовать его тайм-менеджментом.

Начинайте с инструментов, полезных и незатратных для шефа. Если ваши ТМ-предложения начнутся с оснащения отдела ноутбуками и покупки для вас карманного компьютера, вряд ли они будут услышаны. Лучше предложите завести простейшую доску планирования, обзорный график регулярных задач и т.п. Дайте руководителю без финансовых затрат ощутить повышение подконтрольности, управляемости, предсказуемости работы - и он будет готов к следующим вашим предложениям.

На тренингах часто приходится слышать: «Один из главных моих поглотителей времени - неожиданные новые задачи, исходящие от руководства». Вообще-то это прямая обязанность подчиненного - отрабатывать запросы руководителя, в том числе неожиданные. Если с этим возникают сложности, нужно не искать пути воздействия на шефа, а перечитать главу о планировании дня. Для человека, активно применяющего инструменты гибкого планирования, неожиданные задания не являются проблемой.

Запомните главное. Это ваша задача - заботиться о том, чтобы шефу было комфортно работать с вами. Его время дороже вашего, его комфорт более значим для компании, чем ваш. Если вы считаете иначе - нет проблем, создавайте свой бизнес. Тогда неудобства, связанные с наличием шефа, заменятся другими, гораздо более серьезными неудобствами. Но это будет уже совсем другая история.

^ Подчиненные: «добровольные» стратегии

Прежде чем говорить о «засеве ТМ-бациллы» в светлые головы ваших подчиненных, давайте четко различим несколько разных вещей:

– Личный тайм-менеджмент, «самоменеджмент», который человек применяет добровольно.

– Командный / корпоративный тайм-менеджмент - обязательные для всех сотрудников компании или подразделения стандарты управления временем.

– Обычный регулярный менеджмент - вопросы распределения функций, обязанностей, проектов и заданий между сотрудниками, вопросы мотивации и контроля и т.п.

Мы сейчас говорим только о пунктах 1 и 2. Общие вопросы управления подчиненными в компетенцию тайм-менеджмента не входят. Наша задача сейчас более узка: привить сотрудникам эффективные навыки самоорганизации.

На семинарах для топ-менеджеров самые активные дискуссии обычно вызывает вопрос «заставлять или не заставлять?».

Менеджеры более жесткие настаивают: не нужно ждать, пока что-то «прорастет». Менеджеры более мягкие подчеркивают, что тайм-менеджмент - дело достаточно индивидуальное, и чем выше «творческая» и «человеческая» составляющие в работе сотрудника, тем труднее в приказном порядке навязать ему методы самоорганизации.

Я сторонник совместного применения обоих подходов. Сначала нужно с помощью «ТМ-бациллы» задействовать внутренние, добровольные ресурсы, и лишь затем - внешние, ресурсы принуждения.

Первый шаг в стратегии добровольности - покажите личный пример. Действенность этого метода трудно переоценить. Предъявляйте, а не декларируйте, организованность, пунктуальность, уважение к времени коллег и подчиненных.

Эффективность подчиненных в конечном итоге работает на ваши результаты и ваш успех, поэтому не считайте зазорным для себя как руководителя проявлять уважение к времени подчиненных. На одном корпоративном тренинге участник сказал: «Я, конечно, спрашиваю, «удобно ли Вам говорить?», при звонке шефу или клиенту, но не подчиненному, какая мне разница, удобно ему или нет». Я спросил: «Для вас важнее ваш личный комфорт или интересы дела?»

Если вы владелец компании и при этом решили, что ваш комфорт и свобода важнее, чем эффективность ваших подчиненных, - нет проблем, звоните им в 2 часа ночи, вызывайте на неожиданные совещания с неизвестной продолжительностью и т.д. Вы собственник - вы в своем праве. Только не удивляйтесь, если у подчиненных будет такое же отношение к времени клиентов, а клиенты отплатят переходом к вашим более пунктуальным конкурентам.

Но если вы не владелец компании - рекомендую к времени и комфорту подчиненных относиться не менее внимательно, чем к собственному. Предъявите уважение к чужому времени без двойных стандартов.

Второй шаг - создайте мотивацию на применение ТМ-техник. «Мотивацию» - не путать со «стимулированием», т.е. не систему наград и наказаний, а понимание в головах сотрудников, почему временем нужно и можно управлять.

Что ваши подчиненные ответят на вопрос «Если вы будете больше успевать, будете ли вы больше зарабатывать?» Если «нет» - ваша задача чуть сложнее, чем, например, у начальника отдела продаж, где эффективность напрямую связана с вознаграждением. Но даже если ваши подчиненные не получают материальной выгоды от повышения эффективности, они могут прислушаться к следующим аргументам:

– Больше комфорта в выполнении работы, за счет более грамотной ее организации.

– Снижение рисков, связанных с несоблюдением поставленных руководством сроков.

– Возможность раньше уйти с работы, потратить часть высвобожденного времени на себя.

Даже если экономия времени не принесет подчиненному непосредственно денег, вы должны дать ему понять, что он выигрывает, повышая эффективность работы. Будьте готовы «платить» - большей гибкостью в рабочем графике, более ранним уходом сотрудника домой (имеется в виду не сокращение рабочего дня, предусмотренного Трудовым кодексом, а сокращение сверхурочных работ) и т.п.

В Группе компаний MC-Bauchemie-Russia ГГ-директбр в ходе корпоративного ТМ-проекта хотел побудить подчиненных больше внимания уделять самоорганизации. Для этого он ежедневно отмечал количество дел, выполнявшихся подразделением в авральном режиме. Их оказалось около 80%. Эти факты убедили сотрудников в необходимости заняться тайм-менеджментом, и через некоторое время они сами более точно распределили между собой обязанности, составили график профилактических работ, план закупок оргтехники для подразделений и т.п.

Обратите внимание: все эти результаты могли быть достигнуты и «сверху», с помощью регулярного менеджмента. Но ценность «ТМ-бациллы», «засеянной» в сотрудников, состоит в том, что они сделали все это сами, без принуждения. Руководитель не тратил «административный ресурс», а формы организации, рожденные «снизу», обычно оказываются проще и эффективнее навязанных «сверху».

Третий шаг - двигайтесь маленькими шагами, но ритмично. Высочайшее качество японской продукции - во многом результат идеологии «кайдзен»: небольших, но непрерывных, ежедневных улучшений. Как и в личной работе, в корпоративном внедрении тайм-менеджмента не нужно глобализировать задачу. Предлагайте подчиненным новые техники регулярно, как минимум раз в неделю. Чем проще и «самопонятнее» эти техники будут - тем лучше.

Алексей Чернин, председатель правления ОАО «Омскбанк», послеТМ-тренинга ввел в заседания правления «15 минут на тайм-менеджмент». В ходе этих мини-совещаний он делился личным опытом освоения очередного инструмента из учебного органайзера и предлагал топ-менеджерам делиться их опытом. Аналогичные мини-совещания один из заместителей проводил для менеджеров среднего звена.

^ Подчиненные: «принудительные» стратегии

Иногда во внедрении тайм-менеджмента не обойтись без «административного ресурса». Как его лучше применять?

1. Лучше «меньше» инструментов, но - обязательных. Не пытайтесь строить глобальную всеобщую единственно верную систему управления временем. Хорошо годятся для первых шагов внедрения:

– Любые доски планирования.

– Ежедневники или планнинги + алгоритм планирования дня (см. стр. 63).

– Таблицы обзора регулярных задач.

– Бланки проведения совещаний.

«Если подчиненные не хотят применять инструмент - как их заставить?» Это вопрос не к специалисту по тайм-менеджменту. Перечитайте любую книгу по управлению людьми, мотивации, управленческой борьбе и т.п. Замечу лишь, что чем больше люди были подготовлены на «добровольном» этапе, чем больше их собственных идей и соображений учитывает ваше новшество, тем легче его будет внедрить.

2. Придумайте простые и быстрые «кнуты и пряники».

Идеология ровно та же, что и в личной работе: малень

кие и желательно немедленно применяемые награды и

наказания. Например, при внедрении стандарта плани

рования в ежедневнике для менеджеров торговой сети

генеральный директор предложил через 1 -2 месяца

после тренинга наградить трех владельцев самых гра

мотных ежедневников однодневными отгулами, а трех

владельцев худших ежедневников - штрафом в раз

мере стоимости одного рабочего дня.

Гульмира Тулешова, начальник Управления мотивации Департамента по работе с персоналом Национального банка Казахстана. «После обучения тайм-менеджменту и введения доски планирования у нас появилась мысль мотивировать зарождающийся процесс повышения личной эффективности - каждый месяц мы выбираем эффективного работника, и он зарабатывает один свободный день в месяц. Критерием эффективности является то, что он справился с поставленными перед ним задачами своевременно и с хорошим качеством, и, естественно, во взаимосвязи с задачами подразделения. Наше вышестоящее руководство с одобрением отнеслось к идее, пообещав не вмешиваться в процесс мотивации эффективных сотрудников и с пониманием относиться к их отсутствию в заработанный свободный день. Обещание выполняется».

3. Используйте пилотные проекты. Пилотный, пробный

проект - очень полезный прием. Попробуйте тех

нику на одном сотруднике, на одном подразделении, на

одном направлении деятельности (например, «только

с таким-то типом клиентов» или «только для проекта X»). Это позволит понять все плюсы и минусы техники в реальной практике при минимальных затратах времени и сил. Кроме того, опыт успешного пилотного проекта - важный аргумент для убеждения остальных сотрудников (или подразделений) в необходимости и полезности новой техники.

И в заключение - главный принцип: посчитайте цену своего времени, цену времени подразделения. Постарайтесь выразить в деньгах. И боритесь за время не менее жестко, чем за деньги.

На конференции «Сибирского соглашения» в Новосибирске в мае 2005 г. один из участников, гендиректор и владелец компании, спросил: «Как быть, если мое время зависит не только от меня, но и от других людей, в первую очередь от подчиненных?»

Я задал встречный вопрос: «Вы - владелец вашего бизнеса. Если ваши подчиненные воруют ваши деньги - вы знаете, что с этим делать? Или вот так же, как меня, беспомощно спрашиваете об этом консультанта по корпоративным финансам? А ведь ваше время гораздо дороже ваших денег - его намного меньше, и оно не-возобновимо».

Этот человек при вопросе о воровстве денег так сильно изменился в лице, что я понял: не завидую тем, кто попробует воровать его деньги. Уверен, что после семинара можно так же не позавидовать тем, кто попытается украсть его время.

^ Тайм-менеджмент в личных отношениях

Тайм-менеджмент личных и семейных отношений - дело непростое. Формальный план-график здесь вряд ли пропишешь. Нужно уметь договариваться. Предлагаю в качестве основы для таких договоренностей несколько простых принципов.

1. «Мы вместе» не значит «мы делаем одно и то же». Для многих людей удивительна мысль, что интроверт, в шумной компании сидящий где-то в сторонке с газетой, вовсе не проявляет недружелюбия и не отделяет себя от окружающих. Просто ему комфортно проводить свое время с ними именно так. Думаю, самое сложное и самое важное в любых взаимоотношениях, да и в любом совместном времяпрепровождении, - не пытаться навязывать партнеру свои предпочтения, искать компромиссы, позволяющие учесть вкусы обеих сторон.

В телепередаче, посвященной планированию отпуска, мне задали вопрос: «А если в семье разные вкусы и разные подходы к отдыху, как быть? Например, муж хочет лежать у бассейна, а жена - совершить глобальный шопинг и объездить все исторические достопримечательности». Ну и кто же мешает жене найти курорт неподалеку от большого количества достопримечательностей и, оставляя мужа в покое у бассейна, объезжать их в свое удовольствие? Кстати, вечером будет с кем делиться впечатлениями.

2. У каждого должно быть время для себя. Особенно это касается интровертов, т.е. людей, по психологическому типу более ориентированных на свой внутренний мир и в меньшей степени - на контакты с другими людьми. Если я хочу почитать в одиночестве, когда ты пришла ко мне в гости, это не значит, что я тебя разлюбил. Это значит только то, что я хочу почитать в одиночестве.

Особенно важно выделять время на свое «ресурсное занятие», т.е. на то, что помогает вам восстановить энергию и работоспособность. Для кого-то это - чтение художественной литературы, для кого-то - катание на роликах, игра на фортепьяно и т.д.

3. Принципы взаимоотношений должны проговариваться в явном виде. Не бойтесь проговаривать, а еще лучше - прописывать взаимные договоренности и принципы взаимоотношений. Большинство конфликтов происходит оттого, что у двух человек в головах разные принципы (нормы, правила), и каждый считает именно свои - самоочевидными и правильными. Плохие новости: совершенно они не самоочевидны. Попробуйте их озвучить - и вы удивитесь, насколько у другого человека представление о самоочевидном может отличаться от вашего.

Что касается техник планирования и организации - здесь действуют все те же подходы, что и на работе. Главное - договориться о принципах, на этой основе нужные организационные и технические решения найдутся легко.

^ Дети и время

Я считаю, что учить тайм-менеджменту нужно как плаванию и чтению: чем раньше, тем лучше. Если не с детского сада, то как минимум - со среднего или раннего школьного возраста.

Для студентов и старших школьников ничего специально изобретать не надо. Они, как правило, с большим интересом воспринимают именно «взрослые» технологии - «у меня все как у настоящих менеджеров». Для младшего школьного возраста необходимо внести больше элемента игры, разноцветности, азарта.

Начинать рекомендую со следующих технологий:

– Самомотивация («слоны», «лягушки», «пряники» и т.д.) - промедление и откладывание важных задач в детском тайм-менеджменте обычно является ключевой проблемой.

– Обзорная таблица ежедневных дел - как сказал один менеджер, «теперь мой сын не забывает, что кроме «погулять» и «посмотреть телевизор» существуют еще «сделать уроки» и «вынести мусор», и встречает меня вечером так: «Папа, ура, я сегодня все успел!».

– Планирование хороших оценок - с помощью обзорных таблиц.

На последнем пункте остановлюсь особо. Главное, что можно и нужно привить ребенку при обучении тайм-менеджменту, - это «проактивный» подход к жизни, о котором мы говорили в третьей главе. Напомню, термин «про-активность» принадлежит Стивену Кови: он различает в жизни «реактивный» подход, жизнь как реакция на внешние стимулы, и «проактивный», когда мы не просто реагируем, но планируем свою жизнь и осуществляем упреждающие действия.

Поясню на простом примере. «Ты хочешь золотую медаль (или: хорошие оценки в четверти, в году и т.п.)? Что для этого нужно?» - Нужно не «вообще учиться», а расставлять приоритеты, выбирая наиболее проблемные на данный момент направления и «проактивно» занимаясь именно ими. Например, составить очень простую таблицу оценок (технология реальная, из практики):

Проблемное направление сразу видно, это алгебра. Что нужно сделать, чтобы его выправить? Очевидно, получить минимум три пятерки. Нацеливаем усилия именно на этот сегмент, уделяем алгебре больше времени и сил, премируем себя шоколадками, активно тянем руку на уроках. Закрываем проблемное направление, смотрим вокруг и перенацеливаем усилия на другой предмет. И т.д. - поддерживаем баланс, гибко меняя приоритеты по ходу учебы.

Важно выбрать подходящее хотение - вполне возможно, это не школьные оценки, а успехи в спортивной секции, достижения в каком-то хобби, увлечении. Ориентируйтесь не столько на «социально-значимые» показатели, сколько на собственные устремления ребенка. После выбора хотения методология остается той же: цели, подзадачи, приоритеты, ежедневные «проактивные» действия в выбранном направлении, самомотивация и награды себе.

Виталий Королев, статья «Тайм-менеджмент для дочки - история одной игры». «…Всем известно, что дети не хотят, чтобы их учителя вызывали к доске отвечать урок. Кто не помнит своих школьных ощущений в момент, когда учитель говорит заветные слова: «А сейчас к доске пойдет…» и смотрит в журнал. Так и хотелось спрятаться под парту.

А что если изменить к этому отношение? Если ребенок хочет получать хорошие оценки, то почему бы ему самому не взять инициативу в свои руки и не вызваться отвечать самому, предварительно особенно хорошо подготовив именно этот урок. Здесь важна операция по выбору приоритетов, «направления главного удара»: учим все уроки, но особенно готовим тот, в котором завтра хотим достичь успеха. И в момент опроса стараемся не спрятаться, а вызваться, чтобы труд даром-то не пропал.

Кроме планирования мы ввели и прогнозирование результатов. Оно относится к разного рода внеплановым опросам, контрольным работам. В отличие от планирования, прогнозируемый результат не зависит уже от воли прогнозиста. Он скорее выявляет объективность самооценки. Если удается точно спрогнозировать будущую оценку, то Полинка получает 2 или 1 плюсик, в зависимости оттого, пятерка это была или четверка. Полинка подхватила эту игру и быстро разобралась с тонкостями различия между прогнозом и планом. Кстати, моя консультационная практика показывает, что не всякий директор различает эти понятия…»

Еще одно важное направление школьного ТМ - планирование времени при подготовке к экзаменам. Обычно родительская позиция тут - «сиди и учи до посинения». Увы, это не работает, потому что неграмотно. Более реалистичный подход таков:

– Определение, сколько часов в день ребенок объективно может работать над подготовкой (реально - 6-8, максимум - 10).

– Разделение объема работы на этот бюджет времени (40 билетов, 5 дней по 10 часов в день - реальная цифра «1 час на 1 билет», плюс резерв 10 часов) и уделение каждой порции работы не больше полагающегося ей времени.

– Управление рабочей нагрузкой: раз в час - 5 мин. активная пауза, после каждого 3-4-часового блока работы - смена активности (сходили в магазин, погуляли и т.д.).

Кроме того, при подготовке к экзаменам мы обычно делаем совсем не то, что будем делать на экзамене. Готовясь к сочинению, где будем писать, - мы читаем, готовясь к устному экзамену - опять же читаем. Гораздо лучше при подготовке к сочинению написать на каждую тему эссе размером в полстранички с ключевыми мыслями; готовясь к устному экзамену - проговорить ключевые мысли каждого билета (кому угодно - бабушке, собаке, портрету М.В.Ломоносова…).

И в заключение - несколько принципов из практики.

Виталий Королев, «Тайм-менеджмент для дочки - история одной игры». «Во-первых, ловите инициативу ребенка. Он должен первым проявить свое хотение.

Во-вторых, импровизируйте, придумывайте игру, а не воспитательный процесс. Одно из основных отличий первой от второго в том, что ребенок понимает: игру он может прекратить в любой момент, а воспитательный процесс - нет.

В-третьих, не бойтесь фиксации планов и результатов. Это не «бумажки», а то твердое, что «не вырубишь топором».

И в-последних: занятые папы и мамы, впишите в свои с ребенком органайзеры время, которое вы проводите вместе. Хотя бы для обсуждения главного события дня».

^ Девятый шаг создания личной ТМ-системы

Донесите «ТМ-бациллу» до окружающих, чтобы они более разумно использовали свое и ваше время.

Краткие рекомендации:

– Предлагая ТМ-идеи вашему руководителю, показывайте их полезность для дела, а не комфортность для вас.

– Убеждайте подчиненных в действенности тайм-менеджмента вашим личным примером.

– Принудительно внедряя ТМ-техники, делайте это небольшими шагами.

– Применяйте небольшие «кнуты и пряники» немедленно.

– Используйте пилотные проекты.

– Предлагайте тайм-менеджмент детям в форме игры, развивая в них «проактивный» подход к жизни.


1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   15

Похожие:

Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
Посвящается моему деду, Герману Архангельскому, с благодарностью за приобщение к традиции управленческого мышления и за вовремя подаренную...

Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
Тм-движения, основатель Тайм-менеджерского сообщества, руководитель корпоративных тм-проектов в рао «еэс россии», PricewaterhouseCoopers,...

Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconКнига-крик, книга-исповедь, книга-хроника жизни Гоа за последние...
Но Васино затянувшееся путешествие по благостной Индии, где время "густое, как кисель", а желания имеют свойство материализовываться,...

Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconКнига Пути и Благодати» или «Книга о Пути и Силе»
Дао Дэ Цзин («Книга Пути и Благодати» или «Книга о Пути и Силе») является одним из самых почитаемых священных текстов мира, наравне...

Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconКнига 1 Книга «Две жизни»
Их самоотверженный труд по раскрытию Духа человека. Единство Источника этих книг вполне очевидно для лиц, их прочитавших. Учение,...

Книга, которая экономит время, это книга жизни! icon40 дней о металле и духовности
Эта книга посвящена каждому, кто читает её. Жизнь – это война, но каждая битва, которая происходит в нашей жизни, может быть использована,...

Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconДмитрий Юрьевич Соколов Книга сказочных перемен
Итак, формально это книга гаданий. Гадать по ней можно только на одно – на актуальную жизненную ситуацию. Ибо она описывает архетипические...

Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconКнига первая включает часть первую фап иао и приложение №1 к ним;...
В настоящее время инженерно авиационное обеспечение определяется требованиями фап иао. Требования фап иао являются обязательными...

Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconМатериалы Книга «История болезни»
Книга «История болезни» журналиста Ирины Ясиной была опубликована в журнале «Знамя». «История болезни» это жизнь Ирины, которая уже...

Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconКнига жизни и практики умирания
«Согьял Ринпоче. Книга жизни и практики умирания. Тселе Натсок Рангдрол. Зеркало полноты внимания»: Ассоциация духовного единения...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
zadocs.ru
Главная страница

Разработка сайта — Веб студия Адаманов