Организация документооборота в организации (учреждении, на предприятии)




Скачать 247.7 Kb.
НазваниеОрганизация документооборота в организации (учреждении, на предприятии)
Дата публикации23.07.2013
Размер247.7 Kb.
ТипДокументы
zadocs.ru > Туризм > Документы


КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ, СПОРТА И ТУРИЗМА

Факультет сервиса и туризма

Специальность (специализация) – «Туризм», «Гостиничный сервис».

Квалификация – специалист по сервису и туризму
Утверждено на заседании кафедры социально-

культурного сервиса и туризма Протокол № 1

от «30» августа 2010 г.

Заведующий кафедрой, профессор

_______________В.Г. Минченко

Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально - культурного сервиса и туризма.
Информационный обучающий блок №4

Кафедра социально-культурного сервиса и туризма.


Разработано преподавателем кафедры

_______________ А.С. Тарасенко


Краснодар, 2010

Курс: Документационное обеспечение управления в организации (учреждении, на предприятиях) социально-культурного сервиса и туризма.

^

Информационный – обучающий блок №4



Тема : Организация документооборота в организации (учреждении, на предприятии)
Содержание и структура (учебные вопросы):

  1. Понятие документопотока и документооборота Виды документопотоков.

  2. Общая характеристика процесса приема и первичной обработки документов в организации.

    1. Организационные формы работы на этапе приема и первичной обработки документов..

    2. Основные правила приема и первичной обработки документов.

  3. Регистрация документов.

    1. Понятие «регистрации» в делопроизводстве. Цели и задачи регистрации документов.

    2. Общие правила регистрации документов в организации.

    3. Формы регистрации документов. Понятие и характеристика журнальной, карточной и электронной автоматизированной регистрации.

  4. Понятие и структура организации контроля исполнения документов в организации.

    1. Структура работы по осуществлению контроля за исполнением документов.

    2. Виды, объем и цели контроля за исполнением документов.

  5. Организация текущего хранения документов в организации.

    1. Понятие «дело» и «Номенклатура дел» в делопроизводстве.

    2. Общие требования к Номенклатуре дел, правила оформления и применения Номенклатуры дел в документообороте организации.

    3. Понятие «формирование дел» в делопроизводстве. Основные правила формирования документов в деле.



^

Учебное время информационного обучающего блока №4


учебных часа – 2 часа.

лекционных часа - 2 часа.


Научно-технический прогресс выявил одну печальную закономерность: рост объемов производства привел к стремительному увеличению объемов информации, в тоже время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Недаром говорят - промышленного робота можно изобрести, а вот директора завода изобрести это проблема. Естественно, увеличивается численность управленческого аппарата, это общемировая тенденция.

А раз растет количество управленцев, значит растет и количество управленческих документов. Весь этот поток документов необходимо переработать, учесть, зарегистрировать, проследить за выполнением подготовить к хранению и сохранить до сдачи в архив. При этом в любой момент из всей этой массы найти по запросу руководителя нужный документ. При этом задача эта выполняется в условиях, когда документ приходит на разных носителях. Все это суть работы делопроизводства. Главная задача обеспечить документооборот предприятия. Что это такое?

Понятия:

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

^ Правила организации документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по более короткому пути с наиболее минимальными затратами времени и труда.

Документооборот как технический процесс имеет дело с документопотоками, –которые обеспечивают прямую связь в управлении.

Документопоток (поток документной информации) – сложившееся или организованное в пределах информационной системы организации движение данных в определенных направлениях, при условиях, что у этих данных общий источник и общий приемник (Система «Распорядитель- Исполнитель»).

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

      • горизонтальные (они связывают организации одного уровня).

      • Вертикальные (связывают организации разных уровней управления).

Вертикальные делятся на восходящие и нисходящие потоки.

- Восходящие – документ движется от подчиненной организации к головной.

- Нисходящие – документ движется от головной организации к подчиненной.

По отношению к управленческому объекту:

      • Входящие (документы из вышестоящих, подчиненных и не соподчиненных организаций, а также обращение граждан).

      • Исходящие (все документы передаваемые за пределы организации).

      • Внутренний документопоток документы созданные внутри организации, для нужд самой организации и не выходящие за ее пределы.

Естественно, данные документопотоки необходимо обслуживать. По очень большому счету, делопроизводство и создано для того, чтобы обрабатывать документопотоки. Это самая объемная и трудоемкая задача ДОУ.

В этой работе есть определенные этапы, каждому этапу присущи определенные правила, используются апробированные методы и формы, выявляются закономерности.

Давайте попытаемся провести краткий анализ работы поэтапно.

  1. ^ Приема и первичная обработка документов.

Организация работы зависит от объема документооборота. Однако независимо от масштаба организации операции по приему и отправке документов обычно производят централизованно. В крупных организациях это специализированный участок – экспедиция. В маленьких офисах эту обязанность выполняет секретарь.

^ Правила приема и первичной обработки:

  1. Проверяется правильность доставки. Обычно не по адресу доставленные – возвращаются.

  2. Проверяется целостность упаковки сохранность печатей. Конверты вскрываются и проверяется сохранность вложения. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствие документов, приложений к ним, либо несоответствие документов и приложений – сообщается отправителю.

  3. При поступлении машиночитаемых документов, обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются адресату.

  4. Как правило, конверты уничтожают, только в тех случаях, когда на самом документе отсутствует обратный адрес, или когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа или когда на конверте нет подписи «Лично», а документ носит личностный характер – конверт подкалывают к документу.

  5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются а передаются а передаются адресанту.

Все эти правила, распространяются на документы с бумажными носителями прибывшие по почте, фельдъегерской связью, дипломатической почтой, курьерами, через сотрудников сторонних организаций «Из рук в руки».

С введением в практику компьютеров задача приема и первичной обработки изменилась в сторону значительного упрощения и сокращения по времени выполнения операций; однако еще долго этот этап будет играть важную роль в системе делопроизводства.

  1. ^ Регистрация документов.

Регистрация документов – это ключевой момент в организации делопроизводства. Ибо одна из важнейших задач делопроизводства – в любое время и в самый кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ.

В соответствии с ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело термины и определения». Пункт 65: «Регистрация» - определяется как « запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факты его создания, отправления и получения».

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация преследует три цели:

      • учет документов;

      • контроль за их исполнением;

      • справочная работа по документам;

Сам процесс регистрации – это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения, т.е. создать поисково–информационную систему

Если говорить коротко: Регистрация это присвоение каждому документу уникального номера и фиксация в учетной документации кратких данных согласно установленному порядку.

Регистрация имеет свои особенности при ручном и машинном (компьютерном) ведении и несколько отличается в различных органах власти, на предприятиях и в учреждениях, с учетом особенностей документации, традиций и опыта работы канцелярии.

^ Общие Правила регистрации документов:

  1. Регистрации подлежат все документы требующие специального учета, и использования в справочных целях, а также исполнения независимо от способа получения и материального носителя.

  2. Документы, полученные только для сведения, не требующие ответа, исполнения, не содержащие справочной информации не регистрируются. В каждой организации должен быть перечень нерегистрируемых документов. Он существует, либо как самостоятельный документ, либо как приложение к инструкции по делопроизводству, что в нем есть : рекламные письма и проспекты, поздравления в любом виде, приглашения, программы семинаров, совещаний, конференций, книги, брошюры, журналы, пакеты с пометкой «лично», копии нормативных актов органов власти (законы, указы, постановления, кодексы).

  3. Каждый документ, отнесенный к регистрируемым, регистрируется один раз и получает свой регистрационный номер. Должно действовать железное правило: один документ – одна регистрация – один (свой) номер.

  4. Входящие документы регистрируются - в день поступления;

Исходящие документы – в день отправления

Внутренние документы – в день утверждения (подписания);

  1. Регистрация всегда производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, автора и содержания.

      • входящие, исходящие и внутренние документы – имеют каждый свой порядок нумерации.

      • Каждая из этих трех групп документов делится по тематике с присвоением своей дополнительной добавки к номеру. Какая тематика?

Внутренние : - приказы руководителя по основной деятельности

      • приказы руководителя по личному составу

      • протоколы заседаний Совета директоров

      • планы выпуска продукции и т.д.

Исходящие: - документы в адрес вышестоящей организации

      • письма сопровождающие договора об отпуске продукции и т.д.

В итоге: для документа регистрационный номер выглядит следующим образом:

      • Сокращенное название фирмы.

      • Сокращенные слово (буквы от слов « входящий исходящий, внутренний») обозначающее тип документопотока.

      • Номер (который всегда начинают с начала календарного года).

      • Добавка по тематике к номеру (это буква, цифра, число через тире или дробь).

      • Дата регистрации.

В результате появляется номер : «ОАО «Интурист»»

Исх.№ 2715-Л

От 27.12.2005г.

Иногда к подписи этой добавляется подпись должностного лица.

Именно так выглядит штамп, который ставится на первой странице на свободное место документа с бумажным носителем при регистрации.

Формы регистрации документов.

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнал, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная форма регистрации существует в России с 1720 года собственно говоря и введена она была Петром 1 (его знаменитый «Генеральный регламент»).

Смысл данной регистрации прост: журнал с графами, либо тетрадь с твердой обложкой (раньше это называлась – амбарная книга), в которой столбиками оформлялись графы: номер по порядку, дата, от кого документ пришел, вид документа, содержание документа и так далее.

Данная форма незаменима до настоящего времени, когда важно не содержание документа, а сам факт учета и выдачи документа, что предотвращает претензии и конфликтные ситуации: выдача документов об образовании, трудовых книжек, пропусков и т.д. Это, как правило, применимо к документам имеющих регистрационный индекс в виде простого порядкового номера;

Журнальная форма применяется в банках при учете договоров о депозитном вкладе, при работе с секретными и конфиденциальными документами и т.д.

Графы под разные виды документов можно разрабатывать индивидуально.

Журнальная форма удобна и тогда, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Карточная система регистрации.

Когда документов становится много, да еще и с разными сроками исполнения, да если регистрация ведется несколькими людьми, да документ разной направленности – то один регистрационный журнал уже с задачей регистрации больших по объему документопотоков не справится.

В результате в начале 20 века появляется карточная система регистрации документов, широкое распространение в Европе она получила еще до Первой мировой войны. В России ее пытались внедрить в 20-е годы но она так в Советских учреждениях и не прижилась. И только в 70-е годы получила у нас повсеместное развитие.

Смысл карточной системы регистрации – на каждый документ заводится несколько РКК (регистрационно-контрольных карточек). Размер по формату А5 или А6 из достаточного плотной бумаги, заполняется с обоих сторон.

Что пишут: Наименование документа, автор, входящий номер, объем, резолюция, исполнитель, срок исполнения. В каждой организации они заполняются по разному.

РКК используются разного цвета. Количество РКК на каждый документ в разных организациях варьируется. Но в любом случае не меньше двух. Одна в ящик - справочной картотеки, другая – в справочно-информационную. Если необходимо разделить документы по тематике – еще одна карточка и еще один ящик. В некоторых учреждениях карточек – 5-6 оформляется на один документ и десяток – другой ящиков. Показательный пример – любая библиотека. Работа трудоемкая и громоздкая. Избавится от карточек и ящиков, облегчить труд позволило внедрение компьютерных технологий.

Автоматизированные системы регистрации.

Для нужд систематизации банка документов, проведения справочно-информационной работы создано великое множество поисковых программ. И чем выше размещающая способность ПЭВМ, тем шире и эффективнее система. Компьютеры 4-го и 5-го поколения позволяют за короткое время оперировать деталями миллионов документов.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных документа и поисковой системы, создания условий для перехода к построению автоматизированной системы используется принцип ключевых слов (или реквизитов) при регистрации.

При работе с бумажными носителями используется режим ручного ввода. На экран выводится регистрационная карточка документа. В ручную набивается набор реквизитов (ключевых слов) куда обычно включается: дата и номер входящего (исходящего, внутреннего) документа, автор, название, краткое содержание, срок исполнения, номер дела (куда подшит документ), это необходимый набор, остальное зависит от разрешающей способности поисковой системы. В общем, те же регистрационные карточки – РКК, но образно говоря «перетасовать» их можно по бесчисленному количеству признаков, т.е. зависит от программного продукта (программного обеспечения).

С появлением возможности переноса документа с бумажного носителя в виртуальную среду, скорость процессов регистрации многократно увеличилась, процедура упростилась, ибо документ изначально формулируется с ключевыми реквизитами, остается только присвоить ему свой регистрационный (идентификационный) номер, образно говоря «поставить штамп»:

«ОАО «Интурист»Исх. № 2715-Л от 27.12.2005г. Делопроизводитель Кудрина.»

3. Контроль исполнения документов.
Что подлежит контролю:

Контролю подлежат документы, требующие исполнения:

      • Подготовка ответа;

      • Проверка изложенных фактов;

      • Принятие решения.

Контроль исполнения включает:

- постановка документа на контроль;

- проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

- информирование руководителя;

Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Виды контроля:

  1. текущий контроль;

  2. предупредительный контроль;

  3. итоговый контроль

  1. Текущий контроль – ежедневная подготовка документов (сведений о

документах срока исполнения которых истекает сегодня).

В небольших фирмах в обязанностях (должностной инструкции) секретаря обязательно указывается функция – контроль за сроками исполнения документов. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает сегодня, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а случае срыва сроков – докладывает об этом руководителю.

  1. Для осуществления предупредительного контроля составляется сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле РКК «Ход исполнения» регистрационной карточки документа. Очень часто для документов с длительным сроком исполнения резолюцией руководителя обычно указывается несколько исполнителей; в таком случае, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо указанное в резолюции первым.

  1. ^ Итоговый контроль – аналитическая работа по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие).

Согласно требованиям ГС ДОУ при проведении контроля исполнения используется система экземпляров регистрационно-контрольных карточек, заполняемых при регистрации документов. Составляется сроковая картотека.

Для ведения контроля в ручном режиме используется картотечный ящик с 32-мя раздвижными карточными или пластиковыми разделителями. 31 – разделитель – это дни месяца, за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок которых по исполнению приходится на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки расставляются по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. каждую карточку ставят за то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписывают и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать и устные распоряжения по пунктам.

Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

После снятия документа с контроля на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, оказывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. После нанесения такой записи карточка вынимается из сроков картотеки и переставляется в справочную.

Автоматизированный контроль на ПЭВМ намного проще.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения» (или Контрольная дата).

Для бумажных носителей одновременно становится специальный штамп в виде буквы «К» или слова «Контроль» или ярким фломастером буква К в круге.

При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатывается в начале каждого рабочего дня. Любые дополнительные возможности определяются возможностями ПЭВМ и программного продукта.

В любом случае аналитическая работа значительно упрощается, а возможности становятся шире.

Организация текущего хранения дел.

После исполнения документы определенное время хранятся в организации.

Для того, чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела.

ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения., М., 1998, на стр.3 определяет.

Дело, как «совокупность документов или

документ, относящийся к одному вопросу или

участку деятельности, помещенных в отдельную

обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации документы классифицируют: т.е. разделяют на группы, с разными сроками хранения. Своеобразным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Также ГОСТ Р на стр. 4 дает определение, что такое номенклатура дел.

^ Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.

Т.Е. это список папок куда подшиваются документы предприятия. При этом номенклатура не просто список – это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

      • номенклатура дел используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней переносятся затем на обложки дел;

      • каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов.

      • Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс включается часто индекс дела. Т.е. в отдельно взятом деле например : Приказы директора ОАО «Интурист» по основной деятельности, подшиты только приказы указанные в заголовке дела и имеют единую нумерацию с 1 января по 31 декабря календарного года и ничего больше, но все до единого приказы должны быть только здесь.

Требования к номенклатуре.

  1. Охват всех документов получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. В номенклатуру включаются все дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

  2. Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного хранения.

  3. Конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и срока хранения.

  4. Систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроков хранения документов.

^ Составления заголовков дел. Это самая сложная часть работы по составлению номенклатуры дел.

Заголовок в обобщенной форме кратко, четко и однозначно должен отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

Заголовок дела должен составлять из элементов расположенных в следующей последовательности:

      • название вида документа. Например: «Приказы», «Договоры».

      • Краткое содержание дела. Например: «Приказы по личному составу».

      • Дата (период) к которому относятся документы дела.

Например «Переписка с АО «Сервис» за 2005год».

      • Название статистических форм, их номера или условное обозначение.

Например «акт инвентаризации расчетов с покупателями по форме ИНД-17».

      • Слово «копии», если дело составлено из копий документов.

Например «договоры с поставщиками за 2005 год. Копии.»

Термин «Документы » употребляется в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу.

В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Например: «Документы о строительстве спального корпуса пансионата «Зори Кубани»(утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)».

Либо: «Документы к протоколам заседания Совета директоров гостиничного комплекса «Дагомыс» за 1 полугодие 2005 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

Использование терминов «материалы» и «документальные материалы» неправомерно, так как эти термины не предусмотрены Государственным терминологическим стандартом.

А что у нас является государственным терминологическим стандартом в документационном обеспечении управления:

Это ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.,-М.,1998.

А уж если вы зашли в какой-нибудь офис и увидели в заголовке дел название «Разное», «Материалы по общим вопросам», или «Разная переписка»- значит работники этого офиса имеют большие проблемы в подборе специалистов делопроизводства.

^ К вопросу понятийного аппарата.

Каждая область деятельности предлагает использование специальных терминов и понятий с однозначным их понимание.

Это называется понятийный аппарат: и чем более узко-специфичная область человеческой деятельности тем больше объем специальных терминов, т.е. больше и шире понятийный аппарат.

Чем отличается специалист от случайного прохожего – он свободно владеет понятийным аппаратом, т.е. терминологией.

Когда государство, как организованная структура общества , вводит элементы регулирования в какую-то отдельную отрасль и область деятельности, вопрос всегда начинается с этого самого понятийного аппарата: «Что как называется». Это своеобразный национальный язык отрасли.

В документационном обеспечении управления роль такого разговорника – переводчика выполняет это ГОСТ Р 51141-98. В туристическом бизнесе, который делится на «Туризм» и «Гостиничный сервис» в качестве определения терминологии служит

ГОСТ 28681.0-90 – Стандартизация в сфере туристко-экскурсионного обслуживания. Основные положения.

ГОСТ Р 50645-94 Туристко-экскурсионное обслуживание. Классификация гостиниц.

Если специалист в области «Гостиничного дела» не знает: чем отель отличается от мотеля, а мотель от ротеля – это не специалист.

Всегда необходимо начинать с понятийного аппарата, тогда удастся, особенно на первых порах избежать очень многих проколов, ляпсусов и ошибок.

Если хотите быть еще более подготовленным, ищите международный стандарт серии ИСО в интересующей Вас области.

После составления заголовков дел приводится их систематизация, т.е. определяется порядок размещения заголовков в номенклатуре дел.

Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а так же в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов:

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих организаций, а затем дела, содержащие организационную документацию, относящиеся к деятельности организации в целом (устав, положение). Далее располагаются дела с распорядительной документацией самой организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, в начале годовые планы, затем квартальные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами: вначале – переписка с директивными и вышестоящими органами, затем с неподчиненными организациями и в конце – с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами при непосредственном участии архивиста предприятия (если таковой имеется).

Номенклатура дел подписывается ответственным исполнителем (составителем) и архивистом и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле службы делопроизводства, второй - является рабочим в этой службе, третий - передается в ведомственный архив предприятия. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется и утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. Сроки хранения дел переносятся в конкретную номенклатуру дел предприятия без изменений.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в ГСДОУ, основных правилах работы ведомственных архивов, типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме. Каждая из пяти граф имеет свое назначение (графы номенклатуры даются по реальной номенклатуре (экземпляры у студентов и преподавателя в руках)).

^ Первая графа содержит индекс дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения порядкового номера этого подразделения. В конце раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения дополнительных непредусмотренных ранее дел.

^ Во второй графе перечисляется название заголовков дел. Если документов, относящихся к одному делу накапливается большое количество, может быть сформировано дело в нескольких томах.

^ Третья графа заполняется в конце года и содержит сведения о количестве томов.

В четвертой графе указывается срок хранения со ссылкой на номер статьи перечня документов (типового или ведомственного) в соответствие с которым срок установлен.

^ Пятая графа заполняется в течение года. В примечаниях указываются отметки о заведении (незаведении дела), об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах переходящих на следующий год. Иногда напротив каждого дела указывается номер шкафа и номер полки где оно хранится.

Количество дел (томов) в номенклатуре указывается, как правило, в конце календарного года. В итоговой записи отдельно подписывается количество дел постоянного хранения и временного хранения (до 10 лет включительно; свыше 10 лет). Количество дел считается с учетом переходящих на следующий год.

Формирование дел.

Что такое формирование дел? Опять заглянем в уже знакомый нам разговорник-переводчик с обыденного на язык специалиста, коим служит ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»

«Формированием дел называют группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела».

^ Правила формирования дел: (что и как подшивать в дело)

  1. В дело помещается только исполненные документы, работа над которыми завершена. Не исполненные и подлежащие возврату документы в дело подшивать запрещается.

  2. Подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило один экземпляр документа). Черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают (исключения составляют черновики и копии особо ценных документов, на которых есть особые пометки, дополняющие содержание первых экземпляров);

  3. В дело включается только один экземпляр документов;

  4. Документы с разными сроками хранения формируются в разные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса группируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких документов, принятие решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание».

  5. Документы, касаемые одного вопроса помещаются в одно дело.

  6. В дело группируют, как правило, документы одного года. Исключение составляют: (1)переходящие и (2)судебное дела; (3)личные дела сотрудников формируются в течение всего периода работы на предприятии, (4)учебная документация в учебных заведениях формируется за учебный год. (Четыре исключения).

  7. Документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных и отраслевых стандартов, иметь все необходимые реквизиты (дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.)

  8. В дело не должны подшиваться проекты, варианты документов не подписанные и не утвержденные руководителем;

  9. Документы подшиваются в дело со всеми дополнениями, относящимися к ним материалами и приложениями. Если приложения имеют большой объем их можно формировать в отдельные дела.

  10. Документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности.

  11. Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

  12. Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

  13. Документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируются в отдельные дела отдельно от других дел предприятия и так же как иные особо ценные документы в деле имеют внутреннюю опись документов дела. В нее вносится каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела с указанием индекса документа, содержания и номера листа.

  14. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

  15. Контракты предприятия делятся на две группы: коммерческие между предприятиями и трудовые контракты (договоры) с работниками. Каждая группа подшивается в отдельное дело.

  16. При формировании дел с перепиской определяющим фактором является объем. Маленький объем входящие и исходящие подшивается вместе. Объем чуть больше: два дела входящие исходящие отдельно.

  17. Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, то заводят специальную папку с заголовком «Документы по различным вопросам за период с … по…» и составляют внутреннюю опись дела.

  18. Дела формируются с начала года. На каждое название в номенклатуре должна быть заведена папка. В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм.

Дела должны размещаться в закрытых шкафах, сейфах или картотеках и предохраняться от света и пыли. Для быстрого поиска целесообразно размещать папки вертикально. Последовательность расположения дел на полках должна соответствовать расположению дел в номенклатуре.

  1. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается, выдается все дело целиком.

  2. Изъятие документов из дела по требованию компетентных органов (прокуратура, суд и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

И так:

Документооборот в организации включает:

  1. Прием и первичная обработка документов.

  2. Регистрация документов.

  3. Контроль исполнения документов.

  4. Организация оперативного хранения документов (номенклатурный принцип).

  5. Формирование дел и их хранение.

  6. Подготовка дел к архивному хранению и сдаче дел в архив.

(Этот последний этап мы рассмотрим если у нас останется время от практических занятий, либо Вам придется изучить эту тему самостоятельно).



Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Организация документооборота в организации (учреждении, на предприятии) iconУчебный план Программа повышения квалификации «Организация и управление...
Цель: формирование комплексных знаний, необходимых для организации или развития службы маркетинга на предприятии

Организация документооборота в организации (учреждении, на предприятии) iconОрганизации
Положения о наградах мэра города от 19. 04. 2011 №1560, соблюдая принцип последовательности награждения, учитывая иерархию наград...

Организация документооборота в организации (учреждении, на предприятии) icon+Анализ внешней среды организации
Организация маркетинговой деятельности на предприятии. Процесс маркетингового планирования

Организация документооборота в организации (учреждении, на предприятии) iconУчреждении компенсирующего вида
Организация педагогического процесса в дошкольном образователь­ном учреждении компенсирующего вида: Практическое пособие для пе­дагогов...

Организация документооборота в организации (учреждении, на предприятии) iconПрактическая работа Служба охраны труда
Цель работы – ознакомиться с порядком создания службы охраны труда на предприятии, в организации или учреждении, с функциями и правами...

Организация документооборота в организации (учреждении, на предприятии) iconОрганизация производства и управления это наука, изучающая закономерности...
Конечная цель рациональной организации производства и управления предприятием – получение этим предприятием прибыли. Курс разбит...

Организация документооборота в организации (учреждении, на предприятии) icon6. Системы электронного документооборота
Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного...

Организация документооборота в организации (учреждении, на предприятии) icon8. Организация документооборота и делопроизводства в таможенных органах
...

Организация документооборота в организации (учреждении, на предприятии) iconУчения
«Организация обеспечения правопорядка в исправительном учреждении в обычных и особых условиях»

Организация документооборота в организации (учреждении, на предприятии) iconМетодические рекомендации по выполнению курсового проекта по дисциплине...
Методические рекомендации по выполнению курсового проекта по дисциплине «Планирование на предприятии» для студентов специальностей...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
zadocs.ru
Главная страница

Разработка сайта — Веб студия Адаманов