Скачать 0.63 Mb.
|
КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ, СПОРТА И ТУРИЗМА Факультет сервиса и туризма Специальность (специализация) – «Туризм», «Гостиничный сервис». Квалификация – специалист по сервису и туризму Утверждено на заседании кафедры социально- культурного сервиса и туризма Протокол № 1 от «30» августа 2010 г. Заведующий кафедрой, профессор _______________В.Г. Минченко Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально - культурного сервиса и туризма. Информационный обучающий блок №2 Кафедра социально-культурного сервиса и туризма. Разработано преподавателем кафедры _______________ А.С. Тарасенко Краснодар, 2010 Курс: «Документационное обеспечение управления в организациях (в учреждениях, на предприятиях) социально-культурного сервиса и туризма ^ Тема: Государственная система документационного обеспечения управления. Правила и формы документирования организационно-распорядительной деятельности в организации (учреждении, на предприятии). Организационные и распорядительные документы. ^
2.1. История формирования и развития делопроизводства в России (краткий исторический экскурс).
министерское делопроизводство; делопроизводство в СССР.
3.1. Понятие, классификация и роль организационно-распорядительных документов в общегосударственной системе документационного обеспечения управления.
Лекционное занятие – 2 часа.Практическое занятие – 6 часов. Учебный вопрос: Сущность, структура и цели государственной системы документационного обеспечения управления. ^
Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышения качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для: 1) Совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления. 2) Повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества. 3) Организации работы службы документационного обеспечения на основе научной организации труда и внедрения новейших технологий. ^ Делопроизводство основывается на требованиях, нормах и рекомендациях в работе с документами по двум направлениям:
^ : Нормативно-правовое регулирование это законодательное направление, т.е. регулирование осуществляется через издание законов и подзаконных актов, что сюда включается:
Федеральные Законы:
Определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых, электронная цифровая признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне. Закон определяет: государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной и оперативно-розыскной работы, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
Цель закона – создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства и защиты интересов России, ее государственных институтов, юридических и физических лиц. Закон дает формулировки терминов:
Существуют законы, которые более углубленно и детально прорабатывают отдельные вопросы документационного обеспечения управления. Например:
Некоторые законы предусматривают вопросы документационного обеспечения управления в отдельных отраслях, либо для определенных форм собственности. Федеральный Закон РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. № 14 – ФЗ. Ст.50: п.1: общество обязано хранить следующие документы:
п.2: Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи по месту нахождения его единоличного исполнительного органа – или в ином месте, известном и доступном участникам общества. Гражданский Кодекс РФ - по отношениям к купле-продаже и наследованию. Трудовой Кодекс РФ - по трудовым отношениям работника. Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении документов. К таким актам относится Закон РФ «О товарных знаках, Знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. №3520-1, который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке, либо Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением герба РФ», а так же ряд других документов. Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которых невозможно заниматься делопроизводством на современном этапе. ^ . Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в Российской Федерации, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственный архив. С проведением в России административной реформы наше архивное ведомство стало называться «федеральная архивная служба РФ». ^ К главным задачам Федеральной архивной службе России (Росархив) отнесены:
Росархив: «проверяет выполнение организациями независимо от их ведомственной принадлежности требований законодательства в области… организации документов в делопроизводстве». Росархиву предоставляет право: «Утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве». Итак, в чем заключается информационно-методическое или иначе говоря нормативно-методическая работа? В объеме учебной программы остановимся на двух важнейших аспектах этой работы. 1. Формирование системы документации по отраслям и видам деятельности.
Цель работы по первому аспекту – провести систематизацию разрабатываемых в России документов с последующим нормативным закреплением этих документационных систем. Содержание работы в масштабах государства проводится в 4 этапа:
Агрегирование – обобщение всех документов обслуживающих отрасль (например, гостиничный сервис) и их анализу. Типизация – отбор самых распространенных, аналогичных и на их основе создание типовых форм документов. Типовые формы документов предназначаются для использования в работе либо всеми организациями одной конкретной отрасли, либо на фиксированном участке организации во всех отраслях (например, бухгалтерский учет, кадровое делопроизводство, складской учет, налоговая отчетность и т.д.). Типовые формы хороши тем, что в них отражается выполнение всех основных обязательных требований документирования, однако подразумевается, что форма будет дополнена частностями и конкретными особенностями по месту. Унифицированная форма таких «вольностей» уже не допускает. Унификация – приведение документа к полному единообразию по форме, объему содержания, составу реквизитов, правилам подготовки, оформления и оборот его в организации. При окончании этапа унификации получается уже организационно-стройная система документов. ^ – это совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управление, финансы и т.д.). Задача унификации - сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (этим занимаются документоведы), а так же процесса их обработки, учета и хранения (это работа делопроизводственников). Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники. Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:
Работа по унификации документов включает:
Выработаны следующие унифицированные системы документации:
Это то, что есть на сегодняшний день. И наконец, стандартизация документов – высшая степень унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеет обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации (хотя унификация может быть и самостоятельным видом деятельности). Стандарт – это нормативно-технический документ устанавливающий комплекс мер, правил и требований к объекту стандартизации и утверждаемый компетентными органами. Установлены следующие категории стандартов:
При этом установлено, что общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они рекомендованы для применения во всех организациях независимо от форм собственности. Второй аспект: Методическая проработка общего процесса делопроизводства и отдельных его частей. Ряд рабочих моментов по содержанию этой деятельности. Известно требование, оно записано в ГОСТ Р 6.30 – 2003 г., что на каждом предприятии должна быть инструкция по делопроизводству, в которой должен быть прописан весь процесс организации делопроизводства, требования предъявляемые к документам, их разработке, работе исполнителей с ними, вопросы регистрации и хранения, а так же содержаться образцы правильно оформленных документов (по ГОСТ Р 6.30 – 2003) и правила работы с ними. Инструкция утверждается приказом руководителя и все сотрудники обязаны руководствоваться ею при работе с документами. Откуда брать? Как такой документ для конкретной организации составить? А ведь существуют и другие обязательные для каждой организации документы. Обычно в подобных случаях издается по представлению Росархива, документ, который для одних является нормативным требованием, для других – методическим пособием. В нашем случае это «Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти» утв. Приказом Росархива №68 от 27.11.2000 г. «Она разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологии работы с ними и обеспечение контроля исполнения документов. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения и управления и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти» Этот документ выступает в двух качествах:
В любом случае методическая работа строится по принципу – проработки всей цепочки от создания документа до его уничтожения и издания на каждый этап деятельности:
Есть в России и головное научно-исследовательское заведение, занимающееся проблемами делопроизводства. Называется оно: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно он вместе с тогдашним Главным архивным управлением при Совмине СССР разработали систематизирующий документ под названием «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (утв. Приказом Главархива СССР №33 от 25.05.1988 г.). Во многом положение ГСДОУ актуально и для современного делопроизводства. ^ Уточним содержание основного документа по организации делопроизводства в организации. Пример: типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ (рег. в Минюсте). Содержит:
В приложении к инструкции даны:
Данные инструкции охватывают все вопросы делопроизводства в организации (на предприятии). В заключении вопроса необходимо отметить постоянное совершенствование Делопроизводства. Существует ряд периодических изданий, где идет обмен опытом работы. Специализированные издания:
Большие статьи в журналах: «Главный бухгалтер», «Бухгалтерский бюллетень», «Экономика и жизнь». Практически каждый второй солидный «толстый» журнал имеет разделы по рубрике: «Делопроизводство», «ДОУ», «Страница секретаря». Все приличные издательства включают в тематические планы выпусков обязательно книги по делопроизводству. В настоящий момент это одно из самых востребованных направлений в мире деловой книги. Вот, в принципе, основные два направления работы государства по формированию госсистемы документационного обеспечения. Необходимо ответить на вопросы, если есть время зачитать три вставки:
В настоящее время в соответствии с федерально-целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ – системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем документе определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура, порядок подготовки и оформления документов, все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации, защита информационных поисковых систем, подготовка документов в архив, порядок проведения экспертизы ценности документов, организация хранения документов. Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированной номенклатуры дел, описи дел и т.д.). Журнал «Делопроизводство» №1 1998 г. Особенности делопроизводства за рубежом. Международные организацией по стандартизации издан межгосударственный стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация – управления документацией». Он регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности. Важнейшим видом работ в процессе создания системы (закрепленных в международном стандарте) является фиксация сведений о том, какие виды деловой деятельности требуют документирования, когда, где и как документы должны быть созданы. Затем осуществляется разработка стратегического плана управления документацией, и наконец, определяется стратегия внедрения соответствующих требований в работу. Стандарт устанавливает, что в системе управления документацией могут осуществляться следующие процессы работы с документами:
Вроде бы все как в отечественном производстве, все да не все. Например: регистрация обеспечивает доказательство существования документа и состоит в присвоении документу уникального идентификатора и записи краткой информации о документе в состав которого могут входить следующие сведения: заголовок (имя документа), краткое содержание (аннотация) документа, дата создания, дата и время передачи, программное обеспечение (в том числе его версия) при помощи которого документ был создан или включен в документационную систему, стандарт, которому соответствует структура документа, доступ, срок хранения, автор, отправитель, получатель, физическая форма документа, классификационный вид согласно действующий в организации классификационной схеме, ссылка на связанные документы и другие необходимые данные. Или , другой вопрос, включение документов в документационную систему, означает принятие решения о том, какие документы в организации могут быть созданы, получены и сохранены, предварительно определяется круг пользователей документами и права доступа к ним. Этот процесс осуществляется путем добавления к документу метаданных – сведений о документе. Для отечественного делопроизводства все это завтрашний день и только при условии развития и повсеместного внедрения компьютерных технеологий. История ДОУ в России. Делопроизводство в Древней Руси (11-15 век) было тесно связано с дипломатическими отношениями и необходимостью оформления правовых актов – договоров с государствами, переписки, купчих грамот, заемных, фиксирующих заем денег, грамот о продаже в рабство, отпускных грамот, завещаний и т.д. Государственных учреждений еще не существовало, документооборота фактически не было, и не было как таковой системы делопроизводства. Только в 13-14 вв с увеличением количества документов, когда начали формироваться традиции составления и оформления документов, появились первые образцы, а затем формуляры документов, а так же правила работы с ними – регистрация, заверение для предания юридической силы. В основном, работа велась в Храмах и монастырях, там же были организованы первые хранилища. Однако это было не делопроизводство, а обычаи документирования информации. Система государственного делопроизводства начала складываться только в середине 15 века с развитием Московского княжества в государство. Были организованы первые государственные учреждения – присутственные места или приказы. Приказами стали называться и основные документы, создаваемые там - поручения князя боярам. Смысл слова «приказ» (как распоряжения) в документировании остался неизменным до наших дней. Количество приказов в 18 веке составляло от 40 до 70. Во главе стоял приказной судья, в его ведении состояли дьяки, в их подчинении – подьячие, которые по стажу работы делились на «старых», «средних» и «молодых». В крупных приказах подьячие объединялись по территориям, которые назывались «столами» или «повытья». Работа с документами в приказах включала следующие этапы:
Чуть позже законченные дела стали хранить отдельно от тех, с которыми еще велась работа. Появились первые «ведомственные» архивы – сундуки и шкафы для хранения дел – все это в истории России называется – приказное делопроизводство. Теперь что из себя представляет коллежское делопроизводство. Тезисно: Петр 1, реформируя Россию создал высший государственный орган – Сенат. В канцелярии действовала система регистрации входящих и исходящих документов, контроля за их прохождением по столам, а затем и исполнением в присутственных местах. Решения по делам принимались коллегиально, собранием сенаторов. Вместо приказов были созданы 12 коллегий. Основой для работы коллегий стал изданный Петром 1 в 1720 году «Генеральный регламент». Система делопроизводства получила название «коллежское», по названию учреждений нового типа. Генеральный регламент предусмотрел создание канцелярии, которая непосредственно занимается делопроизводством в каждой коллегии. Ее состав:
Отдельно так же организовывались архивы, обязанности хранения были возложены на архивариусов. Это была уже система делопроизводства. В начале 19 века в России были созданы первые министерства, был учрежден комитет Министров. Министру подчинялись департаменты, сохранилась канцелярия. Тогда же появилось и само понятие «делопроизводство» - как решение поступающих вопросов, начиная от поступления или создания документов до его архивного хранения. Основной задачей делопроизводства считалось рассмотрение вопросов, принятие управленческих решений и организация управления. Система делопроизводства того времени была регламентирована «общим учреждением министерств» и «сводов Законов». Стали регулярно издаваться письмовники (сборники образцов документов) – это было уже министерское делопроизводство. Смена власти в 1917 году привела к созданию Совета народных комиссаров и 13 отраслевых наркоматов, это были абсолютно новые люди плюс гражданская война. В результате к концу 20-х годов такого понаписали, что всем стало ясно: Власть, как и любая управленческая структура, основыввется на действующих или вновь создаваемых законах, правилах, нормах. А это значит, что одну из основных ролей в ее укреплении будет играть делопроизводство, как система закрепления принимаемых решений. Управление, а тем более управление государством, не может стабильно существовать в условиях беспорядочного делопроизводства. И только с 1926 года стали устанавливать: чем писать, на чем писать, как писать, кто должен писать и т.д. и т.п. Появились стандарты составления различных видов документов, форматы бланков, появляется система специальной документации – статистическая, плановая, бухгалтерская, кадровая. Издаются инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т.п. В 40-50 гг, учитывая войну и разруху послевоенную, теоретические и практические разработки в области делопроизводства не велись. Интерес к делопроизводственной основе управления возродился только к началу 60-х годов и естественно, мы отстали, на Западе уже широко внедрялись развитые системы безбумажного документооборота. Исходя из зарубежного опыта, была осознана необходимость создания единой системы делопроизводства, унификации делопроизводственных работ. И только в конце 80-х гг была создана государственная система документационного обеспечения управления. Учитывая известные события 1991 г., прорыв информационных границ и поток компьютеров в Россию, наличие и доступ в Интернет заставили заниматься проблемами делопроизводства гораздо энергичнее. Это сейчас вопрос не только обмена информацией и информационных ресурсов, но и вообще вопрос – останется ли Россия в ряду передовых стран мира. Второй учебный вопрос: Мы говорили, что каждую отрасль человеческой деятельности обслуживает своя специфическая система документов, мы говорили что: Система документации – это совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, вида, сферы деятельности, единым требованиям оформления. Типовые управленческие функции в каждой организации реализуются на основе документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных организаций не одинаковы, так как это зависит от конкретной деятельности организации, ее масштабности, места в системе государственной власти или частного бизнеса. Однако, не зависимо от этого, в любой организации используются документы отражающие организационную, распорядительную и исполнительную деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Эта система определяется как: «Организационно-распорядительные документы – это письменные документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов, а так же вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, и предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц,» ГОСТ О 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.» – М.,: Гостандарт 1998 год. Помимо этой общей функциональной системы есть еще и отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Поэтому организационно-распорядительная документация тесно связана с отраслевой системой. С одной стороны, она представляет собой проверенную основу для отраслевых документов, а с другой – действуя самостоятельно, отражает вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д. Данное утверждение целиком и полностью отражает сущность делопроизводства на предприятиях туризма и сервиса. Документационная система организационно-распорядительной документации на сегодняшний день проработана лучше и тщательнее, чем любая другая. Она агрегирована, типизирована, унифицирована и стандартизирована. ГОСТ Р 6.30-2003г. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Это библия для любого документоведа, делопроизводителя, менеджера среднего и высшего звена, всех тех, кто работает или имеет дело с документами. Если за разработку отраслевых документационных систем отвечают соответствующие министерства, то за полную проработку организационно-распорядительной документации взялся Росархив сам и дело сделал. И так, что такое организационно-распорядительные документы? Это документы в которых фиксируется управленческая деятельность.. Они подразделяются на основе группы: - организационные: - положения; - устав предприятий, организаций; - учредительные договора о создании предприятий, организаций; - структура и штатная численность;
органов. В отдельную группу, не относящуюся к организационно-управленческой документации, выделяют финансово-бухгалтерские документы (годовые отчеты, балансы, акты ревизий, планы, сметы, счета, коммерческие контракты и т.д.). Это вотчина Министерства финансов РФ (г.Кудрин) ^ То что не успеем в ходе лекции будем наглядно разбирать на практическом занятии. Положения. Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодифицированный характер и определяющие порядок образования, компетенцию и организацию работы. Например: «Общее положение о министерствах». «Положение о государственной автомобильной инспекции». Положения оформляются и как основной правоустанавливающий документ, когда необходимо регламентировать работу отдельных структурных подразделений большой организации или предприятия. Например: «Положение о службе персонала предприятия». «Положение об отделе маркетинга фабрики». В управленческой практике создают также положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам. Например: «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ». «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете». Структура текста положения и формуляр унифицированы в УСО (унифицированная система организационно- распорядительной документации) РД. Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документов (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и др.) Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Положения оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:
В разделе «Общие положения» указывают точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность – орган управления (должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. Дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в основной деятельности данное структурное подразделение. В разделе «Цели и задачи» - в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи. |
![]() | Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса... | ![]() | История развития системы государственного делопроизводства: делопроизводство в Древнеруском государстве (11-15 века) |
![]() | Основная цель – устойчивое функционирование ж д на рынке транспортных услуг на основе маркетинга | ![]() | Структура системы управления. Методы и средства информационных технологий в системе управления |
![]() | Состав типовой микроконтроллерной системы. Структура устройства сопряжения с объектом управления | ![]() | ... |
![]() | Происхождение философии, ее предмет и проблемное поле. Структура философского знания | ![]() | Характеристика современных методов изучения системы управления персоналом |
![]() | Ссср как воплощение суверенитета советского народа. Ростов н/Д, 1974; Он же. Общественный строй развитого социализма. Конституционное... | ![]() | Внешняя и внутренняя среда организации. Информационный (управленческий) аспект организации |