Основные направления и содержание организационной работы по созданию эффективной системы документационного обеспечения управления в организации




Скачать 268.27 Kb.
НазваниеОсновные направления и содержание организационной работы по созданию эффективной системы документационного обеспечения управления в организации
страница1/3
Дата публикации18.08.2013
Размер268.27 Kb.
ТипДокументы
zadocs.ru > Туризм > Документы
  1   2   3


КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ, СПОРТА И ТУРИЗМА

Факультет сервиса и туризма

Специальность (специализация) – «Туризм», «Гостиничный сервис».

Квалификация – специалист по сервису и туризму
Утверждено на заседании кафедры социально-

культурного сервиса и туризма Протокол № 1

от «30» августа 2010 г.

Заведующий кафедрой, профессор

_______________В.Г. Минченко

Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально - культурного сервиса и туризма.
Информационный обучающий блок №3

Кафедра социально-культурного сервиса и туризма.


Разработано преподавателем кафедры

_______________ А.С. Тарасенко


Краснодар, 2010

Курс «Документационное обеспечение управления в организациях (учреждениях, на предприятиях) социально-культурного сервиса и туризма».
Информационный обучающий блок №3
Тема : Основные направления и содержание организационной работы по созданию эффективной системы документационного обеспечения управления в организации.
Содержание и структура (учебные вопросы) :


  1. Организационные формы работы с документами.

    1. Методология выбора организационной формы делопроизводства.

    2. Виды организационных форм работы с документами в Российской Федерации и их краткая характеристика: оргштатная структура, содержание, формы и методы работы типовых оргструктур ДОУ и их структурных групп.

  2. Задачи и функции службы делопроизводства, её должностной и численный состав.

    1. Основная задача службы ДОУ.

    2. Функции службы ДОУ.

    3. Принципы и методы организационной работы по созданию службы ДОУ, как структурного подразделения организации.

    4. Формуляр Положения о структурном подразделении организации.

    5. Некоторые аспекты разработки штатного расписания службы ДОУ, понятие о руководителях, специалистах, технических исполнителях.

  3. Формуляр Инструкция по документационному обеспечению управления в организации.

Учебное время информационно – обучающего блока №3

Всего : 4 Лекционное занятие: 2 часа, практические занятия – 2 часа.

Сегодня нам необходимо разобраться, на какую орг.структуру в организации возлагается весь комплекс вопросов по документационному обеспечению управления.

Этот вопрос детально прописан Государственной системой документационного обеспечения.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основный положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения .-М.,;ВНИИДАД, 1991г.

(ВНИИДАД- это всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела индекс 101000 г.Москва, Милютинский переулок д7А)

Руководствуясь этим информационно-методическим документом в любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное подразделение(структурное) – управление делами, общий отдел, канцелярию и т.д. либо, если организация маленькая на одного из сотрудников – обычно секретаря. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а так же от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средств связи.

Юридический аспект – предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализаций, что поможет избавится от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем можно выделить следующие:

  1. Выбор оптимальной организационной формы работы с документами.

  2. Разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства.

  3. Определение должностного и численного состава службы делопроизводства.

  4. Регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций.

  5. Выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация.

  6. Рациональная организация рабочих мест и условий труда

  7. Повышение квалификации сотрудников службы.

В принципе это алгоритм организаторской работы любого руководителя, пусть даже самого маленького и не только в делопроизводстве, но и в любой другой области.
Организационные формы работы с документами.

Практика выработала три формы организационной работы с документами в любом управленческом аппарате:

  • централизованная форма;

  • децентрализованная форма;

  • смешанная форма.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении единого специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря, референта). В этом подразделении (этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив.

А что в себя включает полный цикл технологических операций по обработке документов?

Это прием документов, их обработка, регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, т.к. позволяет снизить затраты на обработку документов и улучшить организацию труда работников службы делопроизводства.

Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой выполняется автономно весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например исходя из соображений защиты информации или самостоятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за их исполнением, изготовление тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах, службах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является организация работы с документами, при которой одна и та же операция (например регистрация документов или контроль за исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других – децентрализовано (в структурных подразделениях).

Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования – если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения - секретарем подразделения. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские и налоговые документы в отделе кадров – документы по личному составу и т.д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс модемных устройств компьютеров, позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу даже в маленьких структурных подразделениях.

В создании и организации работы службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы- один из самых сложных. Действующие государственные нормативно- методические документы не регламентируют этот вопрос.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой руководства предприятия. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы закрепляется в инструкции по делопроизводству.

(Подробнее об инструкции по делу производству мы будем говорить чуть ниже).

ВОПРОС: Типовые организационные структуры службы делопроизводства.
Основные положения ГСДОУ частично регламентировали название служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организации и учреждения к определенным группам и уровням управления.

Управление делами – создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и отрасли. Управление делами имеет следующий типовой состав структурных подразделений; т.е. что входит в состав Управления делами:

  • Секретариат- (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро).

  • Инспекция при министерстве, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра.

  • Канцелярия - в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем(жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления делами создают к перечисленному списку дополнительные подразделения первый отдел (отдел защиты информации), другие отдела. Например, Управление делами Президента РФ и управление делами Министра природных ресурсов явно отличаются.

Так в распоряжении управления делами президента РФ есть транспортное подразделение – все машины Федерального собрания РФ, администрации президента, аппарата правительства России. Есть авиаотряд «Россия», есть объекты размещения- гостиницы и т.д., узел правительственной связи и многое другое, о чем мы никогда и не узнаем – все это управления делами Президента РФ.

Другая форма делопроизводства - это канцелярия.

Канцелярия – создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских институтах, в проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа):

  • по приему и переработке поступающих и отправленных документов;

  • по учету и регистрации документов;

  • по контролю за сроками исполнения документов;

  • по работе с обращениями граждан;

  • по созданию документов (машбюро, компьютерный центр);

  • копировальное бюро;

  • архив.

Третья форма: общий отдел, с этой формой Вам придется столкнуться, по этому поподробнее.

Общий отдел – эта служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах местного самоуправления (мэрии, префектуре, муниципалитете). В структуре общего отдела всегда создаются:

  • протокольный отдел ; – секретариат;

  • группа писем; - архив;

  • приемная;

Естественно возникает вопрос. Чем они занимаются?

  1. Секретариат – для обслуживания первых лиц предприятия. В его составе

работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари.

Функции:

  • предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

  • подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями;

  • организация и документационное обеспечение совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариате сосредоточенно и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление протоколов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение протокола, подготовка проектов решений и контроля за исполнением решений).

  • Бездокументарное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемов и т.д.)

  1. Протокольная группа – создается в органах власти на местах, где есть постоянно действующий выборный орган. Выполняет функции:

  • подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление, выпуск) писем, справок, их согласование.

  • анализ докладов структурных подразделений и подготовка заключений по ним.

  • Прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

Наличие таких подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядок принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Самая маленькая форма.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях не имеющих внутренней организационной структуры.

Штатная численность службы ДОУ должна соответствовать объему работы и обеспечивать высокое качество работы. Для определения количества работников применяются отраслевые нормативы численности работников.

Нормативно- методические документы:

  1. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (Утв. Постановлением Госкомтруда СССР и президиума ВЦСПС от 19 июня 1984г. № 189/11-64) –П., 1988

  2. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров – М.,1991

  3. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (Утв. Постановлением Министерства труда РФ от 25 ноября 1994г.№72). – М.,1995, 26с.

  4. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (Утв. Постановлением Министерства Труда РФ от 10 сентября 1993г.№152) –М.,1993г, 77с.

  5. Укрупненные нормативы времени по делопроизводственному обслуживанию (Утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 года № 327/17-42.М.,Экономика, 1988, 30с.)


Вопрос: Задачи и функции службы делопроизводства.

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работы по документационному обеспечению управления организацией, предприятием, учреждением.

Исходя из основной цели формируются основные направления работы, иначе говоря функции. Таковых в типовом варианте 16. Выполняться они должны в полном объеме независимо от названия и количества работающих в службе ДОУ. Начиная от управления делами министра и кончая секретарем маленького офиса.

  1   2   3

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Основные направления и содержание организационной работы по созданию эффективной системы документационного обеспечения управления в организации iconЭкзаменационные вопросы Роль и место документационного обеспечения...
История развития системы государственного делопроизводства: делопроизводство в Древнеруском государстве (11-15 века)

Основные направления и содержание организационной работы по созданию эффективной системы документационного обеспечения управления в организации iconСодержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная...
Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса...

Основные направления и содержание организационной работы по созданию эффективной системы документационного обеспечения управления в организации iconТемы контрольных работ по курсу «Документационное обеспечение управления»...
Современная законодательная и нормативно-методическая база документационного обеспечения управления

Основные направления и содержание организационной работы по созданию эффективной системы документационного обеспечения управления в организации iconМетодическое пособие производственной практики по технологии документационного...
Целью практики является изучение организации работы с документами с момента получения до архивного хранения в конкретном учреждении,...

Основные направления и содержание организационной работы по созданию эффективной системы документационного обеспечения управления в организации iconМетодические рекомендации по подготовке, написанию и защите выпускной...
Выпускная квалификационная работа (далее – вкр) документоведа представляет собой законченную общую или локальную оргпроектную разработку...

Основные направления и содержание организационной работы по созданию эффективной системы документационного обеспечения управления в организации iconНа примере ресторана «тинькофф» Г. Уфа содержание введение
Iii. Основные направления совершенствования системы управления персоналом в ресторане «Тинькофф»

Основные направления и содержание организационной работы по созданию эффективной системы документационного обеспечения управления в организации iconСтремление организовать руководство документационным обеспечением...
Подавляющая часть управленческой работы нуждается в фиксации своих действий, поэтому каждому предприятию необходима эффективная система...

Основные направления и содержание организационной работы по созданию эффективной системы документационного обеспечения управления в организации iconНормативное регулирование и содержание документационного обеспечения...
Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса...

Основные направления и содержание организационной работы по созданию эффективной системы документационного обеспечения управления в организации iconКраткий лекционный курс для студентов специальности «Менеджмент организации» всех форм обучения
Научные основы организации производства. 2 Основные законы и принципы эффективной организации производства в современных условиях....

Основные направления и содержание организационной работы по созданию эффективной системы документационного обеспечения управления в организации iconИнформационной безопасности, управления проектами и качеством, документационного обеспечения
Асимметричная схема шифрования – это шифрование с помощью систем с открытым ключом

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
zadocs.ru
Главная страница

Разработка сайта — Веб студия Адаманов