Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу)




НазваниеСодержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу)
страница1/4
Дата публикации21.08.2013
Размер0.63 Mb.
ТипДокументы
zadocs.ru > Туризм > Документы
  1   2   3   4


КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ, СПОРТА И ТУРИЗМА

Факультет сервиса и туризма

Специальность (специализация) – «Туризм», «Гостиничный сервис».

Квалификация – специалист по сервису и туризму
Утверждено на заседании кафедры социально-

культурного сервиса и туризма Протокол № 1

от «30» августа 2010 г.

Заведующий кафедрой, профессор

_______________В.Г. Минченко

Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально - культурного сервиса и туризма.
Информационный обучающий блок №2

Кафедра социально-культурного сервиса и туризма.

Разработано преподавателем кафедры

_______________ А.С. Тарасенко


Краснодар, 2010

Курс: «Документационное обеспечение управления в организациях (в учреждениях, на предприятиях) социально-культурного сервиса и туризма

^

Информационный обучающий блок №2


Тема: Государственная система документационного обеспечения управления. Правила и формы документирования организационно-распорядительной деятельности в организации (учреждении, на предприятии). Организационные и распорядительные документы.
^ Содержание и структура (учебные вопросы):

    1. Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

    2. Содержание формы и нормативы правового регулирования ГСДОУ.

    3. Методика и содержание информационно-методического регулирования ГСДОУ.

    4. Понятие, основные направления и цели деятельности при типизации и унификации документов в документационных системах.

    5. Государственный стандарт – как высшая степень унификации систем документации.

2.1. История формирования и развития делопроизводства в России (краткий

исторический экскурс).

  • Понятие о делопроизводстве в Московском государстве; коллежское и

министерское делопроизводство; делопроизводство в СССР.

    1. Особенности делопроизводства за рубежом.

3.1. Понятие, классификация и роль организационно-распорядительных

документов в общегосударственной системе документационного

обеспечения управления.

    1. Организационные документы на предприятии (в учреждении, организации). Практическое изучение рабочих документов отдельных организаций города Краснодара.

    2. Распорядительные документы на предприятии (в учреждении, организации). Практическое изучение рабочих документов ООО «Стройпласттехнология» и ООО «Пенто-Пак» г.Краснодара.

    3. Информационно-справочные документы в организации. Практическое составление делового письма.
^

Учебное время информационного обучающего блока №2 – Всего: 8 часов.

Лекционное занятие – 2 часа.


Практическое занятие – 6 часов.


Учебный вопрос: Сущность, структура и цели государственной системы документационного обеспечения управления.

^

Государственная система документационного обеспечения управления –


  • совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышения качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для: 1) Совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления. 2) Повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества. 3) Организации работы службы документационного обеспечения на основе научной организации труда и внедрения новейших технологий.

^ Современное государственное регулирование ДОУ:

Делопроизводство основывается на требованиях, нормах и рекомендациях в работе с документами по двум направлениям:

  • нормативно-правовое направление;

  • информационно-методическое направление.

^ Нормативно-правовое направление (регулирование):

Нормативно-правовое регулирование это законодательное направление, т.е. регулирование осуществляется через издание законов и подзаконных актов, что сюда включается:

  • Федеральные Законы РФ;

  • Постановления Правительства РФ;

  • Государственные стандарты РФ;

  • Постановления Федерального архивного агентства РФ.

Федеральные Законы:

  1. «Об информации, информатизации и защите информации» (№ 24 – ФЗ от 20 февраля 1995 г.)

  • закрепил обязанность документирования информации.

  • установил ряд терминов (что такое информация, информатизация, информационные ресурсы и др.).

  • урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязанность предоставления информации государственным органам.

  1. «Об электронной цифровой подписи» (№ 1 – ФЗ от 10 января 2002 г.)

Определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых, электронная цифровая признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

  1. «О государственной тайне» (№ 5481 – 1 от 21 июля 1993 г.)

Регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне. Закон определяет: государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной и оперативно-розыскной работы, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

  1. «Об участии в международном информационном обмене» (№85 –ФЗ от 4 июля 1997 г.)

Цель закона – создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства и защиты интересов России, ее государственных институтов, юридических и физических лиц. Закон дает формулировки терминов:

  • документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

  • Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствие с законодательством Российской Федерации.

  • Массовая информация – предназначенные для неограниченного круга лиц печатные, аудиосообщения, аудивизуальные и иные сообщения и материалы.

  • Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).

  • ^ Информационные продукты (продукция) – документированная информация, предоставленная в соответствии с потребностями пользователей – и предназначенная или применяемая для удовлетворения потребностей пользователей.

  1. «Об авторском праве и смежных правах» (№5351-1 от 9 июля 1993 г.)

  2. «Об обязательном экземпляре документов» (№77 - ФЗ от 29 декабря 1994 г.)

Существуют законы, которые более углубленно и детально прорабатывают отдельные вопросы документационного обеспечения управления.

Например:

  1. Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№125 – ФЗ от 24 октября 2004 г.)

  2. Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» (№129 –ФЗ от 21 ноября 1996 г. с многочисленными изменениями и дополнениями)

Некоторые законы предусматривают вопросы документационного обеспечения управления в отдельных отраслях, либо для определенных форм собственности.

Федеральный Закон РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. № 14 – ФЗ.

Ст.50: п.1: общество обязано хранить следующие документы:

  • учредительные документы общества, а так же внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

  • протокол (протоколы) собраний учредителей общества, содержащие решения о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в Уставной капитал общества, а так же иные решения, связанные с созданием общества;

  • документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

  • документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

  • внутренние документы общества;

  • положения о филиалах и представительствах общества;

  • документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумагах общества;

  • протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;

  • списки аффилированных лиц общества;

  • заключение ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

  • иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными актами Российской Федерации, Уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

п.2: Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи по месту нахождения его единоличного исполнительного органа – или в ином месте, известном и доступном участникам общества.

Гражданский Кодекс РФ - по отношениям к купле-продаже и наследованию.

Трудовой Кодекс РФ - по трудовым отношениям работника.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении документов. К таким актам относится Закон РФ «О товарных знаках, Знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. №3520-1, который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке, либо Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением герба РФ», а так же ряд других документов.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которых невозможно заниматься делопроизводством на современном этапе.

^ Второе направление – информационно-методическое его еще называют нормативно-методическим.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в Российской Федерации, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственный архив.

С проведением в России административной реформы наше архивное ведомство стало называться «федеральная архивная служба РФ».

^ Постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. №1562 утверждено Положением «О Федеральной архивной службе России».

К главным задачам Федеральной архивной службе России (Росархив) отнесены:

  • развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации… делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

  • осуществление межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль… за организацией документов в делопроизводстве Федеральных органов государственной власти.

Росархив: «проверяет выполнение организациями независимо от их ведомственной принадлежности требований законодательства в области… организации документов в делопроизводстве».

Росархиву предоставляет право: «Утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве».

Итак, в чем заключается информационно-методическое или иначе говоря нормативно-методическая работа?

В объеме учебной программы остановимся на двух важнейших аспектах этой работы.

1. Формирование системы документации по отраслям и видам деятельности.

  1. Методическая проработка, общего процесса делопроизводства и отдельных его частей.

Цель работы по первому аспекту – провести систематизацию разрабатываемых в России документов с последующим нормативным закреплением этих документационных систем.

Содержание работы в масштабах государства проводится в 4 этапа:

  • агрегирование;

  • типизация;

  • унификация;

  • стандартизация.

Агрегирование – обобщение всех документов обслуживающих отрасль (например, гостиничный сервис) и их анализу.

Типизация – отбор самых распространенных, аналогичных и на их основе создание типовых форм документов.

Типовые формы документов предназначаются для использования в работе либо всеми организациями одной конкретной отрасли, либо на фиксированном участке организации во всех отраслях (например, бухгалтерский учет, кадровое делопроизводство, складской учет, налоговая отчетность и т.д.). Типовые формы хороши тем, что в них отражается выполнение всех основных обязательных требований документирования, однако подразумевается, что форма будет дополнена частностями и конкретными особенностями по месту. Унифицированная форма таких «вольностей» уже не допускает.

Унификация – приведение документа к полному единообразию по форме, объему содержания, составу реквизитов, правилам подготовки, оформления и оборот его в организации.

При окончании этапа унификации получается уже организационно-стройная система документов.

^ Унифицированная система документации – это совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управление, финансы и т.д.).

Задача унификации - сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (этим занимаются документоведы), а так же процесса их обработки, учета и хранения (это работа делопроизводственников).

Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.

Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:

  • единого принципа построения форм документов;

  • регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации;

  • установлении совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов;

  • установлении единых правил составления и оформления реквизитов документов;

  • единства применяемой технологии и условных обозначений.

Работа по унификации документов включает:

  • разработку унифицированной системы документации, которая осуществляется министерствами и ведомствами ответственными за соответствующие УСД;

  • ведение УСД и отраслевого классификатора технико-экономической документации, разработка комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вышедших в УСД, а так же государственную регистрацию всего этого;

  • разработка отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающую специфику отрасли – ее осуществляет головная организация, ответственная за разработку, внедрение и ведение УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Выработаны следующие унифицированные системы документации:

  • организационно-распорядительной документации;

  • первичной учетной документации;

  • плановой документации;

  • финансовой документации, первичной и отчетной бухгалтерской документации;

  • расчетно-денежной документации;

  • отчетно-статистической документации;

  • по материально-техническому снабжению и сбыту;

  • документации по ценообразованию;

  • документации по торговле;

  • документации по изобретениям и открытиям;

  • документации по труду и социальным вопросам;

  • документации по бытовому обслуживанию населения;

  • документации по планированию и управлению работой транспортного узла.

Это то, что есть на сегодняшний день.

И наконец, стандартизация документов – высшая степень унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеет обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации (хотя унификация может быть и самостоятельным видом деятельности).

Стандарт – это нормативно-технический документ устанавливающий комплекс мер, правил и требований к объекту стандартизации и утверждаемый компетентными органами.

Установлены следующие категории стандартов:

  • государственные стандарты (ГОСТ);

  • отраслевые стандарты (ОСТ);

  • стандарты предприятий (СТК) .

При этом установлено, что общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они рекомендованы для применения во всех организациях независимо от форм собственности.

Второй аспект: Методическая проработка общего процесса делопроизводства и отдельных его частей.

Ряд рабочих моментов по содержанию этой деятельности.

Известно требование, оно записано в ГОСТ Р 6.30 – 2003 г., что на каждом предприятии должна быть инструкция по делопроизводству, в которой должен быть прописан весь процесс организации делопроизводства, требования предъявляемые к документам, их разработке, работе исполнителей с ними, вопросы регистрации и хранения, а так же содержаться образцы правильно оформленных документов (по ГОСТ Р 6.30 – 2003) и правила работы с ними. Инструкция утверждается приказом руководителя и все сотрудники обязаны руководствоваться ею при работе с документами.

Откуда брать? Как такой документ для конкретной организации составить?

А ведь существуют и другие обязательные для каждой организации документы.

Обычно в подобных случаях издается по представлению Росархива, документ, который для одних является нормативным требованием, для других – методическим пособием. В нашем случае это «Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти» утв. Приказом Росархива №68 от 27.11.2000 г.

«Она разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологии работы с ними и обеспечение контроля исполнения документов. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения и управления и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти»

Этот документ выступает в двух качествах:

  • нормативный документ для госструктур;

  • методический документ для частного бизнеса.

В любом случае методическая работа строится по принципу – проработки всей цепочки от создания документа до его уничтожения и издания на каждый этап деятельности:

  • либо типовых инструкций;

  • либо это примерные положения;

  • либо это унифицированные формы (альбомы унифицированных форм);

  • либо это рекомендации;

  • либо это квалификационные справочники;

  • либо это методические рекомендации;

  • либо это справочные пособия.

Есть в России и головное научно-исследовательское заведение, занимающееся проблемами делопроизводства. Называется оно: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Именно он вместе с тогдашним Главным архивным управлением при Совмине СССР разработали систематизирующий документ под названием «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (утв. Приказом Главархива СССР №33 от 25.05.1988 г.).

Во многом положение ГСДОУ актуально и для современного делопроизводства.

^ Дать под запись обязательно.

Уточним содержание основного документа по организации делопроизводства в организации.

Пример: типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ (рег. в Минюсте).

Содержит:

  • общий порядок подготовки и оформления документов;

  • особенности подготовки отдельных видов документов (приказ, указание, инструкция, протокол);

  • процедура регистрации документов;

  • построение поисковых систем для справочной работы (что такое поисковые системы?); Это наша третья и четвертая тема.

  • организация контроля исполнения документов;

  • порядок составления и работы с номенклатурой дел;

  • проведение экспертизы ценности документов;

  • оформление дел, составление описи дел;

  • оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение.

В приложении к инструкции даны:

  • формы номенклатуры дел;

  • форма акта о выделении дел к уничтожению;

  • формы описи и другие формы.

  • Кроме этой основной, есть инструкции по регистрации документов, номенклатуре дел, хранению печатей и бланков, работе экспертных комиссий по экспертизе документов и т.д. и т.п.

Данные инструкции охватывают все вопросы делопроизводства в организации (на предприятии).

В заключении вопроса необходимо отметить постоянное совершенствование Делопроизводства.

Существует ряд периодических изданий, где идет обмен опытом работы.

Специализированные издания:

  • журнал «Делопроизводство»;

  • журнал «Секретарское дело».

Большие статьи в журналах: «Главный бухгалтер», «Бухгалтерский бюллетень», «Экономика и жизнь».

Практически каждый второй солидный «толстый» журнал имеет разделы по рубрике: «Делопроизводство», «ДОУ», «Страница секретаря».

Все приличные издательства включают в тематические планы выпусков обязательно книги по делопроизводству. В настоящий момент это одно из самых востребованных направлений в мире деловой книги.

Вот, в принципе, основные два направления работы государства по формированию госсистемы документационного обеспечения.

Необходимо ответить на вопросы,

если есть время зачитать три вставки:

  1. Новая ГСДОУ.

  2. ГСДОУ за границей.

  3. История ДОУ в России

В настоящее время в соответствии с федерально-целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ – системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях.

Система ориентирована на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей нормативной и методической.

В нормативной части, как и в существующем документе определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура, порядок подготовки и оформления документов, все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации, защита информационных поисковых систем, подготовка документов в архив, порядок проведения экспертизы ценности документов, организация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированной номенклатуры дел, описи дел и т.д.). Журнал «Делопроизводство» №1 1998 г.

Особенности делопроизводства за рубежом.

Международные организацией по стандартизации издан межгосударственный стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация – управления документацией». Он регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности.

Важнейшим видом работ в процессе создания системы (закрепленных в международном стандарте) является фиксация сведений о том, какие виды деловой деятельности требуют документирования, когда, где и как документы должны быть созданы.

Затем осуществляется разработка стратегического плана управления документацией, и наконец, определяется стратегия внедрения соответствующих требований в работу.

Стандарт устанавливает, что в системе управления документацией могут осуществляться следующие процессы работы с документами:

  • включение документов в документационную систему;

  • регистрация;

  • классификация;

  • классификация доступа и защиты;

  • установление порядка и сроков хранения;

  • хранение;

  • использование;

  • обеспечение сохранности.

Вроде бы все как в отечественном производстве, все да не все.

Например: регистрация обеспечивает доказательство существования документа и состоит в присвоении документу уникального идентификатора и записи краткой информации о документе в состав которого могут входить следующие сведения: заголовок (имя документа), краткое содержание (аннотация) документа, дата создания, дата и время передачи, программное обеспечение (в том числе его версия) при помощи которого документ был создан или включен в документационную систему, стандарт, которому соответствует структура документа, доступ, срок хранения, автор, отправитель, получатель, физическая форма документа, классификационный вид согласно действующий в организации классификационной схеме, ссылка на связанные документы и другие необходимые данные.

Или , другой вопрос, включение документов в документационную систему, означает принятие решения о том, какие документы в организации могут быть созданы, получены и сохранены, предварительно определяется круг пользователей документами и права доступа к ним. Этот процесс осуществляется путем добавления к документу метаданных – сведений о документе.

Для отечественного делопроизводства все это завтрашний день и только при условии развития и повсеместного внедрения компьютерных технеологий.

История ДОУ в России.

Делопроизводство в Древней Руси (11-15 век) было тесно связано с дипломатическими отношениями и необходимостью оформления правовых актов – договоров с государствами, переписки, купчих грамот, заемных, фиксирующих заем денег, грамот о продаже в рабство, отпускных грамот, завещаний и т.д.

Государственных учреждений еще не существовало, документооборота фактически не было, и не было как таковой системы делопроизводства. Только в 13-14 вв с увеличением количества документов, когда начали формироваться традиции составления и оформления документов, появились первые образцы, а затем формуляры документов, а так же правила работы с ними – регистрация, заверение для предания юридической силы. В основном, работа велась в Храмах и монастырях, там же были организованы первые хранилища. Однако это было не делопроизводство, а обычаи документирования информации.

Система государственного делопроизводства начала складываться только в середине 15 века с развитием Московского княжества в государство. Были организованы первые государственные учреждения – присутственные места или приказы. Приказами стали называться и основные документы, создаваемые там - поручения князя боярам. Смысл слова «приказ» (как распоряжения) в документировании остался неизменным до наших дней. Количество приказов в 18 веке составляло от 40 до 70. Во главе стоял приказной судья, в его ведении состояли дьяки, в их подчинении – подьячие, которые по стажу работы делились на «старых», «средних» и «молодых». В крупных приказах подьячие объединялись по территориям, которые назывались «столами» или «повытья».

Работа с документами в приказах включала следующие этапы:

  • поступление документа на рассмотрение и его регистрацию (проставление даты);

  • подготовка дела к «докладу» (старшим дьяком);

  • рассмотрение дела;

  • оформление решения по делу (отпуск);

  • заверение документа дьяком, который ставил подпись.

Чуть позже законченные дела стали хранить отдельно от тех, с которыми еще велась работа. Появились первые «ведомственные» архивы – сундуки и шкафы для хранения дел – все это в истории России называется – приказное делопроизводство.

Теперь что из себя представляет коллежское делопроизводство.

Тезисно: Петр 1, реформируя Россию создал высший государственный орган – Сенат. В канцелярии действовала система регистрации входящих и исходящих документов, контроля за их прохождением по столам, а затем и исполнением в присутственных местах. Решения по делам принимались коллегиально, собранием сенаторов.

Вместо приказов были созданы 12 коллегий. Основой для работы коллегий стал изданный Петром 1 в 1720 году «Генеральный регламент». Система делопроизводства получила название «коллежское», по названию учреждений нового типа.

Генеральный регламент предусмотрел создание канцелярии, которая непосредственно занимается делопроизводством в каждой коллегии. Ее состав:

  • секретарь – непосредственно руководящий канцелярией и докладывающий дела на коллегии;

  • нотариус – вел протоколы заседаний и реестр дел;

  • регистратор – вел регистрационные книги входящих, исходящих документов;

  • актариус – вел общий журнал входящих документов и отвечал за сохранность бумаг и канцелярские принадлежности;

  • канцеляристы – выдавали дела под роспись и готовили документы к докладу;

  • переводчики и толмачи – для устного перевода, и вахмистр (сторож для охраны).

Отдельно так же организовывались архивы, обязанности хранения были возложены на архивариусов. Это была уже система делопроизводства. В начале 19 века в России были созданы первые министерства, был учрежден комитет Министров. Министру подчинялись департаменты, сохранилась канцелярия. Тогда же появилось и само понятие «делопроизводство» - как решение поступающих вопросов, начиная от поступления или создания документов до его архивного хранения. Основной задачей делопроизводства считалось рассмотрение вопросов, принятие управленческих решений и организация управления. Система делопроизводства того времени была регламентирована «общим учреждением министерств» и «сводов Законов». Стали регулярно издаваться письмовники (сборники образцов документов) – это было уже министерское делопроизводство.

Смена власти в 1917 году привела к созданию Совета народных комиссаров и 13 отраслевых наркоматов, это были абсолютно новые люди плюс гражданская война. В результате к концу 20-х годов такого понаписали, что всем стало ясно:

Власть, как и любая управленческая структура, основыввется на действующих или вновь создаваемых законах, правилах, нормах. А это значит, что одну из основных ролей в ее укреплении будет играть делопроизводство, как система закрепления принимаемых решений. Управление, а тем более управление государством, не может стабильно существовать в условиях беспорядочного делопроизводства.

И только с 1926 года стали устанавливать: чем писать, на чем писать, как писать, кто должен писать и т.д. и т.п. Появились стандарты составления различных видов документов, форматы бланков, появляется система специальной документации – статистическая, плановая, бухгалтерская, кадровая. Издаются инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т.п.

В 40-50 гг, учитывая войну и разруху послевоенную, теоретические и практические разработки в области делопроизводства не велись.

Интерес к делопроизводственной основе управления возродился только к началу 60-х годов и естественно, мы отстали, на Западе уже широко внедрялись развитые системы безбумажного документооборота. Исходя из зарубежного опыта, была осознана необходимость создания единой системы делопроизводства, унификации делопроизводственных работ. И только в конце 80-х гг была создана государственная система документационного обеспечения управления.

Учитывая известные события 1991 г., прорыв информационных границ и поток компьютеров в Россию, наличие и доступ в Интернет заставили заниматься проблемами делопроизводства гораздо энергичнее. Это сейчас вопрос не только обмена информацией и информационных ресурсов, но и вообще вопрос – останется ли Россия в ряду передовых стран мира.

Второй учебный вопрос:

Мы говорили, что каждую отрасль человеческой деятельности обслуживает своя специфическая система документов, мы говорили что:

Система документации – это совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, вида, сферы деятельности, единым требованиям оформления.

Типовые управленческие функции в каждой организации реализуются на основе документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных организаций не одинаковы, так как это зависит от конкретной деятельности организации, ее масштабности, места в системе государственной власти или частного бизнеса. Однако, не зависимо от этого, в любой организации используются документы отражающие организационную, распорядительную и исполнительную деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Эта система определяется как:

«Организационно-распорядительные документы – это письменные документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов, а так же вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, и предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц,»

ГОСТ О 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.» – М.,: Гостандарт 1998 год.

Помимо этой общей функциональной системы есть еще и отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Поэтому организационно-распорядительная документация тесно связана с отраслевой системой. С одной стороны, она представляет собой проверенную основу для отраслевых документов, а с другой – действуя самостоятельно, отражает вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

Данное утверждение целиком и полностью отражает сущность делопроизводства на предприятиях туризма и сервиса.

Документационная система организационно-распорядительной документации на сегодняшний день проработана лучше и тщательнее, чем любая другая. Она агрегирована, типизирована, унифицирована и стандартизирована.

ГОСТ Р 6.30-2003г. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Это библия для любого документоведа, делопроизводителя, менеджера среднего и высшего звена, всех тех, кто работает или имеет дело с документами.

Если за разработку отраслевых документационных систем отвечают соответствующие министерства, то за полную проработку организационно-распорядительной документации взялся Росархив сам и дело сделал.

И так, что такое организационно-распорядительные документы?

Это документы в которых фиксируется управленческая деятельность.. Они подразделяются на основе группы:

- организационные: - положения;

- устав предприятий, организаций;

- учредительные договора о создании предприятий, организаций;

- структура и штатная численность;

  • штатное расписание;

  • положения о структурных подразделениях;

  • должностные инструкции;

  • правила внутреннего трудового распорядка и т.д.;

  • распорядительные: - приказы по основной деятельности;

  • распоряжения;

  • решения;

  • указания, директивы;

  • документы по личному составу: - приказы по личному составу;

  • трудовые договора или контракты;

  • личные дела работников;

  • личные карточки;

  • лицевые счета по зарплате;

  • трудовые книжки.

  • плановые документы: - программы и бизнес-планы развития;

  • балансы;

  • анализ отчетных данных;

  • статистические: - статистические отчеты, таблицы.

  • Информационно-справочные: - письма, факсы;

  • акты;

  • справки, докладные, служебные записки, протоколы;

  • нормативные: - нормативные документы поступающие из вышестоящих

органов.

В отдельную группу, не относящуюся к организационно-управленческой документации, выделяют финансово-бухгалтерские документы (годовые отчеты, балансы, акты ревизий, планы, сметы, счета, коммерческие контракты и т.д.).

Это вотчина Министерства финансов РФ (г.Кудрин)

^ Давайте рассмотрим основные правила работы по этим документам:

То что не успеем в ходе лекции будем наглядно разбирать на практическом занятии.

Положения.

Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодифицированный характер и определяющие порядок образования, компетенцию и организацию работы.

Например: «Общее положение о министерствах».

«Положение о государственной автомобильной инспекции».

Положения оформляются и как основной правоустанавливающий документ, когда необходимо регламентировать работу отдельных структурных подразделений большой организации или предприятия.

Например: «Положение о службе персонала предприятия».

«Положение об отделе маркетинга фабрики».

В управленческой практике создают также положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам.

Например: «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ».

«Положение о документах и документообороте в бухгалтерском

учете».

Структура текста положения и формуляр унифицированы в УСО (унифицированная система организационно- распорядительной документации) РД.

Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документов (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и др.)

Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Положения оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения вида документа, а также дату и гриф утверждения.

Текст положения включает следующие разделы:

  • общие положения;

  • цели и задачи;

  • функции;

  • права и обязанности;

  • руководство;

  • взаимоотношения (служебные связи)

В разделе «Общие положения» указывают точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность – орган управления (должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. Дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в основной деятельности данное структурное подразделение. В разделе «Цели и задачи» - в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.

  1   2   3   4

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconОсновные направления и содержание организационной работы по созданию...
Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса...

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconЭкзаменационные вопросы Роль и место документационного обеспечения...
История развития системы государственного делопроизводства: делопроизводство в Древнеруском государстве (11-15 века)

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconСтруктура и функции системы фто (гл. 6) Организационная сруктура
Основная цель – устойчивое функционирование ж д на рынке транспортных услуг на основе маркетинга

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconЭкзаменационные вопросы по дисциплине «информационные технологии в менеджменте»
Структура системы управления. Методы и средства информационных технологий в системе управления

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconВопросы к экзамену по курсу
Состав типовой микроконтроллерной системы. Структура устройства сопряжения с объектом управления

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) icon7 «Организационная структура управления»
...

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconВопросы к экзамену по философии (2010 /2011 уч год) Понятие мировоззрения,...
Происхождение философии, ее предмет и проблемное поле. Структура философского знания

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconСущность и структура системы управления персоналом
Характеристика современных методов изучения системы управления персоналом

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconЛитература Боброва Н. А. Конституционный строй и конституционализм в России
Ссср как воплощение суверенитета советского народа. Ростов н/Д, 1974; Он же. Общественный строй развитого социализма. Конституционное...

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconТеоретические вопросы Организация как система. Понятие системы и...
Внешняя и внутренняя среда организации. Информационный (управленческий) аспект организации

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
zadocs.ru
Главная страница

Разработка сайта — Веб студия Адаманов