Основные направления и содержание организационной работы по созданию эффективной системы документационного обеспечения управления в организации
Скачать 268.27 Kb.
|
КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ, СПОРТА И ТУРИЗМА Факультет сервиса и туризма Специальность (специализация) – «Туризм», «Гостиничный сервис». Квалификация – специалист по сервису и туризму Утверждено на заседании кафедры социально- культурного сервиса и туризма Протокол № 1 от «30» августа 2010 г. Заведующий кафедрой, профессор _______________В.Г. Минченко Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально - культурного сервиса и туризма. Информационный обучающий блок №3 Кафедра социально-культурного сервиса и туризма. Разработано преподавателем кафедры _______________ А.С. Тарасенко Краснодар, 2010 Курс «Документационное обеспечение управления в организациях (учреждениях, на предприятиях) социально-культурного сервиса и туризма». Информационный обучающий блок №3 Тема : Основные направления и содержание организационной работы по созданию эффективной системы документационного обеспечения управления в организации. Содержание и структура (учебные вопросы) :
Учебное время информационно – обучающего блока №3 Всего : 4 Лекционное занятие: 2 часа, практические занятия – 2 часа. Сегодня нам необходимо разобраться, на какую орг.структуру в организации возлагается весь комплекс вопросов по документационному обеспечению управления. Этот вопрос детально прописан Государственной системой документационного обеспечения. Государственная система документационного обеспечения управления. Основный положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения .-М.,;ВНИИДАД, 1991г. (ВНИИДАД- это всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела индекс 101000 г.Москва, Милютинский переулок д7А) Руководствуясь этим информационно-методическим документом в любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное подразделение(структурное) – управление делами, общий отдел, канцелярию и т.д. либо, если организация маленькая на одного из сотрудников – обычно секретаря. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а так же от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов. Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средств связи. Юридический аспект – предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля создаваемых в организации документов. Организационный аспект включает разработку оптимальной для управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализаций, что поможет избавится от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы. Среди организационных проблем можно выделить следующие:
В принципе это алгоритм организаторской работы любого руководителя, пусть даже самого маленького и не только в делопроизводстве, но и в любой другой области. Организационные формы работы с документами. Практика выработала три формы организационной работы с документами в любом управленческом аппарате:
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении единого специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря, референта). В этом подразделении (этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив. А что в себя включает полный цикл технологических операций по обработке документов? Это прием документов, их обработка, регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, т.к. позволяет снизить затраты на обработку документов и улучшить организацию труда работников службы делопроизводства. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой выполняется автономно весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например исходя из соображений защиты информации или самостоятельности структурных подразделений). Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за их исполнением, изготовление тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах, службах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Вариантом смешанной формы является организация работы с документами, при которой одна и та же операция (например регистрация документов или контроль за исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других – децентрализовано (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования – если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения - секретарем подразделения. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские и налоговые документы в отделе кадров – документы по личному составу и т.д. Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс модемных устройств компьютеров, позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу даже в маленьких структурных подразделениях. В создании и организации работы службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы- один из самых сложных. Действующие государственные нормативно- методические документы не регламентируют этот вопрос. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой руководства предприятия. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами. Регламентация выбранной формы работы закрепляется в инструкции по делопроизводству. (Подробнее об инструкции по делу производству мы будем говорить чуть ниже). ВОПРОС: Типовые организационные структуры службы делопроизводства. Основные положения ГСДОУ частично регламентировали название служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организации и учреждения к определенным группам и уровням управления. Управление делами – создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и отрасли. Управление делами имеет следующий типовой состав структурных подразделений; т.е. что входит в состав Управления делами:
Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления делами создают к перечисленному списку дополнительные подразделения первый отдел (отдел защиты информации), другие отдела. Например, Управление делами Президента РФ и управление делами Министра природных ресурсов явно отличаются. Так в распоряжении управления делами президента РФ есть транспортное подразделение – все машины Федерального собрания РФ, администрации президента, аппарата правительства России. Есть авиаотряд «Россия», есть объекты размещения- гостиницы и т.д., узел правительственной связи и многое другое, о чем мы никогда и не узнаем – все это управления делами Президента РФ. Другая форма делопроизводства - это канцелярия. Канцелярия – создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских институтах, в проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа):
Третья форма: общий отдел, с этой формой Вам придется столкнуться, по этому поподробнее. Общий отдел – эта служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах местного самоуправления (мэрии, префектуре, муниципалитете). В структуре общего отдела всегда создаются:
Естественно возникает вопрос. Чем они занимаются?
работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Функции:
Наличие таких подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядок принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях. Самая маленькая форма. Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях не имеющих внутренней организационной структуры. Штатная численность службы ДОУ должна соответствовать объему работы и обеспечивать высокое качество работы. Для определения количества работников применяются отраслевые нормативы численности работников. Нормативно- методические документы:
Вопрос: Задачи и функции службы делопроизводства. Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работы по документационному обеспечению управления организацией, предприятием, учреждением. Исходя из основной цели формируются основные направления работы, иначе говоря функции. Таковых в типовом варианте 16. Выполняться они должны в полном объеме независимо от названия и количества работающих в службе ДОУ. Начиная от управления делами министра и кончая секретарем маленького офиса. |
Добавить документ в свой блог или на сайт
Похожие:
 | История развития системы государственного делопроизводства: делопроизводство в Древнеруском государстве (11-15 века) | | Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса... |
| Современная законодательная и нормативно-методическая база документационного обеспечения управления | | Целью практики является изучение организации работы с документами с момента получения до архивного хранения в конкретном учреждении,... |
| Выпускная квалификационная работа (далее – вкр) документоведа представляет собой законченную общую или локальную оргпроектную разработку... | | Iii. Основные направления совершенствования системы управления персоналом в ресторане «Тинькофф» |
| Подавляющая часть управленческой работы нуждается в фиксации своих действий, поэтому каждому предприятию необходима эффективная система... | | Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса... |
| Научные основы организации производства. 2 Основные законы и принципы эффективной организации производства в современных условиях.... | | Асимметричная схема шифрования – это шифрование с помощью систем с открытым ключом |