Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу)




НазваниеСодержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу)
страница4/4
Дата публикации21.08.2013
Размер0.63 Mb.
ТипДокументы
zadocs.ru > Туризм > Документы
1   2   3   4
(Показать дем. материал)

Если текст не превышает семи строк, то на формате А-5. (Это правило делопроизводства, любой информационно-справочный документ целесообразней оформлять на формате А-5)

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа.

Например: «Отдел снабжения рассмотрел…», «Деканат факультета считает…».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа.

Например: «Считаю…», «Направляю…», «Настоятельно прошу…».

^ Текст письма строится по схеме:

  • Введение – приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих организаций и другие факторы, послужившие основанием для составления письма.

  • Доказательства – приводится обоснование вопроса, изложенного в письме, и, при необходимости, его важность (связь) с адресатом или адресантом.

  • Заключение – излагаются выводы, предлагаются решения.

В отдельных случаях письма могут содержать только одну заключительную часть текста без пояснений.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в той организации, куда его адресовали. По объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу.

^ Требования к тексту письма:

  • ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам;

  • текст должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу.

^ В текстах писем не допускается:

  • рассуждений, повествований, домыслов, неуместных лишних деталей и общих мест (так как многословие и большой объем документа не способствует усвоению сути (главной мысли)).

  • Тон письма должен быть нейтральным, приветствуется доброжелательный, не следует придавать тексту ярко выраженной личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации и предназначено для делового общения.

  • Не допустимы проявления грубости, иронии, насмешки даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или категорическое требование можно выразить прямо, но вежливо.

В таких случаях не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразно сначало изложить его причины. В таких письмах уместны формулировки: «Отель не предполагает…», «Турагенство не планирует…», «Фирма не может обеспечить…». После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные сведения (факты, цифровые данные и т.д.), основываясь на которых можно в будущем вернуться к рассмотрению данного вопроса.

  • Необходимо избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («Не откажите в любезности…», «С глубоким почтением…»).

Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т.д. и т.п. можно выразить деепричастными оборотами: «Тщательно рассмотрев Ваше предложение…», «Внимательно изучив Ваши замечания…», при этом нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки причин принятия решений, которыми следует начинать фразу; «Учитывая высказанные замечания…», «Учитывая сложившиеся обстоятельства…», «Считая принципиальным положение…» и т.д.

  • Убедительность служебных писем достигается использованием при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа «Оплату гарантируем», «В порядке обмена», «В соответствии с представленной договоренностью».

Убедительность письма зависит от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т.д., точно отобранными фактами, цифровыми данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения.

Если же доказательность может быть достигнута только приведением значительного количества цифрового материала, то следует оформить его в виде таблиц и пометить в качестве приложения к письму.

Правило: Заключительная формула вежливости определяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца - в этом тоже проявляется вежливость к адресату.
Умение составлять письма является очень ценным качеством менеджера среднего звена и особенно в области сервиса. Искусство четко и доходчиво, кратко и аргументировано изложить мысль и особенно на бумаге превращается в мощное преимущество работника перед сослуживцами, это проявляется особенно ярко в области продаж (в том числе туристических и сервисных услуг).

Для формирования такого навыка (его еще называют эпистолярным искусством или эпистолярный жанр) корифеи этой науки советуют больше читать в том числе и переписку великих людей, классиков жанра.

Одни предпочитают учиться по переписке Тургенева и Полины Виардо (они увиделись в молодости одни раз и потом до конца жизни, более 30 лет переписывались, уже будучи каждый семейным человеком с детьми и внуками).

Другие читают переписку Теодора Драйзера, третьи штудируют Филиппа Котлера, однако, цели при этом добиваются одной – изучение эпистолярного искусства (умение составлять и писать письма, особенно деловые письма – ибо они в конечном итоге, самые, почему-то, сложные в написании).

Ну а очень хитрые находят выпущенные Главархивом СССР в 1982 г. методические рекомендации, которые так и называются:

«Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации, - М.; Главархив СССР, 1982»

Мы закончили раздел организационно-распорядительных документов.

Подробно, более или менее, рассмотрели организационные, информационно-справочные и распорядительные документы.

Остались плановые, нормативные и финансовые документы – однако времени для них в объеме 60 учебных часов просто нет.

Остается еще один мощный пласт организационно-распорядительных документов – это документы по личному составу, без которых не обходится ни одна организация, если там работает хотя бы один человек.

На эти документы выделено 4–х часовое занятие – Информационно – обучающий блок №5.


1   2   3   4

Похожие:

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconОсновные направления и содержание организационной работы по созданию...
Учебная дисциплина: Документационное обеспечение управления организациями (учреждениями, предприятиями ) социально культурного сервиса...

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconЭкзаменационные вопросы Роль и место документационного обеспечения...
История развития системы государственного делопроизводства: делопроизводство в Древнеруском государстве (11-15 века)

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconСтруктура и функции системы фто (гл. 6) Организационная сруктура
Основная цель – устойчивое функционирование ж д на рынке транспортных услуг на основе маркетинга

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconЭкзаменационные вопросы по дисциплине «информационные технологии в менеджменте»
Структура системы управления. Методы и средства информационных технологий в системе управления

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconВопросы к экзамену по курсу
Состав типовой микроконтроллерной системы. Структура устройства сопряжения с объектом управления

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) icon7 «Организационная структура управления»
...

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconВопросы к экзамену по философии (2010 /2011 уч год) Понятие мировоззрения,...
Происхождение философии, ее предмет и проблемное поле. Структура философского знания

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconСущность и структура системы управления персоналом
Характеристика современных методов изучения системы управления персоналом

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconЛитература Боброва Н. А. Конституционный строй и конституционализм в России
Ссср как воплощение суверенитета советского народа. Ростов н/Д, 1974; Он же. Общественный строй развитого социализма. Конституционное...

Содержание и структура (учебные вопросы): Понятие, структура и основная цель государственной системы документационного обеспечения управления (гсдоу) iconТеоретические вопросы Организация как система. Понятие системы и...
Внешняя и внутренняя среда организации. Информационный (управленческий) аспект организации

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
zadocs.ru
Главная страница

Разработка сайта — Веб студия Адаманов